Przypomnienie o płatności

Kontrahent spóźniający się z zapłatą za fakturę lub usługę stawia przedsiębiorcę w sytuacji niekomfortowej, narażając go przy tym na poważne straty finansowe. Problem należy zduszać w zarodku, dlatego warto jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki, rozpoczynając ściąganie długu od monitów przypominających dłużnikowi o zaległości. W tym artykule przedstawiamy 10 sposobów na skuteczne przypomnienie o płatności.

Przypomnienie o płatności – co to jest?

Za sprzedany towar bądź poprawnie wykonaną usługę należy się zapłata w ustalonym między stronami terminie. Jest to fakt oczywisty, lecz jak pokazuje doświadczenie przedsiębiorców, nie dla wszystkich.

Chcąc odzyskać swoje pieniądze, osoba prowadząca działalność gospodarczą, samodzielnie lub za pośrednictwem kancelarii czy firmy windykacyjnej, musi przedsięwziąć odpowiednich środków, aby zrealizować swój cel.

Jednym z nich, wykorzystywanym na początku windykacji, jest wysłanie dłużnikowi przypomnienia o jego zaległościach w spłacie.

Jak napisać przypomnienie o płatności

Prawo nie precyzuje, jak powinny wyglądać monity, co oznacza, że nie funkcjonuje żaden odgórnie narzucony wzór.

Warto jednak zaznaczyć, że są elementy, których uwzględnienie jest niezbędne, aby ponaglenie spełniło swoje zadanie.

Przygotowując przypomnienie o tym, że termin płatności minął, zawrzyj w nim:

• zwrot grzecznościowy rozpoczynający powiadomienie, np. Szanowna(y) Pani, Panie, dzień dobry,
• informację o tym, z czego wynika ponaglenie, np. z powodu braku zapłaty faktury,
• informację o terminie płatności, który upłynął,
• numer faktury,
• łączną kwotę do zapłaty,
• numer rachunku,
• ponaglenie do niezwłocznej spłaty zadłużenia,
• podpis osoby dostarczającej wezwanie wraz z nazwą firmy.

POBIERZ PRZYPOMNIENIE W PDF - GENERATOR

Przypomnienie o zapłacie wzór:

Jak wysłać przypomnienie o niezapłaconej fakturze?

Wysłać przypomnienie dłużnikowi można w rozmaity sposób. Poniżej przedstawiamy najczęstsze metody:

• SMS;
• e-mail;
• poczta tradycyjna;
• telefon;
• za pomocą specjalnych programów i aplikacji.

Wzór przypomnienia o zapłacie może przybierać różne formy, aby jednak skutecznie przypomnieć osobie zadłużonej o tym, że termin płatności za jej zobowiązanie minął, trzeba trzymać się kilku bardzo ważnych zasad.

POBIERZ PRZYPOMNIENIE W PDF - GENERATOR

10 wskazówek, jak skutecznie wysyłać przypomnienie o płatności?

1. Miej pisemny dowód na wysyłanie przypomnień

Owszem, można przypomnieć dłużnikowi o zapłacie telefonicznie, a nawet i osobiście, jednakże to właśnie formy łatwe do udokumentowania są najbardziej rekomendowane.

Dlaczego?

Ponieważ w przypadku postępowania sądowego wierzyciel ma prawny obowiązek udowodnić przed sądem, że przed złożeniem pozwu, w pierwszej kolejności skorzystał on z metod polubownej windykacji należności.

Dowiedz się, jak zdobyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.

Przypomnienia wysyłane pocztą elektroniczną czy tradycyjną posiadają formę pisemną, którą można w prosty sposób przedstawić jako dowód w toku postępowania.

2. Poinformuj dłużnika, dlaczego otrzymał przypomnienie o konieczności zapłaty

Brzmi to dość trywialnie, gdyż zakładamy, że dłużnik doskonale zdaje sobie sprawę z istnienia niespełnionych zobowiązań.

Budowanie jasnych komunikatów pełni jednak niezwykle istotną rolę w procesie komunikacji i formułowania próśb czy ponagleń.

Należy jasno poinformować dłużnika o terminie płatności, który minął i o niezapłaconych fakturach, z których wynika zadłużenie.

3. Sprecyzuj, których faktur dotyczy monit

Wszystko, co potencjalnie może ułatwić dłużnikowi dokonanie wpłaty, jest jak najbardziej pożądane.

Monit powinien więc zawierać doprecyzowane dane, określające, których dokładnie faktur dotyczy ponaglenie. Zaliczać będziemy do tego numer faktury oraz jej wartość wraz z terminem płatności.

Takie działanie powoduje, że dłużnik nie musi dowiadywać się o szczegółach zaległości na własną rękę, co mogłoby go zdemotywować lub po prostu sprawić, że wierzyciel poczeka dłużej na swoją należność.

4. Określ warunki płatności

Wysyłanie przypomnień bez określenia konkretnych warunków spłaty może nie przynieść zamierzonego rezultatu.

Musimy mieć na uwadze, że dłużnik, zwłaszcza przy mocno przeterminowanych zaległościach, może nie pamiętać, w jaki sposób zazwyczaj dokonywał zapłaty.

Może on również tonąć we własnych obowiązkach, dlatego znaczące będzie poinformowanie płatnika o tym, kiedy oczekujesz spłaty.

Możesz użyć takiego sformułowania jak niezwłocznie czy natychmiastowo, ale i również nie ma przeszkód, aby wskazać na konkretną datę, pełniącą rolę nowego terminu płatności.

Nowy termin swobodnie określa wierzyciel, natomiast powszechnie zaleca się, aby było to 14 dni.

Sprawdź, czym grozi: Niezapłacona faktura

5. Podaj następstwa nieuregulowania rachunku

Do zmobilizowania dłużnika do zapłaty należności może posłużyć wskazanie na konsekwencje dalszej zwłoki.

Należeć do nich może np. wpis do rejestru dłużników biura informacji gospodarczej czy zaangażowanie firmy ściągającej długi.

W ten sposób kontrahent zdaje sobie sprawę z powagi sytuacji oraz z tego, że dalsze zwlekanie z płatnością może go słono kosztować.

6. Zachowaj profesjonalizm

Zachowanie dobrych relacji z klientem jest wartością nadrzędną dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza jeśli łączą ich przyjacielskie stosunki.

Niestety rozluźnienie kontaktów sprzyja niezdyscyplinowaniu niektórych płatników i w drugą stronę – ze zwiększoną tolerancją na niesubordynację.

Przypomnienie o płatności powinno więc być skonstruowane w taki sposób, aby brzmiało jak najbardziej profesjonalnie, z podkreśleniem biznesowych stosunków oraz z naciskiem na konsekwencję.

Nie ma tu miejsca na delikatne prośby czy prywatę. Należy pamiętać natomiast o uprzejmości i zawodowych zobowiązaniach.

7. Nie pisz, które to przypomnienie z kolei

Aby wysłać powiadomienie, należy pamiętać o tym, że nie może ono zawierać informacji dla dłużnika o tym, które z kolei ono jest, a co się z tym wiąże – unikamy wszelkiego nazewnictwa, które mogłoby zasugerować pośrednio lub wprost, że jest to przypomnienie pierwsze, drugie, trzecie itp.

Wówczas zadłużony przewiduje, iż skoro jest pierwsze, to musi być i drugie, i tak w nieskończoność.

Operacja wpłaty musi zostać wykonana niezwłocznie, czyli pierwsze przypomnienie musi zostać potraktowane jako ostatnie.

8. Rób wszystko zgodnie z prawem

Naturalnie oznacza to, że przypomnienie o płatności nie może nosić znamion nękania. Wierzyciel nie ma prawa obrażać dłużnika, grozić mu ani obsypywać go licznymi wiadomościami i telefonami.

Dodatkowo są takie kraje, które posiadają odrębne przepisy definiujące strukturę monitu.

Aby mieć pewność, że postępujemy zgodnie z prawem, najlepiej wynająć kancelarię prawną lub firmę windykacyjną, które kompetentnie podejdą do sprawy, mając bogatą wiedzę z tego zakresu.

9. Nie zasypuj dłużnika powiadomieniami o płatności

Tak, jak wspominaliśmy wcześniej – nie oznaczaj liczby porządkowej ponaglenia, co nie wyklucza tego, że wysyłki przypomnienia możesz dokonać wielokrotnie. Z jednym zastrzeżeniem.

Musisz zachować wyczucie, ponieważ przypomnienie o zaległej płatności nie powinno być wysyłane zbyt wiele razy.

Jeżeli mimo kilku monitów kontrahent w dalszym ciągu nie uregulował należności, należy poważnie rozważyć współpracę z podmiotem zewnętrznym.

Firma windykacyjna

Kancelarie prawne lub firmy, które specjalizują się w odzyskiwaniu długów, posiadają odpowiednie doświadczenie oraz narzędzia, które pozwalają im zmierzyć się nawet z najtrudniejszymi przypadkami.

Zawsze rozpoczynają od czynności z zakresu windykacji polubownej, co może również obejmować wysłanie przypomnienia o płatności dłużnikowi.

To korzystna opcja dla tych wierzycieli, którzy nie zdecydowali się jeszcze na żadne kroki windykujące niepłacącego kontrahenta.

Wierzyciele, którzy mają jednak za sobą liczne powiadomienia dłużnika o braku płatności za fakturę, mogą polegać na pomocy firmy zewnętrznej, która doskonale wie, jak w takiej sytuacji postąpić i jakich strategii w dalszej kolejności użyć, aby odzyskać pieniądze od dłużnika.

10. Podpis

Ostatni, ale niemniej ważny punkt dotyczy, jak mogłoby się wydawać, dość prozaicznej kwestii, bo podpisu. Ma on jednak niebagatelne znaczenie.

Podpisując się pod przypomnieniem, powinno uwzględnić się imię i nazwisko osoby, która monit wysłała. Może to być osoba z działu księgowego, pracownik oddelegowany do tego zadania lub właściciel firmy.

Oczywiście im wyżej stanowiskiem i rangą jest dana osoba, tym ponaglenie zyskuje na sile.

Nie zapominając także o nazwie firmy, której reprezentantem jest osoba przypominająca o upływie terminu płatności.

POBIERZ PRZYPOMNIENIE W PDF - GENERATOR