Termin płatności faktury minął, a klient nie zapłacił - co robić?

Prowadząc własną działalność gospodarczą, z pewnością regularnie wystawiasz faktury ze wskazanym terminem płatności. Aby płynność finansowa przedsiębiorstwa została zachowana, kontrahenci muszą terminowo wywiązywać się z powstałych zobowiązań. Co jednak zrobić, gdy termin płatności faktury minął, a klient w dalszym ciągu nie zapłacił za towar czy usługę? Odpowiedzi na to pytanie udzielamy w niniejszym artykule.

Termin płatności faktury – co to jest?

Praktycznie każda udana transakcja owocuje zadowolonym klientem oraz przedsiębiorcą otrzymującym stosowną zapłatę za swoją pracę – dotyczy to dostarczenia towaru lub wykonania usługi.

Jednakże nie zawsze finansowe rozliczenie ma szansę zostać zrealizowane od razu, w związku z czym w powszechnym obiegu znajdują się faktury, w których miejsce ma odroczony termin płatności.

Podczas gdy możliwość odroczenia terminu płatności faktur funkcjonuje głównie z myślą o tym, aby ułatwić dłużnikom dokonanie spłaty, wielu z nich nie korzysta należycie z tego przywileju, płacąc z opóźnieniem albo w ogóle.

Nowelizacja ustawy

1 stycznia 2020 r. znowelizowano ustawę o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Zmiany przewidują maksymalnie 60 dni terminu płatności dla tzw. transakcji asymetrycznych, czyli takich, w których wierzycielem jest podmiot z sektora MŚP, zaś dłużnikiem duże przedsiębiorstwo.

W sytuacji gdy podmioty są względem siebie równorzędne, np. dwie duże firmy (transakcja symetryczna), mają one prawo do ustalenia dowolnego terminu płatności przy czym, sprzedający może rozpocząć naliczanie ustawowych odsetek już po 30 dniach od spełnienia świadczenia.

Czy termin płatności na fakturze jest obowiązkowy?

Żeby uznać ważność faktury sprzedaży, musi zawierać ona szereg określonych elementów, takich jak:

• data wystawienia faktury;
• nazwa i numer dokumentu;
• nazwa towaru lub usługi;
• dane oraz adres sprzedającego i nabywającego;
• numery NIP stron transakcji;
• cena netto i brutto;
• dokładne rozliczenie podatku.

Fakturę sporządza się w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.

Można zauważyć, iż termin płatności faktury nie został uwzględniony jako rzecz obowiązkowa do umieszczenia na fakturze. Oznacza to, że wystawiający tego typu dokument nie musi określać terminu zapłaty.

Dlaczego warto ustalać termin płatności faktury?

Każdemu przedsiębiorcy zależy na tym, aby pieniądze za spełnione świadczenie znalazły się jak najszybciej na koncie bankowym.

Zapobiega to zatorom płatniczym, a dzięki temu będzie mógł on wywiązywać się ze swoich własnych zobowiązań, nie mówiąc o naturalnej chęci zysku.

Podany termin płatności istotnie zwiększa szanse na otrzymanie zapłaty w ustalonym terminie, bowiem konsekwencja i przejrzystość są kluczami do zdyscyplinowania swoich płatników – w tym przypadku druga strona dokładnie wie, w jakim czasie musi wykonać przelew.

Sprawdź, jak napisać: Przypomnienie o płatności

Jaki termin płatności na fakturze?

Pamiętajmy jednak, iż ustalony termin zapłaty musi być dla dłużnika realny do wykonania. Najczęściej spotykanymi terminami płatności są – 7 i 14 dni od daty wystawienia faktury.

Nie chodzi nam przecież o to, by wywierać na kliencie presję ciężkiego do wywiązania się terminu.

Dodatkowo, co może zostać pozytywnie przez niego odebrane, warto zapytać, czy przykładowo 14 dni, to dla niego możliwy do spełnienia termin. Wzmocni to z pewnością jego zaufanie.

Ze strony wierzyciela zadziałać może także efekt wyświadczonej przysługi, znany również jako efekt Benjamina Franklina, a z dłużnika – reguła wzajemności. Oba zjawiska przyczyniają się do polepszenia relacji przedsiębiorca-kontrahent.

Warto pamiętać, że umieszczenie terminu płatności na fakturach znacząco pozwala ułatwić proces dochodzenia swoich należności.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Można rzecz jasna wybrać inną drogę i wcale nie określać terminu płatności.

Wobec takich okoliczności pod uwagę brany jest kodeks cywilny (art.455 k.c.), który w takiej sytuacji nakłada na dłużnika obowiązek zapłaty niezwłocznie po otrzymaniu wezwania do zapłaty.

Aktualnie obowiązuje stopa referencyjna NBP + 10 pp. Do 31 grudnia 2022 r. stopa referencyjna NBP będzie wynosiła 16 %. Od 1 stycznia 2023 r. wzrośnie do wysokości 16,5 %.

Dowiedz się jak obciążyć dłużnika kosztami windykacji: Nota obciążeniowa

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Ponadto wierzyciele do dyspozycji mają jeszcze jedno udogodnienie pełniące w zasadzie rolę odszkodowawczą.

Otóż mowa o tym art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, zgodnie z którym przedsiębiorcy otrzymali prawo do uzyskania rekompensaty za koszty związane z procedurą dochodzenia należności.

Rekompensatę staje się należna w chwili nabycia prawa do odsetek za opóźnienie płatności.

Wysokość rekompensaty zależna jest od wartości odzyskiwanej należności i wynosi:

• 40 euro – wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 tys. zł,
• 70 euro – wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5 tys. zł i równocześnie niższa niż 50 tys. zł,
• 100 euro – wartość świadczenia pieniężnego jest równa albo wyższa niż 50 tys. zł.

Dowiedz się: Jak uzyskać rekompensatę za opóźnienie w płatności?

Windykacja należności

Niezależnie od tego, czy naliczasz odsetki lub zdecydujesz się na skorzystanie z prawa rekompensaty – przeterminowane faktury zawsze generują straty dla biznesu.

Niepłacenie faktur w terminie naraża osoby prowadzące działalność gospodarczą na dodatkowe koszty, co skutkować może:

• osłabieniem inwestycji,
• spadkiem pozycji na rynku gospodarczym,
• kryzysem ekonomicznym w firmie,
• zatorami płatniczymi,
• niewypłacalnością,
• bankructwem.

Aby uchronić się przed dotkliwymi konsekwencjami niesolidności swoich kontrahentów, najlepszym rozwiązaniem będzie rozpoczęcie windykacji należności.

Warto zaznaczyć, iż z powodu jej czasochłonnego i skomplikowanego charakteru, samodzielne jej przeprowadzenie może zakończyć się fiaskiem.

Doskonałym środkiem na skuteczne odzyskanie pieniędzy będzie współpraca z profesjonalną i doświadczoną firmą windykacyjną.

Tak naprawdę tylko podmioty zewnętrzne tego typu posiadają odpowiednią wiedzę oraz idealnie skrojone pod każdą sprawę narzędzia, które doprowadzają do pozytywnego w skutkach zakończenia sporu.

Co oferują firmy windykacyjne:

• wykwalifikowani pracownicy,
• windykacja polubowna i sądowo-egzekucyjna,
• osobisty opiekun sprawy,
• windykacja długów na koszt dłużnika,
• szeroka wiedza prawno-ekonomiczna,
• bogaty wachlarz strategii.

Porównaj oferty firm windykacyjnych