Niezapłacona faktura

Niezapłacona faktura to zmora praktycznie każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Nie dość, że naraża przedsiębiorstwo na poważny uszczerbek, to jeszcze wiąże się z jego dezorganizacją finansową – nie wiadomo kiedy kontrahent zapłaci i czy w ogóle to zrobi. W tym artykule przedstawimy Ci, jakie konsekwencje niosą za sobą niezapłacone faktury oraz jak zapobiec takiej sytuacji. Dowiesz się również, w jaki sposób możesz odzyskać swoje pieniądze.

Niezapłacona faktura – konsekwencje dla naszej firmy

Brak zapłaty za wykonaną usługę bądź sprzedany towar jest wyjątkowo nieuczciwym posunięciem ze strony kontrahenta. W zależności od rodzaju naszej działalności tracimy na wykorzystanych surowcach, czasie, a bywa i tak, że wykonując fizyczną pracę, na darmo eksploatujemy nasz organizm.

Tego typu działania ze strony naszych klientów potrafią sprawić, że nad naszym biznesem zawisną czarne chmury. Do najdotkliwszych konsekwencji, z jakimi wiążą się niezapłacone faktury, należą:

• brak środków na prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej,
• przerwanie płynności finansowej,
• ryzyko związane z dalszymi inwestycjami,
• szeroko pojęte straty majątkowe dla firmy,

a w najgorszym wypadku – jej upadłość.

Dowiedz się: Windykacja, co to jest i jak ją przeprowadzić skutecznie?

Utrata klienta

Nieobojętnym czynnikiem dla wierzyciela, wpływającym na prosperowanie przedsiębiorstwa, który podobnie jak poprzednie, zaliczyć można do następstw, wynikających z niezapłaconych faktur, jest zepsucie relacji z klientem.

Nieterminowe regulowanie płatności prędzej czy później, doprowadzi do jego utraty.

Warto zaznaczyć, jak istotną rolę odgrywa tutaj nasz wysiłek włożony w proces jego pozyskania. Nierzadko wiąże się to z poświęceniem ogromu czasu, nakładów finansowych czy energii, aby nawiązanie współpracy doszło do skutku.

Powyżej przedstawiliśmy, jak mocne szkody dla działalności gospodarczej może generować sytuacja, w której klient nie płaci faktury. Bywa i tak, że wystarczy nawet jedna niezapłacona faktura, aby zaburzyć funkcjonowanie małych i średnich przedsiębiorstw.

Niezapłacona faktura – jak zapobiec?

Prewencja jest niezwykle ważnym zagadnieniem w dziedzinie zarządzania. Zgodnie z popularnym przysłowiem – lepiej dmuchać na zimne, należy zdecydować się na sprawdzanie kontrahentów, zanim zdecydujemy się na kooperację.

Do dyspozycji wierzyciela jest obecnie wiele kompleksowych narzędzi, które podpowiedzą mu, kto jest godzien zaufania, a z kim nie opłaca się robić żadnych interesów. Wymieńmy zatem najpopularniejsze z podziałem na płatne i te, które nie wymagają żadnej opłaty:

Bezpłatne

• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEiDG) – to rozwiązanie pozwala na weryfikację kontrahenta, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą bądź podmiotu będącego wspólnikiem spółki cywilnej. Informacje, jakie uzyskamy, są stale aktualizowane, i są to m.in.: dane osobowe i kontaktowe, adres, status firmy, rodzaj prowadzonej działalności, a co najważniejsze – dowiedzieć się można wszystkiego na temat upadłości, postępowania naprawczego czy postępowania restrukturyzacyjnego firmy. Należy podkreślić, że wykroczeniem będzie prowadzenie tego rodzaju działalności bez wpisu do CEiDG,
  
• Krajowy Rejestr Sądowy – to narzędzie daje możliwość sprawdzenia spółek handlowych, czyli jawnych, komandytowych, komandytowych-akcyjnych, akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością czy partnerskich. Oprócz podstawowych danych mamy dostęp do sprawozdań finansowych. Ponadto mamy możliwość prześledzenia najważniejszych zmian w firmie, dzięki historii wpisu. Warto nadmienić, że KRS prowadzi także Rejestr Dłużników Niewypłacalnych,
  
• Giełdy wierzytelności – potocznie określane jako giełdy długów. To kolejne darmowe narzędzie, które demaskuje niepłacących kontrahentów, publikując ich dane, takie jak nazwa firmy, adres, NIP oraz wysokość zadłużenia. Są one wystawiane w formie ogłoszenia sprzedaży, a zainteresowana strona może złożyć ofertę zakupu. Do najpopularniejszych pod kątem ruchu w internecie będziemy zaliczać: DługiInfo, Narodowe Centrum Długów, Vindicat czy Verif,
  
• weryfikacja kontrahenta u innych jego klientów – jest to opłacalna i bezpłatna forma sprawdzenia u źródła. Kto będzie lepiej znał nawyki związane ze spełnianiem zobowiązań finansowych naszego kontrahenta, jeśli nie inne podmioty z nim współpracujące?

Płatne

• biura informacji gospodarczej – tego typu miejsca zbierają informacje o kontrahentach niewypłacalnych oraz o specyfice ich zadłużeń. Ich źródłem tak naprawdę są wszelkie instytucje, firmy czy osoby prywatne, czyli miejsca, gdzie zachodzi szansa na posiadanie dłużnika. Biur tego rodzaju mamy kilka w Polsce, m.in.: Krajowy Rejestr Długów, Biuro Informacji Gospodarczej, BIG InfoMonitor czy ERIF,
  
• pieczęć prewencyjna – zgodnie ze swoją nazwą, funkcja takiej pieczęci ukierunkowana jest głównie na profilaktykę, czyli zapobieganie. Oferowane przez firmy windykacyjne i kancelarie, umieszczane są na fakturze sprzedaży, informując jej właściciela o konsekwencjach związanych z nieuiszczeniem opłaty w terminie za usługę lub towar,
  
• wywiadownia gospodarcza – jest to typ podmiotów oferujących usługi detektywistyczne. Zajmują się sprawdzaniem kontrahenta za pomocą analiz danych dostępnych w internecie, opinii jego klientów czy historii firmy.

Jeśli dopiero zaczynasz weryfikację swoich potencjalnych klientów, a zlecenie opiewa na stosunkowo niewielkie kwoty, darmowe metody mogą okazać się wystarczające.

Jednakże, jeśli mówimy o poważniejszych ofertach, których realizacja wiąże się z ryzykiem, zgodnie z zasadą ograniczonego zaufania, powinniśmy przemyśleć skorzystanie z bezpieczniejszej opcji, czyli usług płatnych.

Jeśli jako wierzyciel podjąłeś już wszelkie możliwe działania zapobiegające niezapłaconym fakturom, a mimo to borykasz się z ich obecnością, należy zdecydować się na konkretne działania. Pole manewru jest duże.

Następstwem, o którym mowa, jest przejęcie sprawy i egzekwowanie długu przez podmiot zewnętrzny – czyli wspomniane wcześniej firmy windykacyjne.

Niezapłacona faktura – jak przekonać dłużnika do spłaty?

Sposobów na kłopotliwych kontrahentów jest co najmniej kilka. Jeden jest jednak szczególnie skuteczny i to właśnie nim zajmiemy się poniżej. Zanim jednak zaczniemy, należy podkreślić jedną, bardzo ważną rzecz, a mianowicie:

Nie należy zwlekać z interwencją. Gdy tylko termin płatności ulegnie przekroczeniu, należy niezwłocznie rozpocząć działania upominające dłużnika.

No dobrze, a co zrobić jeżeli klient w dalszym ciągu unika zapłaty należności? Zapraszamy do dalszej lektury. W pierwszej kolejności procedurę odzyskiwania należności trzeba rozpocząć polubowną windykacją należności.

Sprawdź: Windykacja polubowna – co to jest?

Kontrahent nie płaci faktury – wyślij przypomnienie o terminie płatności

W momencie kiedy wierzyciel dokonał wystawienia faktury, termin płatności za nią minął, a kontrahent nie płaci faktury mimo tego, z pomocą przychodzą monity przypominające dłużnikowi o upływie terminu płatności. Jest to pierwszy i najczęstszy krok podejmowany przez wierzycieli.

Zwykle ma on charakter krótkiego telefonicznego zawiadomienia lub wiadomości wysłanej za pomocą poczty tradycyjnej, drogą elektroniczną czy SMS.

Nie zawsze musimy zakładać, że kontrahent celowo nie płaci faktury. Sytuacje w życiu bywają różne, więc idąc tym tropem, najlepiej zaczynać windykację od jak najłagodniejszej formy.

Oczywiście przypomnienia powinny być zwięzłe, skonkretyzowane i jak najbardziej formalne. Wystrzegajmy się prywaty, nawet jeśli przedsiębiorcę i dłużnika łączą koleżeńskie relacje.

Co zrobić jak firma nie płaci faktury? Wezwanie do zapłaty

Jeśli zastanawiasz się, co zrobić jak firma nie płaci faktury, wiedz, że im szybciej zaczniesz podejmować kroki prowadzące do odzyskania długu, tym lepiej. Ponieważ im dłuższy okres zwłoki, tym trudniej jest odzyskać pieniądze.

Kolejnym ze sposobów na brak płatności za fakturę, jest wezwanie do zapłaty. To pismo, które można dostarczyć dłużnikowi w dowolnej formie. Ma ono na celu wezwać dłużnika do zapłaty, informując go o kwocie zadłużenia oraz terminie spłaty.

Nierzadko umieszcza się tam również adnotację, która wskazuje na konsekwencje zignorowania takiego pisma przez niepłacącego kontrahenta.

Zobacz: Wezwanie do zapłaty – wzór z omówieniem

Wpis do biura informacji gospodarczej – ostrzeżenie

Jednym z ostatecznych kroków ukierunkowanych na odzyskanie należności ze strony wierzyciela, może okazać się wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do biura informacji gospodarczej.

Takie wezwanie do zapłaty zawierać będzie informację o konsekwencjach, jakie poniesie konsument bądź przedsiębiorca, który ignorując pismo, nadal nie rozliczy się z wierzycielem. Następstwem niepłacenia ma być wpis do biura informacji gospodarczej.

Skutki obecności na “czarnej liście” dla dłużnika to:

• trudność w otrzymaniu: kredytu, kredytu kupieckiego, pożyczki,
• utrudnienia w korzystaniu z leasingu,
• problem w zawieraniu umów z kontrahentami,
• zszargana reputacja na rynku gospodarczym.

Ponadto zakup jakichkolwiek usług abonamentowych, telewizyjnych, telefonicznych i internetowych, będzie wiązał się z wieloma przeszkodami. To z pewnością powinno zmotywować go do uregulowania zobowiązań.

Zleć windykację należności

Firmy windykacyjne – czy warto?

Gdy podjęte środki nadal są nieefektywne lub znajdujemy się dopiero na początku batalii o wierzytelność, warto byłoby zastanowić się nad zaangażowaniem specjalistów z zewnątrz.

Zlecenie sprawy firmie windykacyjnej skutkuje tym, że zrzucamy z barków cały ciężar zmartwień związany z przeprowadzaniem windykacji, która w większości – jest niezwykle skomplikowanym i pracochłonnym procesem.

Co zyskujemy dzięki współpracy z firmą windykacyjną:

• czas poświęcony przez wierzyciela na samodzielną windykację, związaną np. ze skierowaniem sprawy do sądu i egzekucją komorniczą (bez gwarancji sukcesu),
• spokój psychiczny, który w przeciwnym razie zostałby mocno naruszony,
• duże szanse na odzyskanie pełnej wartości wierzytelności wraz z odsetkami, których indywidualne ściąganie nierzadko wiąże się z porażką, a alternatywa, jaką jest sprzedaż długu, opiera się na minimalnym zysku,
• możliwość negocjacji i ugody z dłużnikiem, które nie wpłyną negatywnie na naszą relację z płatnikiem, a zwiększą szansę na odzyskanie należności,
• przerwanie biegu przedawnienia, które oznacza, że w przypadku braku rezultatów działań windykacyjnych, a tym samym przerwaniu ich – bieg przedawnienia liczy się od nowa,
• bogata oferta, jaką dysponują firmy windykacyjne, sprawia, że skorzystać możemy z wielu ułatwiających zarządzanie przedsiębiorstwem usług,
• windykacja na koszt dłużnika, która daje możliwość obciążenia kontrahenta kosztami wynikającymi z przeprowadzonego procesu windykacji.

Wobec powyższych zalet najlepszym rozwiązaniem jest współpraca z zawodowcami. Należy wspomnieć jednak, że największe zadowolenie i oczekiwanego rezultatu możemy spodziewać się od sprawdzonych i fachowych firm.

Dane Biura Informacji Kredytowej jasno wskazują na problem niespełniania roszczeń wśród klientów – nawet 70% konsumentów i przedsiębiorców jest w stanie zapłacić swoim kontrahentom z opóźnieniem. Jest to kwestia, którą zdecydowanie warto się zainteresować.

Mamy jednak dwie dobre informacje dla przedsiębiorców, których dotknął problem niezapłaconych faktur.

Odsetki od niezapłaconej faktury

Coraz więcej czasu zaczyna mijać od wyznaczonego terminu płatności za fakturę.

Zaczynamy zastanawiać się nad tym, czy klient w ogóle ureguluje należność, a nawet jeśli, to czy w ogóle warto było zawierać z nim jakąkolwiek transakcję – przecież gdy zwróci nam pieniądze, dodatkowe koszty materialne i niematerialne, jakie ponieśliśmy w związku z całym procesem ścigania dłużnika, nie widnieją na rachunku.

Naprzeciw takim dylematom wychodzi możliwość naliczania odsetek za niezapłaconą fakturę.

Ich wysokość zależy od takich czynników, jak rodzaj zawartej transakcji, wysokości kwoty, którą chcemy odzyskać, oraz tego, jak długo dłużnik zwleka z zapłatą za fakturę.

W przypadku naliczania odsetek przez przedsiębiorców wyróżniamy ich 2 rodzaje:

• odsetki ustawowe za opóźnienie we wpłacie,
• odsetki ustawowe w transakcjach handlowych.

Obliczanie wysokości ustawowych odsetek za okres spóźnienia w spłacie zobowiązania lub od niezapłaconej faktury wymaga tego samego wzoru. Jedyna różnica polegać będzie na zastosowaniu odmiennych stawek odsetek.

Wysokość odsetek ustawowych oblicza się dzień po ustalonej dacie zapłaty za transakcję handlową. Jeśli dokładny termin spłaty nie został narzucony, wówczas mamy prawo naliczać je po 30 dniach od wykonania usługi lub sprzedaży towaru.

Wartość ustalamy, mnożąc wysokość stopy odsetkowej, wartość wierzytelności oraz ilość dni zwłoki z zapłatą, a następnie dzielimy wynik przez 365 dni.

Należy podkreślić, że prawo do naliczania odsetek od niezapłaconej faktury po 3 latach następuje przedawnienie długu.

Brak zapłaty za fakturę – co robić?

Oprócz powyższych i jakże skutecznych metod istnieją również takie rozwiązania, dzięki którym można w zasadzie zrekompensować sobie brak płatności za fakturę ze strony klientów.

Rekompensata za opóźnienie w płatności

Jeżeli wierzycielowi przyjdzie zmierzyć się z niepłacącym kontrahentem, a co za tym idzie, z nieopłaconą fakturą, przysługuje mu prawo do rekompensaty (jeśli wcześniej zostało to zawarte w umowie). Zryczałtowana rekompensata za opóźnienie w transakcjach handlowych ma charakter kary umownej, co oznacza, że nie podlega opodatkowaniu VAT.

Dokumentem wystawianym w razie potrzeby obciążenia dłużnika rekompensatą jest nota obciążeniowa.

Wysokość rekompensaty to zgodnie z art. 10 ust. 1 Ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. [Dz.U. z 2013 r. poz. 403]:

• 40 EUR, gdy kwota wierzytelności nie przekracza 5 tys. zł,
• 70 EUR, gdy kwota wierzytelności mieści się w przedziale od 5 tys. zł do 50 tys. zł,
• 100 EUR, gdy kwota roszczenia przekracza bądź jest równa 50 tys. zł.

Niezapłacona faktura – ulga na złe długi i podatek dochodowy

Kwestią generującą kłopoty dla przedsiębiorców, wynikającą z niedotrzymania terminu płatności wynikającego z umowy, jest powstanie obowiązku podatkowego od niezapłaconej faktury.

Dla każdego przedsiębiorcy będzie to niezwykle problematyczne, ponieważ będzie on musiał odprowadzić podatek dochodowy i podatek VAT. Oba rozlicza się metodą memoriałową, co uzasadnia powinność rozliczenia się z urzędem skarbowym, mimo że dłużnik nie opłacił faktury.

To wszystko potęguje zagrożenie dla prowadzonej przez nas działalności gospodarczej, aczkolwiek nie ma sytuacji bez wyjścia.

Procedura wprowadzona przez ustawodawcę to ukłon w stronę wierzycieli. Krótko mówiąc, w sytuacji gdy wierzycielowi nie udało się wyegzekwować zapłaty za fakturę, a minęło 90 dni, może on rozpocząć postępowanie mające na celu odzyskanie podatku vat.

Ulga na złe długi

1 stycznia 2020 r. ustawodawca wprowadził tzw. ulgę na złe długi. Aby zyskać możliwość skorzystania z takiej ulgi, od dnia terminu płatności faktury koniecznie musi minąć 90 dni, podczas gdy wyświadczona usługa lub dostawa towaru została zrealizowana na rzecz czynnego podatnika VAT, niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku upadłego.

A ponadto na dzień, który poprzedza dzień złożenia deklaracji podatkowej, gdzie dokonano korekty:

• zarówno dłużnik, jak i wierzyciel muszą być zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
• dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego bądź w trakcie likwidacji,
• od daty wystawienia rachunku (faktury) nie minęły jeszcze 2 lata. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym został on wystawiony,
• transakcja handlowa, którą zawarto, musi funkcjonować zarówno jako działalność dłużnika, jak i działalność wierzyciela, z których dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na terytorium Polski.

Wszystkie powyższe kryteria muszą zostać spełnione równocześnie.

Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego

Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego to krok, który trzeba wykonać jeśli chcemy odzyskać podatek VAT i podatek dochodowy, który wynika z wystawionych faktur. Proces ten umożliwia przedsiębiorcom skorzystanie z mechanizmów ochrony prawnej, gdy klient nie ureguluje swojego zadłużenia. Dzięki zgłoszeniu niezapłaconych faktur do urzędu skarbowego możliwe jest podjęcie działań mających na celu odzyskanie wartości podatku od przeterminowanej należności.

Proces ten reguluje Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych [Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350], mianowicie zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu nieściągalnej wierzytelności jest dozwolone w przypadku, gdy:

• wierzytelność została uprzednio zaliczona do przychodów należnych;
• nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona.

No dobrze, ale jak właściwie udowodnić nieściągalność wierzytelności? Potrzebny do tego będzie jeden z poniższych dokumentów:

• postanowienie o nieściągalności, które zostało uznane przez wierzyciela, potwierdzające stan faktyczny. Taki dokument musi wydać właściwy organ postępowania egzekucyjnego, np. komornik sądowy;
• postanowienie sądu:

– o oddaleniu lub umorzeniu postępowania upadłościowego, obejmującego likwidację majątku (jeżeli majątek zadłużonego nie może zaspokoić kosztów postępowania),

– o ukończeniu postępowania upadłościowego, które obejmuje likwidację majątku.

• protokół sporządzony przez podatnika. Stwierdza on, że rokowane koszty procesowe czy egzekucyjne, związane z dochodzeniem wierzytelności, byłyby równe bądź wyższe od jej kwoty (tyczy się to tylko należności posiadającej małą wartość).

Niezapłacona faktura a VAT i podatek dochodowy

Jak podaje oficjalny portal podatkowy, odliczenie wartości niezapłaconej faktury od podatku możliwe jest, jeśli spełni się określone warunki:

• wierzytelności związane z transakcjami opodatkowanymi nie zostały uregulowane w ciągu 90 dni od terminu płatności,
• wierzyciel musi być aktywnym podatnikiem VAT w dniu przed złożeniem korekty, a od wystawienia faktury nie może minąć więcej niż 3 lata,
• jeśli dłużnikiem jest firma lub osoba nieaktywna podatkowo, wierzyciel musi wpisać wierzytelność do rejestru długów lub uzyskać orzeczenie sądu potwierdzające zadłużenie przed podjęciem działań egzekucyjnych, lub ogłoszeniem upadłości dłużnika,
• dłużnik, który jest aktywnym podatnikiem, musi skorygować kwotę odliczonego podatku z faktury nieuregulowanej najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności,
• po uregulowaniu wierzytelności obie strony muszą dokonać powrotnej korekty w swoich rozliczeniach.

Źródło: podatki.gov.pl

Odzyskaj pieniądze od dłużnika