Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą? Krótki poradnik

Własny biznes to marzenie zawodowe niejednej osoby ceniącej sobie niezależność, elastyczność i zarabianie na swoich warunkach. Część z nich postanawia je spełnić, zakładając własną firmę. Chcesz należeć do ich grona? To prostsze niż myślisz. Dowiedz się, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG krok po kroku. 

Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza?

Jedną z najprostszych i jednocześnie najpopularniejszych form prowadzenia biznesu jest założenie firmy jednoosobowej. Jaka jest tego przyczyna? Otóż okazuje się, że wabikiem są przede wszystkim wygoda i szeroka dostępność.

Nieskomplikowana i szybka procedura, uproszczona księgowość, bez kapitału zakładowego - udogodnienia te tworzą solidne fundamenty, które podtrzymują niesłabnące zainteresowanie przyszłych przedsiębiorców i przedsiębiorczyń. 

Zarządzać JDG, to znaczy decydować o jej celach, funkcji i przyszłości, może wyłącznie osoba, którą ją założyła. To z kolei nie wyklucza zatrudniania pracowników, udzielania pełnomocnictw czy podejmowania współpracy w ramach B2B. 

Podstawa prawna JDG

Według ustawy Prawo Przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 r. jednoosobową działalność gospodarczą można oficjalnie zdefiniować i będzie to zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.

Czytaj więcej: Finansowanie dla firm – TOP 8 najlepszych źródeł pozyskania pieniędzy

Kto może założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Polskie prawo w kwestii wykonywania jednoosobowej działalności gospodarczej jest dosyć łaskawe. Tak naprawdę może ją założyć niemal każda osoba fizyczna po dokonaniu wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). 

Niektórzy mogą otworzyć jednoosobową działalność gospodarczą, ale po spełnieniu odpowiednich warunków, a należą do nich:

• osoby nieletnie — wszelkie czynności prawne związane z działalnością, od uzyskania wpisu w CEIDG po zawieranie umów z kontrahentami, będą wymagać zgody przedstawiciela ustawowego.
  
• osoby, które pobierają wcześniejszą emeryturę — jeśli osiągany dochód przekroczy 70% przeciętnego miesięcznego krajowego wynagrodzenia, ich świadczenie emerytalne jest zmniejszane. Jeśli przekroczy 130% emerytura nie będzie im przysługiwać,
  
• cudzoziemcy — jeżeli jest to państwo spoza UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, takie osoby muszą mieć tytuł pobytowy, np. zezwolenie na pobyt stały,
  
• osoby, których działalność wymaga zezwolenia, licencji, koncesji lub przedstawienia dokumentów, które poświadczają wymagane kwalifikacje bądź uprawnienia — muszą takowe posiadać.

Istnieje jednak kilka wyjątków, które uniemożliwiają prowadzenie jednoosobowego biznesu. 

Kto nie może założyć jednoosobowej działalności gospodarczej?

• osoba, która pełni funkcję publiczną (np. poseł czy posłanka);
• osoba, wobec której sąd orzekł zakaz prowadzenia działalności gospodarczej;
• osoba całkowicie ubezwłasnowolniona.

Co jest potrzebne do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

Wiesz już, na czym polega JDG oraz kto może taką działalność rozpocząć. Jeśli należysz do tego grona, nic nie stoi teraz na przeszkodzie, aby zrealizować swój cel. Wystarczy tylko kilka prostych kroków. 

Lecz zanim je poznasz, przygotuj niezbędne dane i dokumenty, które pozwolą Ci sprawnie przejść przez cały proces. Będziesz potrzebować:

— numer PESEL,

— numer NIP (jeśli go posiadasz),

— dowód osobisty (jeśli go masz).

Wykaż się kreatywnością, ponieważ przy składaniu wniosku wymagane jest podanie nazwy firmy. Postaraj się, żeby była ona charakterystyczna i łatwa do zapamiętania.

Co istotne, niezależnie od tego, w jaki sposób zdecydujesz się złożyć wniosek, operacja ta jest dla Ciebie całkowicie bezpłatna.

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą krok po kroku?

Założenie firmy jednoosobowej to wielki krok. Aby go wykonać, musisz w pierwszej kolejności złożyć wniosek o wpis do rejestru Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG-1) na stronie ministerstwa lub e-PUAP. 

Możesz to zrobić:

• w wersji papierowej w urzędzie miasta lub gminy,
• listownie (listem poleconym poświadczonym notarialnie),
• przez Internet – podpis elektroniczny,
• przez Internet – profil zaufany.

Droga elektroniczna to najprostsza metoda na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Z tego też względu w artykule skupimy się właśnie na niej. Poniżej przedstawiamy praktyczną instrukcję, jak to zrobić.

1. Złóż wniosek CEIDG-1

Wniosek CEIDG-1 możesz złożyć m.in. za pomocą rządowej strony www.biznes.gov.pl, na której znajdziesz kreator gotowy do wypełnienia. 

To znakomita alternatywa dla składania dokumentów w tradycyjnej formie, dlatego że system automatycznie wyłapie ewentualne błędy czy niewypełnione pola.

Warto też wiedzieć, że złożenie wniosku jest równoznaczne ze zgłoszeniem o nadanie numeru NIP i REGON, dzięki czemu nie musisz osobiście zjawiać się w urzędzie skarbowym i Głównym Urzędzie Statystycznym. 

Za jego pośrednictwem zarejestrujesz się także jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, złożysz do urzędu skarbowego oświadczenie o wybranej formie opodatkowania oraz dokonasz zgłoszenia rejestracyjnego do VAT.

We wniosku o wpis do CEIDG uwzględnij następujące dane:

• nazwa firmy,
• skrócona nazwa firmy,
• własne imię i nazwisko,
• imiona rodziców,
• data wraz z miejscem urodzenia,
• adres zamieszkania (nie zameldowania),
• adres do doręczeń korespondencji (nie musi być to miejscem zamieszkania),
• PESEL,
• REGON i NIP – jeśli je nadano,
• numer, seria oraz rodzaj dokumentu tożsamości,
• miejsce lub miejsca prowadzenia działalności,
• adres przechowywania dokumentacji księgowej,
• data rozpoczęcia działalności (jeśli masz prawo do Małego ZUS-u czy Ulgi na start, otwórz firmę w drugim lub kolejnym dniu miesiąca, by wydłużyć o miesiąc możliwość korzystania z niższych stawek ZUS),
• kody PKD, w tym kod przeważający,
• szacowana liczba osób zatrudnionych,
• informacje na temat ubezpieczenia w ZUS, KRUS lub za granicą.

A co z osobami, które wykonują działalność u swoich klientów? Nie zapominając przecież o cyfrowych nomadach, których filozofia i styl życia wyklucza pracę w jednym, stałym miejscu. W takich przypadkach wniosku należy zaznaczyć pole – „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.

Warto przy tym zaznaczyć, że niektóre banki oferują swoim klientom możliwość potwierdzenia tożsamości profilem zaufanym za ich pośrednictwem.

Dowiedz się: Płynność finansowa firmy – 5 sposobów, by ją poprawić

2. Załóż firmowe konto bankowe

Jeżeli zdecydujesz się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, wiedz, że  polskie prawo zobowiązuje Cię do posiadania rachunku bankowego przeznaczonego do regulowania należności z urzędem skarbowym, ZUS-em oraz z innymi przedsiębiorcami. 

Jednakże w przepisach na próżno szukać rozróżnienia pomiędzy kontem osobistym a firmowym, dlatego w momencie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej możesz zgłosić firmowy albo osobisty rachunek bankowy. 

Co jeśli nie masz jeszcze konta w banku? Nie martw się. Dokończ proces, pomijając ten krok. Wrócisz do niego, kiedy Twoje konto będzie już gotowe, uzupełniając braki.  

Dla przejrzystości prowadzenia biznesu polecamy założyć oba rachunki – w razie kontroli US nasz pieniądze są rozdzielone.

3. ZUS

Tak jak już wcześniej wspominaliśmy, zgłoszenie jednoosobowej działalności gospodarczej na druku CEIDG-1 będzie równolegle ze złożeniem wniosku o zarejestrowanie Cię jako płatnika składek do ZUS. I tak naprawdę nie musisz zawracać sobie tym głowy, ponieważ system zrobi to za Ciebie.

Natomiast inaczej sprawa ma się ze zgłoszeniem się do ubezpieczenia.

Potrzebne dokumenty składasz w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności, a dokładniej mowa o:

— druku ZUS ZUA (ubezpieczenie społeczne i zdrowotne);

— ZUS ZZA (jedynie składka zdrowotna);

— ZUS ZCNA (jeżeli zgłaszasz do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny.

Twoim obowiązkiem będzie opłacanie składki ZUS do 20. dnia każdego miesiąca.

Ulgi ZUS dla początkujących przedsiębiorców i przedsiębiorczyń – 2023 r.

Jednoosobowa działalność gospodarcza, chcąc nie chcąc, wiąże się obowiązkiem płacenia składek ZUS zarówno za siebie, jak i za zatrudnionych przez Ciebie pracowników. I mimo że jest to obciążenie dla portfela, którego czasem nie sposób nie odczuć (zwłaszcza wśród osób dopiero wchodzących w rynek), istnieją pewne ulgi dla raczkujących biznesów, o których warto wiedzieć.

Ulgi składkowe służą tym, którzy dopiero wkroczyli w świat biznesu. Dzięki nim w pierwszym okresie wykonywania swojej działalności zapłacisz znacznie mniej. 

Wszystko będzie zależeć od tego, jaki formularz ZUS złożysz:

• Ulga na start – przysługuje przez 6 miesięcy. Przez ten czas nie musisz płacić składek na ubezpieczenia społeczne.
  

W tym celu wypełnij formularz ZUS ZZA z kodem 05 40 xx;

• Mały ZUS – inaczej preferencyjne składki. W tym przypadku płacisz niższe składki przez kolejne 24 miesiące.

W tym celu wypełnij formularz ZUS ZUA z kodem 05 70 xx;

• Mały ZUS Plus – kolejna preferencyjna składka o obniżonej wysokości, z której  możesz skorzystać po Uldze na start lub Małym ZUS-ie pod warunkiem, że Twój przychód w poprzednim roku nie przekroczył 120 tys. zł. 

W tym celu złóż dokument ZUS ZUA w ciągu 7 dni od daty zakończeniu Małego ZUS-u. Gdy zgłaszać się będziesz dopiero w następnym roku, zrób to do 31 stycznia.

• brak ulgi – jeśli nie przysługuje Ci żadna z ulg, wypełnij formularz ZUS ZUA z kodem 05 10 xx.
  

Uwaga! Przy wypełnianiu formularza CEIDG-1 w części, która dotyczy zgłoszenia do ZUS, wymagane jest podanie kodu wykonywanego zawodu. Możesz go wyszukać na Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia. 

Sprawdź: 6 sposobów na odzyskanie pieniądzy od dłużnika

4. Forma opodatkowania i VAT

Rozpoczęcie działalności gospodarczej oznacza, że musisz wybrać odpowiednią dla siebie formę opodatkowania dochodów.

Do wyboru masz jedną z trzech:

• na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawka podatkowa 12% i 32%), 
• według stawki liniowej (19%),
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Rejestracja do VAT – czy konieczna?

Podatek od osób fizycznych to jedno, ale jest jeszcze jeden dobrze wszystkim znany podatek – mowa oczywiście o podatku VAT. 

Ogólna zasada głosi, że każda osoba, która prowadzi działalność zarobkową na rzecz własnej firmy, powinna zarejestrować się do VAT. Co prawda, będzie to dotyczyć większości przedsiębiorców, jednak od tej zasady przewiduje się szczególne wyjątki.

Do VAT nie musisz się rejestrować, jeżeli:

• nie przekraczasz limitu sprzedaży – 200 tys. zł,
• oferujesz towary lub usługi, które zostały zwolnione z podatku VAT.

Zalety rejestracji do VAT

Być może nie zdajesz sobie sprawy, że na rejestracji do VAT możesz sporo zyskać, nawet jeśli wcale nie musisz być VAT-owcem. Korzyści z takiego rozwiązania możesz czerpać, gdy w każdym miesiącu będziesz ponosić znaczne koszty prowadzenia działalności. 

Sekret bowiem tkwi w szczegółach. Otóż dokonując zakupów, od każdej faktury wliczonej w koszty będziesz mieć możliwość odliczenia podatku VAT. Konsekwencja jest prosta – będziesz płacić mniej. 

Poza tym zwiększa się Twoja konkurencyjność na rynku, gdyż niektórzy przedsiębiorcy prowadzą interesy wyłącznie z osobami wystawiającymi faktury VAT.

Jeżeli potrzebujesz więcej czasu na zastanowienie się, możesz odłożyć to w czasie. Pamiętaj tylko, że złożyć formularz możesz najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczynający sprzedaż usług lub towarów objętych VAT-em.

Rejestracja podatnika VAT UE

Jeśli w toku prowadzenia swojej działalności przewidujesz dokonywać transakcji z kontrahentami zagranicznymi Unii Europejskiej, masz obowiązek zarejestrować siebie jako podatnika VAT-UE

Rejestracja ta obowiązuje Cię, gdy planujesz:

• handlować z kontrahentami zagranicznymi w UE;
  
• przeprowadzać transakcje wewnątrzwspólnotowe, korzystając ze zwolnienia z podatku VAT z powodu nieprzekroczenia obrotu 200 tys. zł, oraz jeśli:

– wartość dokonanych transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczyła równowartość 50 tys. zł w określonym roku podatkowym,

— planujesz świadczyć usługi wewnątrzwspólnotowo, gdzie kraj nabywcy będzie miejscem rozliczenia podatku wynikającego z transakcji.

Po zarejestrowaniu właściwy US nada Ci tzw. europejski NIP. Od tej chwili w przypadku wyżej wspomnianych transakcji musisz posługiwać się numerem NIP z przedrostkiem „PL.".

Ile kosztuje prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nic Cię nie kosztuje. Jest to bezpłatna opcja dostępna dla niemalże każdej osoby fizycznej, która mieszka w Polsce. 

Ile czasu trwa założenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Procedura zakładania własnej działalności gospodarczej choć na pozór skomplikowana, wcale taka nie jest, a czas jej trwania oscyluje między jedną do kilku godzin. 

Nie da się jednoznacznie określić dokładnie, jak długo trwać będzie proces w odniesieniu do ogółu z kilku względów.

Po pierwsze – każdy z nas załatwia tego typu sprawy (zwłaszcza urzędowe) w swoim własnym tempie, biorąc pod uwagę posiadany czas i zasoby.

Po drugie – wielkość miasta oraz obłożenie w urzędach ma kluczowe znaczenie, gdy tego typu sprawy chcemy załatwiać osobiście. 

Po trzecie – należy pozostawić margines dla pomyłek, które przecież zdarzają się przy dopełnianiu formalności. Można coś źle zaznaczyć, nie dostarczyć jakiegoś dokumentu albo nie dopilnować terminów ich składania.

Sprawdź: Jak sprawdzić firmę przed współpracą?

Czy opłaca się założyć firmę jednoosobową?

Tę kwestię należy rozpatrywać indywidualnie, gdyż jest mnóstwo osób, dla których szeroko pojęta wolność związana z jednoosobową działalnością gospodarczą, ma ogromne znaczenie. W końcu robisz, co chcesz i kiedy chcesz. 

Jest też druga strona medalu, a należą do niej wszyscy ci, którzy niekoniecznie odnajdują się w sytuacji, gdy muszą „szefować” samym sobie. A jak wiadomo – JDG wymaga dużo samodyscypliny, doskonałej wręcz organizacji i dobrze skonstruowanego biznesplanu. 

Jakie wyzwania czekają na Ciebie po otwarciu firmy?

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej jest atrakcyjnym sposobem na zarobek. Nie ulega to wątpliwości. 

Jednak w życiu wszystko ma swoją cenę, dlatego musisz pamiętać, że kierując własną firmą ciążą na Tobie liczne obowiązki i zobowiązania. Do tego musisz liczyć się pewnymi trudnościami, z którymi prędzej czy później przyjdzie Ci się zmierzyć. 

Klienci, którzy nie płacą na czas

Jak widzisz, już od samego początku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej musisz mieć się na baczności, m.in. dopilnowując terminów opłacania składek, spłacania faktur czy wywiązując się po prostu ze swojej pracy. To wszystko leży po Twojej stronie. 

Prawdziwy problem stanowią również niepłacący kontrahenci, którzy potrafią zaszkodzić każdemu przedsiębiorcy. Zwłaszcza temu, który szczególnie potrzebuje pieniędzy „na start”. Co robić w takiej sytuacji?

Faktoring — umożliwia natychmiastowe pozyskanie gotówki z faktur z odroczonym terminem płatność wystawionym Twoim kontrahentom. Znajdź firmę faktoringową, dzięki której nie będziesz musiał czekać 30, 60 czy nawet 120 dni na zapłatę. To narzędzie pozwoli zachować płynność finansową w Twojej firmie i dotyczy tylko faktur nieprzeterminowanych. 

Windykacja długów — termin płatności faktury minął i co dalej? W tym przypadku warto dochodzić należności od dłużnika, wykorzystując do tego windykację należności. To skomplikowane działanie, które wymaga dobrze dobranych metod i odpowiedniego podejścia. Najskuteczniej będzie wynająć profesjonalną firmę windykacyjną, która szybko odzyska Twoje pieniądze. I to zarówno na etapie polubownym, jak i sądowym.