Windykacja, co to jest i jak ją przeprowadzić skutecznie?

Windykacja to najkrócej definiując proces wyegzekwowania spłaty długu za pomocą środków, które zostały określone w przepisach prawnych. Twój kontrahent nie zapłacił faktury? Sprawdź, co w tej sytuacji możesz zrobić.

Co to jest windykacja należności?

Najważniejszym celem windykacji jest skłonienie dłużnika do tego, aby uregulował wszystkie należności. Działanie windykacyjne może realizować wierzyciel, pełnomocnik wierzyciela lub firma windykacyjna. Podstawa prawna, regulująca działania w tym zakresie, to art. 353 § 1 k.c.

Wyróżnia się dwa rodzaje windykacji: polubowną i sądowo-egzekucyjną.

Porównaj oferty firm windykacyjnych za darmo

Windykacja polubowna

Potocznie zwana windykacją miękką. Jak już sama nazwa wskazuje – jest łagodna dla dłużnika. Jej celem jest przede wszystkim zawarcie porozumienia, czyli wypracowanie takich warunków spłaty, które są dogodne dla obu stron. Tutaj również podstawą prawną będzie wspomniany wcześniej art. 353 § 1 k.c.

Firmy windykacyjne przeprowadzają ją zawsze w pierwszej kolejności.

Do najczęściej stosowanych działań w ramach windykacji miękkiej zalicza się:

• wysyłanie monitów (wysłanie przypomnienia dłużnikowi o konieczności spłaty zaległości finansowej drogą poczty tradycyjnej bądź elektronicznej),
• telefoniczne przypomnienie o powstałym zadłużeniu,
• wysłanie wezwania do zapłaty (również takie, zawierające ostrzeżenie o planowanym wpisie do rejestru dłużników biura informacji gospodarczej),
• przekazanie sprawy firmie windykacyjnej.

Okazuje się, że wysoką skuteczność ma wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu do rejestru biura informacji gospodarczej oraz umieszczeniu tam danych dłużnika. Z uwagi na konsekwencje, jakie niesie ze sobą taki wpis, wielu dłużników decyduje się na uregulowanie zadłużenia.

Windykacja sądowo-egzekucyjna

Ten model windykacji wykorzystywany jest w sytuacji, gdy firma windykacyjna nie zdoła skłonić dłużnika do spłaty zobowiązania.

Firmy windykacyjne są zawsze przygotowane na taką ewentualność i zachowując zimną krew, kierują sprawę na tok postępowania sądowego.

Jak to wygląda w praktyce?

Nieskuteczna windykacja polubowna → inicjacja postępowania sądowego poprzez złożenie pozwu o zapłatę → sąd uznaje zasadność roszczenia → wydanie przez sąd tytułu egzekucyjnego (nakaz zapłaty lub wyrok) → wierzyciel wniosek o nadanie tytułowi egzekucyjnemu klauzuli wykonalności → egzekucja komornicza.

Odzyskiwanie długów – jak to zrobić?

Windykacja należności może przebiegać w 4 krokach:

1. Powstanie zobowiązania

Jeśli dłużnik spóźnia się z uregulowaniem należności, to mamy do czynienia z powstaniem zobowiązania. Pierwsze kroki w kierunku odzyskiwania pieniędzy podejmować można od dnia wymagalności – dzień po upływie terminu płatności z faktury.

2. Windykacja polubowna

To w zasadzie pierwszy i obowiązkowy etap odzyskiwania długów. Obligatoryjny – a to oznacza, że nie można go ominąć. Zgodnie z art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c., sąd zobowiązuje do wskazania, czy strony podjęły się pozasądowego rozwiązania sporu.

Kontakt z dłużnikiem

Jest to metoda najbardziej tradycyjna spośród wszystkich mieszczących się w obrębie windykacji polubownej. Mamy tu na myśli przede wszystkim wszelkie próby nawiązania bezpośredniego kontaktu z dłużnikiem. Zaliczamy do tego kontakt telefoniczny, SMS-y, e-mail czy windykację terenową, która polega na osobistym spotkaniu z zadłużonym.

Wezwanie do zapłaty

W ramach polubownej windykacji możesz wezwać dłużnika do zapłaty. Polega to na wysłaniu specjalnie skonstruowanego pisma, które informuje zadłużonego o zaległości w spłacie, terminie płatności, a także o konsekwencjach dalszej zwłoki.

Decydując się na ten krok, ważne jest, aby mieć potwierdzenie wysłania pisma, a w najlepszym przypadku również jego odbioru. Dokonać tego można za pomocą poczty tradycyjnej bądź elektronicznej, a nawet poprzez program do fakturowania.

Negocjacje

Jeśli wiemy, że dłużnik znajduje się aktualnie w trudnej sytuacji finansowej, a odzyskanie pełnej kwoty zadłużenia na dany moment jest mało możliwe, możemy jako wierzyciel zaproponować np. nowy harmonogram spłat, czyli innymi słowy – rozłożyć dług na raty.

Takie rozwiązanie jest mniej obciążające dla dłużnika, który może oddawać nasze pieniądze w określonej kwocie przez ustalony okres.

Jakie są zalety windykacji polubownej?

• szybkość postępowania,
• zachowanie dobrych relacji z kontrahentem,
• uniknięcie długo trwającego procesu sądowego,
• mniejsze koszty postępowania windykacyjnego.

3. Postępowanie sądowe

W sytuacji, gdy postępowanie polubowne nie przyniesie żadnego rezultatu, Tobie jako wierzycielowi nie pozostaje nic innego, jak skierowanie sprawy na ścieżkę sądową.

Co istotne, jeśli będziesz mieć dowody na to, że dłużnik nie kontaktuje się z Tobą, to będzie to odebrane na jego niekorzyść. Windykacja sądowa rozpoczyna się z chwilą złożenia pozwu o zapłatę.

Jest także możliwość skorzystania z drogi elektronicznej w postępowaniu upominawczym w e-sądzie. W elektronicznym postępowaniu upominawczym mogą być dochodzone roszczenia, które stały się wymagalne w okresie trzech lat przed dniem wniesienia pozwu.

Postępowanie klauzulowe

Celem tego postępowania jest uzyskanie klauzuli wykonalności. Jest to niezbędne do rozpoczęcia postępowania komorniczego.

4. Postępowanie egzekucyjne

Postępowanie egzekucyjne rozpoczyna swój bieg w chwili, gdy komornik otrzymuje wniosek o wszczęcie egzekucji oraz opis działań, które należy podjąć. Niezbędny do tego jest wspomniany wyżej nakaz zapłaty lub wyrok z nadaną klauzulą wykonalności.

To, w jaki sposób działa komornik zależy od wniosku wierzyciela. Zatem to Ty decydujesz, czy roszczenie będzie egzekwowane, np. z pensji dłużnika czy przez zajęcie majątku. Koszty komornicze ponosi dłużnik.

Samodzielne działania windykacyjne – czy warto?

Wiele osób w razie opóźnień kontrahenta w spłacie należności decyduje się podjąć samodzielne działania windykacyjne. W zdecydowanej większości przypadków wierzyciele decydują się na podjęcie, takich kroków jak:

• wysyłanie wiadomości e-mail oraz SMS-ów, które przypominają o opóźnieniu w płatnościach,
• telefoniczne powiadomienie o konieczności spłaty,
• wysyłanie przedsądowego wezwania do zapłaty.

Jeśli zdecydujesz się na samodzielną windykację, to dobrym pomysłem może być publikacja danych dłużnika w rejestrze biura informacji gospodarczej. Utrudni mu to zawarcie jakichkolwiek umów, dokonanie zakupu na raty czy otrzymanie kredytu.

Warto jednak wspomnieć o tym, że najczęściej wystarczy samo wysłanie pisma, które zawierać będzie informację o wpisie dłużnika do takiego rejestru, jeśli nie ureguluje on swojego zobowiązania w wyznaczonym terminie.

Niestety dłużnicy raczej rzadko traktują takie działania na poważne. Często nie odbierają telefonów od wierzyciela, bagatelizują wysyłane przez niego pisma, a w konsekwencji nie regulują swoich zobowiązań.

Dlaczego samodzielna windykacja bywa nieskuteczna?

• dłużnicy bagatelizują samodzielnie podejmowaną windykację polubowną,
• brak umiejętności negocjacyjnych,
• niewystarczająca wiedza prawnicza,
• niespójność oraz chaotyczność w działaniach,
• brak doświadczenia w przeprowadzaniu windykacji,
• niedysponowanie odpowiednimi narzędziami, które mogą wspomóc proces odzyskiwania długów.

Ponadto warto zwrócić uwagę, że prowadzenie windykacji na własną rękę, wbrew pozorom także wiąże się z koniecznością ponoszenia kosztów. Chodzi tutaj nie tylko o koszt wysłania do dłużnika pisma ponaglającego do zapłaty.

Na działania wobec dłużnika trzeba poświęcić czas. To z kolei może przekładać się na mniejszą efektywność pracownika wydelegowanego do wykonywania działań windykacyjnych.

Kosztem jest także niedostępność zaległych środków w kasie firmy – co może spowodować utratę płynności finansowej czy ograniczone możliwości rozwoju.

Sprawdź: Cesja wierzytelności – wzór

Windykacja z firmą windykacyjną

Windykacja samodzielna

Pomoc w odzyskaniu długów

Kontrahent ignoruje Twoje przypomnienia o nieuregulowanej fakturze? Nie odbiera telefonu? W takiej sytuacji warto skorzystać z usług firmy windykacyjnej, która profesjonalnie trudni się w windykacji długów.

Kiedy potrzebujesz pomocy w odzyskaniu długów?

Jeżeli zrobiłeś już wszystko, co mogłeś w ramach windykacji polubownej, a co za tym idzie – wykonywałeś liczne telefony, wysłałeś wiele monitów bez odpowiedzi, wezwałeś poprzez pismo dłużnika do zapłaty, a to wszystko okazało się bezskuteczne – to znak, że jak najbardziej potrzebne będzie nawiązanie współpracy z firmą zewnętrzną do windykacji należności.

Szczególnie jeśli nie jesteś w stanie samodzielnie wytoczyć dłużnikowi procesu w sądzie.

Firmy windykacyjne dysponują wszystkimi wspomnianymi wcześniej działaniami zarówno, mając na myśli windykację polubowną, jak i sądowo-egzekucyjną.

Firmy windykacyjne wykazują się wysoką skutecznością. Zdecydowana większość spraw kończy się sukcesem, czyli odzyskaniem należności, i to często już na etapie polubownym.

Odzyskaj pieniądze od dłużnika