Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Większość przedsiębiorców choć raz w swojej karierze spotkało się z nieprzyjemnościami związanymi z niepłacącymi kontrahentami. Takie sytuacje sprawiają, że przyszłość ich firmy jest niepewna. Początkiem walki o odzyskanie pieniędzy jest windykacja polubowna, do której zaliczyć można wezwanie dłużnika do zapłaty. Dowiedz się, czym jest to pismo, jak je napisać oraz jaki potencjał kryje za sobą taki dokument.

Wezwanie do zapłaty – co to jest

Prowadzisz działalność gospodarczą, wykonując na rzecz swoich klientów usługę lub sprzedając im swój towar. Biznes idzie znakomicie, dopóki masz do czynienia z terminowymi płatnościami ze strony kontrahentów. Problem pojawia się, gdy zamiast zarabiać – tracisz.

Aby rozpocząć proces odzyskiwania należności, najpierw musisz skupić się na polubownym postępowaniu windykacyjnym, czyli kolokwialnie mówiąc na windykacji miękkiej.

W przypadku pojawienia się tego typu sytuacji pierwszym krokiem będzie zwyczajne poinformowanie płatników o ich zobowiązaniach.

Często monity przypominające są wystarczającym środkiem, gdy mowa o pojedynczych incydentach. Klient też człowiek, który może po prostu zapomnieć czy z powodu własnych problemów finansowych spóźnić się z zapłatą.

Jeżeli w dalszym ciągu nie doszło do uregulowania należności w określonym terminie, wierzyciel ma możliwość wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty. I właśnie tu dochodzimy do sedna sprawy.

Wezwanie do zapłaty pozwala uchronić wierzyciela przed poniesieniem dodatkowych kosztów związanych ze skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego. Dzieje się tak dlatego, że taki rodzaj zawiadomienia działa mobilizująco na jego odbiorcę.

Sporządzając tego typu pismo, wskaż:

• wysokość zobowiązania Twojego płatnika i obowiązek zapłaty;
• termin spłaty długu;
• możliwość obarczenia dłużnika konsekwencjami, gdy minie termin spełnienia świadczenia, a dłużnik po otrzymaniu przedsądowego wezwania do zapłaty w dalszym ciągu nie ureguluje należności.

Przeczytaj: Windykacja, co to jest?

Wezwanie do zapłaty – podstawa prawna

Tak jak już wcześniej wspomniano, wezwanie do zapłaty jest jednym z elementów polubownego rozstrzygania sporu między wierzycielem a dłużnikiem.

Obowiązek wysyłania do dłużnika przedsądowego wezwania do zapłaty jasno wynika z nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego, której wejście w życie nastąpiło w styczniu 2016 roku.

Art. 187 § 1 kodeksu postępowania cywilnego podkreśla istotność pozasądowego rozwiązywania tego typu konfliktów, ponieważ wnosząc pozew o zapłatę, jesteś zobowiązany do udzielenia informacji, czy Ty i Twój dłużnik podjęliście próbę mediacji bądź spróbowaliście polubownie rozwiązać spór w inny sposób.

W sytuacji gdy takich czynności zabrakło, musisz złożyć sądowi wyjaśnienie, z jakiego powodu ich nie podjęto.

Kiedy wysyłać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Warto wiedzieć, że przepisy prawne nigdzie nie wskazują, kiedy powinieneś sporządzić wezwanie do zapłaty.

Jednakże czas to pieniądz, z tego powodu powinieneś pamiętać, że im szybciej postanowisz wezwać dłużnika do spłaty zaległych należności, tym masz większe szanse na pomyślny obrót sprawy.

Firmy windykacyjne

Zdarza się, że wierzyciele nie mają czasu, nerwów albo wystarczającej wiedzy, aby przeprowadzić efektywny proces odzyskania swoich pieniędzy.

Odpowiadając na potrzeby swoich klientów, na rynku gospodarczym funkcjonować zaczęły podmioty, specjalizujące się w windykacji długów. Mowa o firmach windykacyjnych oraz kancelariach prawnych świadczących tego typu usługi.

Wyposażone są one w szereg cennych umiejętności, dysponując przy tym zapleczem prawnym i doświadczeniem, które pozwala wypracowywać unikatowe i skuteczne dla każdej sprawy strategie.

Sposoby doręczenia do dłużnika wezwania do zapłaty

To, w jaki sposób dostarczysz dłużnikowi pismo wzywające do zapłaty, nie ma większego znaczenia. Możesz to uczynić za pośrednictwem:

• poczty tradycyjnej (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru),
• poczty elektronicznej,
• firmy ściągającej długi albo kancelarii prawnej.

Możesz także dostarczyć takie wezwanie osobiście.

Dlaczego ma to aż takie znaczenie? Otóż w trakcie postępowania nakazowego czy w e-sądzie, obowiązkowo należy udowodnić, iż podjęte zostały czynności z zakresu windykacji polubownej. Ostateczne wezwanie do zapłaty, jak już dobrze wiesz, się do nich zalicza.

Ponadto zasada ta wymagana jest też przy dopisaniu nieuczciwego kontrahenta na listę zadłużonych prowadzoną przez biuro informacji gospodarczej.

To Cię zainteresuje: 40 euro, czyli rekompensata za opóźnienie w płatnościach

Jak napisać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

W internecie można natknąć się na niezliczoną ilość przykładowych wezwań do zapłaty. Wynika to z tego, że nie obowiązuje żaden narzucony wzór takiego dokumentu. Możesz więc sporządzić go samodzielnie, pamiętając o niezbędnych elementach.

Elementy obowiązkowe

Prawidłowo skonstruowane przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące elementy:

• data i miejsce sporządzenia dokumentu,
• dane dłużnika i dane wierzyciela,
• kwota zadłużenia,
• tytuł, z którego wynika obowiązek zapłaty (np. faktura czy umowa),
• termin spłaty zobowiązania (zazwyczaj 7 lub 14 dni),
• czytelny podpis wierzyciela.

Elementy dodatkowe

Nie są one konieczne, ale niekiedy warto je w takim piśmie zawrzeć. Będą to:

• załączniki – np. kopia nieopłaconej faktury, która jest przedmiotem wezwania do zapłaty faktury,
• wartość odsetek za opóźnienie, jeśli zostały naliczone,
• kwota rekompensaty za prowadzenie działań windykacyjnych, jeśli została naliczona (art. 10. - Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych),
• numer konta, na który powinny wpłynąć środki – przeważnie wyszczególnia się go na fakturze lub innym dokumencie, który potwierdza powstanie zobowiązania,
• informacja o tym, że brak uregulowania zaległości skończy się skierowaniem sprawy do sądu, a tym samym rozpoczęciem postępowania sądowego, co wiąże się z obarczeniem dłużnika dodatkowymi kosztami,
• propozycja rozłożenia długu na raty.

Co więcej, forma takiego dokumentu oraz słownictwo powinny być formalne i stanowcze. Dla podkreślenia wagi sytuacji można wykorzystać wyróżnienie najważniejszych komponentów wezwania kolorem czerwonym czy powiększoną czcionką.

Odzyskaj pieniądze od dłużnika

Wzór z omówieniem

Nie potrzebujesz ścisłego i narzuconego wzoru przedsądowego wezwania do zapłaty, jeżeli tylko uwzględnisz w nim obowiązkowe elementy.

Przygotowaliśmy dla Ciebie przykładowy wzór wezwania do zapłaty wraz ze szczegółowym omówieniem poszczególnych części krok po kroku. Możesz je wykorzystać do własnych celów.

Poniżej znajdziesz wskazówki dotyczące tego, jak wypełnić druk wezwania do zapłaty.

Miejscowość i data

Wypełnienie pisma rozpoczynasz od wpisania nazwy miejscowości, w której go sporządzono oraz dokładną datę, na którą przypadło jego przygotowanie.

Dane wierzyciela

W tym miejscu należy uzupełnić dane personalne wierzyciela. Jeśli mowa o przedsiębiorstwie, będzie to nazwa firmy oraz jej siedziba, KRS i dane do kontaktu, np. numer telefonu czy adres e-mail.

Dane dłużnika

Wypełniając dane dłużnika, należy pamiętać o jego imieniu, nazwisku oraz adresie zamieszkania. Jeżeli mówimy o osobie prawnej, będzie to nazwa firmy oraz jej adres.

Tytuł, z którego wynika zadłużenie

W tej części wezwania należy wypisać stosunek prawny oraz wskazać podstawę, z której wynika obowiązek zapłaty. Może to być umowa albo faktura wraz z jej numerem.

Kwota należności

Jest to zsumowana, całościowa kwota należna do zapłaty. Może liczyć sobie wartość niezapłaconej faktury (lub faktur), a także naliczone odsetki czy rekompensatę za windykację.

Termin płatności

Określenie dokładnego terminu płatności dla dłużnika. Najczęściej jest to 7 lub 14 dni roboczych.

Numer rachunku

Wskazanie sposobu rozliczenia. Jeżeli ma być to przelew na konto bankowe, należy podać numer rachunku, na który mają zostać wpłacone pieniądze.

Podpis

Ostatnim, ale wcale nie mniej ważnym elementem, jest podpis osoby wzywającej dłużnika do zapłaty. Będzie to kolejno imię oraz nazwisko wierzyciela, a także jego własnoręczny i czytelny podpis.

Kto może wystawić przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to sprawdzony sposób na zdyscyplinowanie kontrahentów mających skłonności do opóźnień w spłacie.

Pytanie brzmi, czy każdy może wystawić taki dokument?

Sprawa klaruje się następująco – wezwanie do zapłaty może wysłać każda osoba fizyczna bądź prawna, która podejmuje się odzyskania zaległych należności.

Wezwanie do zapłaty wystawić może przykładowo:

• bank,
• firma windykacyjna,
• spółdzielnia mieszkaniowa,
• osoba fizyczna,
• przedsiębiorstwo.

Co do zasady jednak przedsądowe wezwanie do zapłaty do uregulowania zobowiązania wysyłane jest bezpośrednio przez wierzyciela albo firmę windykacyjną czy kancelarię prawną, które to obsługują sprawę zadłużenia.

Porównaj oferty firm windykacyjnych

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?

Wezwanie do zapłaty może być uznane za nieważne w różnych okolicznościach, np.:

1. Jeśli zostało wysłane przez osobę, która nie ma uprawnienia do dochodzenia roszczeń, np. nie jest wierzycielem lub nie ma umowy z wierzycielem.
   
2. Jeśli wezwanie do zapłaty zostało wysłane po upływie terminu przedawnienia, czyli okresu, w którym można dochodzić roszczeń przed sądem.
   
3. Jeśli wezwanie do zapłaty zostało wysłane na niewłaściwy adres lub do niewłaściwej osoby.
   
4. Jeśli wezwanie do zapłaty zawiera rażące błędy formalne, takie jak brak podpisu lub pieczątki wierzyciela, błędy w wysokości roszczenia lub terminie zapłaty.
   
5. Jeśli wezwanie do zapłaty jest sprzeczne z prawem, np. zawiera żądania niedozwolone wobec konsumentów lub narusza inne przepisy prawa.

Warto jednak pamiętać, że nieważność wezwania do zapłaty nie oznacza, że dług zostaje anulowany. Wierzyciel może wówczas skorzystać z innych sposobów dochodzenia swojego roszczenia, np. wynająć firmę windykacyjną.

Przedawnienie długu a wezwanie do zapłaty

Nieważność wezwania do zapłaty ściśle wiąże się z przedawnieniem należności.

Co to oznacza dla wierzyciela? No cóż, nie ma on wtedy możliwości uzyskania prawomocnego nakazu zapłaty ani skierowania sprawy do komornika w celu wszczęcia postępowania egzekucyjnego.

Terminy przedawnienia zostały określone przez kodeks cywilny, a dokładniej w art. 118 k.c.

Asem w rękawie wierzycieli będzie przerwanie biegu przedawnienia. Może to nastąpić, gdy zadłużony np. uzna dług i wystosuje do swojego wierzyciela prośbę o rozłożenie spłaty na raty.

Wiesz już, czym jest wezwanie do zapłaty, kiedy, komu i kto je wystawia. Nadszedł czas na krótkie podsumowanie zebranych informacji.