Jak sprawdzić firmę przed współpracą? – 5 metod

Zarówno relacja biznesowa, jak i ta w życiu prywatnym, powinna opierać się na zaufaniu. Ale w relacji B2B nie zawsze to wystarczy. W takiej współpracy pierwsze skrzypce zawsze będą grać odpowiednie zabezpieczenie i kontrola.  Dlatego zanim podpiszesz umowę z potencjalnym kontrahentem, sprawdź jego wiarygodność, a potem stale ją weryfikuj. A więc jak sprawdzić firmę? Jest na to 5 prostych metod. 

Sprawdzanie kontrahenta – czemu takie ważne?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy większą firmę, musisz pamiętać, że samo zaufanie nie powinno stanowić podstawy współpracy z kontrahentem. 

Owszem, jest ono ważne, lecz życie pisze różne scenariusze, a jednym z nich jest niesolidność płatnicza wśród kontrahentów. I tak klient, który z początku nie wzbudzał w Tobie żadnych podejrzeń, może w którymś momencie zaprzestać spłacać swoje zobowiązania na czas. 

A właśnie to brak zapłaty za wykonaną usługę czy sprzedany towar należy do jednych z najdotkliwszych konsekwencji zawierania współpracy bez upewnienia się co do rzetelności danej firmy. 

W najgorszym przypadku stos niezapłaconych faktur może przygnieść Cię w taki sposób, że ciężko będzie Ci się z tego podnieść, a przedsiębiorstwu realnie zagrozi bankructwo z powodu Twojej niewypłacalności.

W dalszej części tekstu omówimy po kolei, jak zapobiec sytuacji, w której potencjalny kontrahent okaże się nie dotrzymywać terminów płatności.

5 sposobów, jak sprawdzić firmę przed współpracą

Zawierając nową umowę, możesz czuć podekscytowanie na myśl o nadchodzącej współpracy. Przyszły kontrahent na pierwszy rzut oka wywołuje w Tobie same pozytywne odczucia, a oczekiwane zyski pozwalają już planować nowe wydatki i inwestycje. 

W biznesie należy jednak zachować zdrowy rozsądek i najpierw dowiedzieć się, jak sprawdzić, czy firma istnieje – a potem to zrobić.

Weryfikacji kontrahenta możesz dokonać na kilka sposobów.

Informacje w Internecie

Jest to zdecydowanie najszybsze, najmniej skomplikowane rozwiązanie i na dodatek –  całkowicie darmowe. 

To właśnie dzięki tej metodzie weryfikacji możesz dowiedzieć się przykładowo o tym, czy dana firma płaci na czas swoim pracownikom. 

Z drugiej strony jest tu pewien haczyk – opinie o firmie zamieszone w Internecie nie zawsze są prawdziwe. 

Niekiedy bywają one celowym działaniem konkurencji czy pracowników, którzy bezpodstawnie chcą zaszkodzić byłemu pracodawcy. 

Poza tym mamy większą tendencję do narzekania niż chwalenia, ze względu na rodzaj wywołanych emocji. 

Niemniej jednak warto potraktować te informacje jako drogowskaz. 

Gdy szukasz informacji w Internecie na temat firmy, zwróć uwagę na:

• datę publikacji opinii,
• argumentację,
• dowody, np. w postaci załączonych zdjęć,
• kto może wystawiać opinię, np. tylko byli pracownicy,
• ilość opinii, biorąc pod uwagę stosunek negatywnych do pozytywnych, np. czy są to tylko 2 niepochlebne opinie na 100 dobrych. 

Wywiad gospodarczy

Jeśli nie masz czasu na sprawdzanie kontrahenta albo po prostu chcesz, by zajął się tym ktoś za Ciebie, zleć weryfikację potencjalnego partnera biznesowego wywiadowni gospodarczej. 

To podmiot, który zawodowo zajmuje się oceną wiarygodności i kondycji danego przedsiębiorstwa. 

Wywiadownie gospodarcze wykonują obszerny wywiad, na podstawie którego generują zbiorczy raport o danym kontrahencie. 

Co zawiera taki raport?

• dane adresowe przedsiębiorstwa, 
• historia działalności firmy, 
• aktualni kontrahenci,
• skład zarządu,
• wysokość kapitału,
• sprawozdania i analizy finansowe,
• ocena zdolności kredytowej firmy. 

Co więcej, w ramach współpracy z wywiadownią dostaniesz także komplet informacji o zadłużeniu kontrahenta oraz jego nawykach płatniczych.

Biura informacji gospodarczych

Biura informacji gospodarczej są miejscem, które umożliwia pobranie aktualnego raportu o statusie finansowym firmy.

W ten oto sposób możesz w prosty sposób sprawdzić, czy przyszli klienci terminowo rozliczają się z zobowiązań i czy nie mają długów. 

Możesz skorzystać z usług następujących biur: 

• Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor) – zbiera i udostępnia informacje gospodarcze o zadłużeniu zarówno osób, jak i firm. Oferuje także sprawdzenie kontrahenta czy klienta pod kątem jego wiarygodności płatniczej. BIG InfoMonitor należy do spółki zależnej sektora bankowego – poprzez Biuro Informacji Kredytowej – swojego głównego akcjonariusza. Zawiera bazę danych Biura Informacji Kredytowej i Związku Banków Polskich,

• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA (KRD) – gromadzi i udostępnia dane o sytuacji finansowej przedsiębiorstw (dużych podmiotów i mniejszych firm) oraz konsumentów,

• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG) – zapewnia kompleksową ocenę wiarygodności płatniczej kontrahentów, mając dostęp do pozytywnych, ale i negatywnych informacji na temat osób fizycznych oraz podmiotów gospodarczych,

• Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. – zbiera, przechowuje i udostępnia informacje dotyczące kondycji finansowej konsumentów i przedsiębiorstw.

Sprawdzenie firmy w Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie

Zakładając, że wiesz już, że firma, z którą chcesz nawiązać współpracę, istnieje, a wstępna weryfikacja wykluczyła największe ryzyko, możesz sprawdzić, czy nie zalega ona z podatkami w Urzędzie Skarbowym i ZUS. 

W tym celu złóż wniosek do Urzędu Skarbowego, a instytucja na jego podstawie wyda Ci zaświadczenie, z którego wynikać będzie, czy Twój kontrahent prawidłowo rozlicza podatki, a także, czy:

• składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia był obowiązany;
• zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności, do których wykazania był obowiązany;
• zalega z płatnościami podatków, które wynikają z deklaracji bądź innych dokumentów.

Jeśli natomiast chcesz dowiedzieć się, czy Twój przyszły klient opłaca na czas składki do ZUS, poproś go, by przedstawił Ci zaświadczenie o niezaleganiu  w opłacaniu składek.

Rejestry przedsiębiorców

Jeśli chcesz wiedzieć, jak sprawdzić firmę po NIP przed podjęciem współpracy, koniecznie musisz nauczyć się szukać o niej informacji w bezpłatnych rejestrach publicznych. 

CEIDG

Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to ogólnodostępny i darmowy rejestr, gdzie uzyskasz potrzebne informacje o osobach zajmujących się prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej, a także na temat wspólników spółek cywilnych.

Szukając informacji w CEIDG, dowiesz się, czy przedsiębiorstwo zostało:

• zarejestrowane,
• wykreślone z rejestru,
• zawieszone.

By skorzystać z CEIDG, musisz wejść na stronę rządową – www.biznes.gov.pl, wybrać przycisk „Znajdź Przedsiębiorcę” i wypełnić formularz. 

Przygotuj nazwę przedsiębiorstwa lub NIP.

KRS

Kolejnym sposobem na to, jak sprawdzić firmę, jest Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), w którym znajdziesz dane polskich spółek prawa handlowego: spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek komandytowych i spółek jawnych. 

Jeżeli partner biznesowy, z którym chcesz zacząć współpracę, działa jako jedna z nich, to w tym rejestrze dotrzesz do wielu przydatnych informacji. 

Dzięki KRS sprawdzisz:

• datę wpisu spółki do rejestru,
• adres siedziby spółki,
• datę zawieszenia spółki (jeśli ją zawieszono),
• dane zarządu oraz osób reprezentujących spółkę,
• co jest przedmiotem działalności firmy,
• wysokość kapitału zakładowego.

By skorzystać z KRS, musisz wejść na stronę https://ekrs.ms.gov.pl, wybrać przycisk „Wyszukiwarka KRS”, a następnie w rejestrze zaznaczyć „Przedsiębiorcy”.

Przygotuj takie dane jak: NIP, numer REGON, KRS i nazwę firmy.

Biała lista płatników podatku VAT

Możesz też sprawdzić kontrahenta, wchodząc na białą listę podatników VAT, która (jak sama nazwa wskazuje) mieści w sobie informacje o aktywnych podatnikach VAT.

W jej ramach otrzymasz dostęp do:

• danych firmy,
• numeru konta bankowego,
• informacji na temat tego, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT.

By skorzystać z białej listy, musisz wejść na stronę Ministerstwa Finansów i wpisać w wyszukiwarkę odpowiednie dane.

Może to być: NIP, numer REGON, KRS lub nazwa firmy.

KRZ

Krajowy Rejestr Zadłużonych jest publicznym portalem działającym w ramach Portalu Rejestrów Sądowych, który umożliwia wyszukanie ujawnionych postępowań:

— upadłościowych;

— restrukturyzacyjnych;

— o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej;

— egzekucyjnych. 

Ponadto możesz w nim wyszukiwać i przeglądać obwieszczenia wymagane przez prawo upadłościowe oraz prawo restrukturyzacyjne.

VIES

Unijny portal internetowy VIES pozwala dowiedzieć się, czy wybrana firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel w obrębie Unii Europejskiej.

Pamiętaj, że system wymiany informacji o VAT (VIES) jest wyszukiwarką Komisji Europejskiej, a nie bazą danych.

W wyniku wyszukiwania możesz otrzymać dwie informacje – albo podany numer VAT UE istnieje, albo nie istnieje.

By skorzystać z tego narzędzia, musisz wejść na stronę, wybrać odpowiednie państwo z listy i wpisać numer VAT, który chcesz sprawdzić.

Umowa przede wszystkim

Gdy udało Ci się sprawdzić kontrahenta i analiza nie wykazała niczego niepokojącego – świetnie! Teraz pora się zabezpieczyć.

Z pewnością zdajesz sobie sprawę z tego, jak wielką rolę w biznesie odgrywa odpowiednio sporządzona umowa. 

To w niej znajdują się warunki współpracy wraz z konsekwencjami niewywiązywania się z ustaleń między stronami. 

Podpisując umowę z kontrahentem, zwróć uwagę, czy osoba, która składa podpis, może reprezentować spółkę.

Kontrahent nie zapłacił – co dalej?

Jeśli jednak nie udało Ci się wyprzedzić nieuczciwego kontrahenta, co ostatecznie skończyło się niezapłaceniem przez niego za towar czy usługę, nic straconego. 

Możesz odzyskać swoje pieniądze (które przecież Ci się należą) w bezpieczny i wygodny sposób – bez wychodzenia z domu.

Mowa o windykacji należności. Ale nie w pojedynkę, lecz we współpracy z wyspecjalizowaną firmą windykacyjną, która może pochwalić się największą skutecznością, jeśli chodzi o ściąganie długów od dłużników.

Proces dochodzenia należności dzielimy na 2 główne etapy:

• windykacja polubowna,
• windykacja sądowo-egzekucyjna.

Nie jest to kosztowne rozwiązanie, gdyż opłata zwykle pobierana jest dopiero wówczas, gdy uda się odzyskać należność. Oprócz tego wiele firm oferuje windykację na koszt dłużnika. 

Nie zwlekaj, ponieważ czas działa na Twoją niekorzyść i może nastąpić przedawnienie długu.