Termin płatności faktury minął, a klient nie zapłacił - co robić?

Porównaj oferty firm windykacyjnych

Prowadząc własną działalność gospodarczą, z pewnością regularnie wystawiasz faktury ze wskazanym terminem płatności. Aby płynność finansowa przedsiębiorstwa została zachowana, kontrahenci muszą terminowo wywiązywać się z powstałych zobowiązań. Co jednak zrobić, gdy termin płatności faktury minął, a klient w dalszym ciągu nie zapłacił za towar czy usługę?

Termin płatności faktury – w jaki sposób go liczyć?

Termin płatności faktury to inaczej termin, w którym powinna zostać uregulowana faktura VAT. Kontrahent, który ma zapłacić za towar lub usługę, wraz z dokumentem, otrzymuje informację o dacie, w której upływa termin zapłaty.

Środki powinny zostać zaksięgowane na koncie klienta do końca dnia wyznaczonego na dokumencie. W przypadku terminów płatności określanych jednostkami czasu np. miesiąc, dwa tygodnie etc. jako termin płatności liczy się koniec dnia obliczony na podstawie danej jednostki.

Jeśli dzień zapłaty wypada w weekend lub święto wolne od pracy, termin zapłaty przesuwa się na dzień następujący po nim. Warto wspomnieć, że w wielu wypadkach nie wystarczy dokonać płatności w dniu upływu terminu. Ponieważ może nie zostać ona zaksięgowana na czas na koncie kontrahenta. W przypadku problemów z uregulowaniem należności warto skontaktować się ze sprzedawcą towarów lub usług i poprosić o dalsze odroczenie terminu płatności.

Nowelizacja ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych

1 stycznia 2020 r. znowelizowano ustawę o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Wprowadzone wtedy zmiany przewidują maksymalnie 60 dni terminu płatności dla tzw. transakcji asymetrycznych, czyli takich, w których wierzycielem jest podmiot z sektora MŚP, zaś dłużnikiem duże przedsiębiorstwo.

W sytuacji gdy podmioty są względem siebie równorzędne, np. dwie duże firmy (transakcja symetryczna), mają one prawo do ustalenia dowolnego terminu płatności przy czym, sprzedający może rozpocząć naliczanie ustawowych odsetek już po 30 dniach od spełnienia świadczenia.

Wprowadzone zmiany regulują terminy zapłaty na fakturach, czy jednak możliwe jest sporządzenie dokumentu, na którym brak terminu płatności?

Czy termin płatności na fakturze jest obowiązkowy?

Nie, termin płatności nie jest obowiązkowym elementem, który musi pojawić się na fakturze. Żeby uznać ważność faktury sprzedaży, musi zawierać ona inne informacje.

Na fakturze powinna być uwzględniona:

• data wystawienia faktury;
• nazwa i numer dokumentu;
• nazwa towaru lub usługi;
• dane oraz adres sprzedającego i nabywającego;
• numery NIP stron transakcji;
• cena netto i brutto;
• dokładne rozliczenie podatku.

Fakturę sporządza się w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron. Termin płatności faktury nie jest uwzględniany jako rzecz obowiązkowa do umieszczenia na fakturze. Oznacza to, że wystawiający tego typu dokument nie musi określać terminu zapłaty, warto jednak żeby informacja ta na dokumencie się jednak pojawiła.

Dlaczego warto ustalać termin płatności faktury?

Podany termin płatności istotnie zwiększa szanse na otrzymanie zapłaty w ustalonym dniu, bowiem konsekwencja i przejrzystość są kluczami do zdyscyplinowania swoich płatników – w tym przypadku druga strona dokładnie wie, w jakim czasie musi wykonać przelew. Zapobiega to zatorom płatniczym, a dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł wywiązywać się ze swoich własnych zobowiązań na czas, nie mówiąc o naturalnej chęci zysku. Dobrą praktyką przy długich terminach jest wysyłanie przypomnienia o płatności przed datą widniejącą na fakturze.

Jaki termin płatności na fakturze?

Termin zapłaty widniejący na fakturze musi być dla dłużnika realny do wykonania. Najczęściej spotykanymi terminami płatności są 7 i 14 dni od daty wystawienia faktury. Jeśli chcemy zachować pozytywne stosunki z kontrahentem, warto zapytać go o dogodny termin płatności faktur. Wspólnie ustalony termin zapłaty pozytywnie wpłynie na relacje biznesowe.

Oczywiście zdarza się, że kontrahenci ustalają terminy miesięczne, 3-miesięczne i dłuższe, jednak są to terminy, które najczęściej obowiązują w stałych współpracach. Warto pamiętać, że umieszczenie terminu płatności na fakturach ułatwia proces dochodzenia swoich należności. Co warto zauważyć, w przypadku niedopełniania obowiązków wynikających z umowy, druga strona może wysłać wezwanie do wykonania umowy. Jeśli ze strony kontrahenta pojawi się zwłoka, masz prawo do naliczania odsetek za opóźnienia w transakcjach handlowych.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych można doliczać do wartości faktury po upływie terminu płatności. Jeśli jednak tego nie zrobiliśmy na etapie wystawiania faktury, pod uwagę brany jest kodeks cywilny (art.455 k.c.), który w takiej sytuacji nakłada na dłużnika obowiązek zapłaty niezwłocznie po otrzymaniu wezwania do zapłaty.

Jeśli chcesz rozpocząć windykację, jej kosztami możesz obciążyć dłużnika, pomoże w tym skonstruowana poprawnie nota obciążeniowa. Pamiętaj, że prócz odsetek w takim przypadku naliczyć możesz również rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

W art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych zaznaczono wyraźnie, że przedsiębiorcy otrzymali prawo do uzyskania rekompensaty za koszty związane z procedurą dochodzenia należności. Rekompensata staje się należna w chwili nabycia prawa do odsetek za opóźnienie płatności.

Wysokość rekompensaty zależna jest od wartości odzyskiwanej należności i wynosi:

• 40 euro – wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 tys. zł,
• 70 euro – wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5 tys. zł i równocześnie niższa niż 50 tys. zł,
• 100 euro – wartość świadczenia pieniężnego jest równa albo wyższa niż 50 tys. zł.

W przypadku, gdy termin płatności faktury minął, a nie otrzymałeś przelewu, powinieneś niezwłocznie rozpocząć windykację należności.

Windykacja należności z faktury po terminie płatności

Przeterminowane faktury zawsze generują straty dla biznesu. Aby uchronić się przed dotkliwymi konsekwencjami niesolidności swoich kontrahentów, najlepszym rozwiązaniem będzie rozpoczęcie windykacji należności. Doskonałym środkiem na skuteczne odzyskanie pieniędzy będzie współpraca z profesjonalną i doświadczoną firmą windykacyjną.

Takie firmy i kancelarie mają wiedzę i doświadczenie potrzebne do szybkiego i skutecznego odzyskania pieniędzy. Dlaczego warto rozważyć windykację należności z profesjonalną firmą?

• Wsparcie wykwalifikowanych pracowników.
• Pomoc na każdym etapie od windykacji polubownej do sądowo-egzekucyjnej.
• Przydzielenie osobistego opiekuna sprawy.
• Możliwość windykacji długów na koszt dłużnika.
• Szeroka wiedza prawno-ekonomiczna.

Porównaj oferty firm windykacyjnych