Monitoring płatności

Monitorowanie płatności Twoich kontrahentów to podstawa zachowania płynności finansowej w firmie. Praktyka jasno pokazuje, że niekontrolowanie rozliczeń finansowych z klientami sprowadza na przedsiębiorstwo kłopoty z zatorami płatniczymi włącznie. To podkopuje każdy biznes. Czym jest monitoring płatności i jak go stosować?

Co to jest monitoring płatności?

Nieterminowe płatności to udręka każdej osoby, która prowadzi własną firmę. Trudni kontrahenci potrafią przyczynić się do braku wystarczających środków na własne wydatki czy uregulowanie zobowiązań, a w najgorszym przypadku stać się przyczyną bankructwa.

Gdy już dojdzie do zahamowania i samowoli wśród płatników, ciężej będzie wyprowadzić firmę z kryzysu. Dlatego warto zapobiegać i jak najszybciej wdrożyć działania prewencyjne. Należy do nich między innymi monitorowanie należności. Czym ono właściwie jest?

Celem tego narzędzia jest minimalizacja ryzyka opóźnień w spłacie oraz utrzymanie stabilności finansowej przedsiębiorstwa. Głównie chodzi o to, by nadzorować należności w taki sposób, żeby nie dopuścić do braku zapłaty za towar lub usługę. 

Liczy się w tym przypadku czas, więc im szybciej usługa monitoringu płatności zostanie przez Ciebie wdrożona (najlepiej zaraz po wystawieniu faktury), tym efektywniej będziesz zarządzać płynnością finansową. 

Jak działa monitoring płatności?

Monitoring płatności wykorzystuje się w jednym celu, a jest nim poinformowanie danego kontrahenta o zbliżającym się terminie zapłaty. 

Jeśli klient nie ureguluje rachunku, pora na kolejnym etap, a mianowicie przekazanie mu informacji upływie terminu płatności na fakturze i ponaglenie do niezwłocznej zapłaty.

Jak można przypomnieć o terminach płatności?

Wspominaliśmy już, że przypomnienie o terminie płatności musi być uprzejme i nieatakujące. Jednocześnie musisz pamiętać, aby brzmiało ono konsekwentnie i informowało kontrahenta o dalszych krokach w przypadku zignorowania ponaglenia. 

Kiedy korzystasz z usługi monitoringu płatności, samodzielnie ustalasz z firmą zewnętrzną, w jaki sposób powinna ona kontaktować się z Twoimi klientami.

Możne to zrobić na wiele sposobów, a w nich:

• SMS,
• kontakt telefoniczny,
• e-mail,
• poczta tradycyjna,
• wysłanie pisemnego wezwania do zapłaty.

Firma bez monitoringu należności – zagrożenia

Brak monitoringu płatności może nieść ze sobą opłakane skutki dla przedsiębiorców. 

Jeśli nie będziesz kontrolować rozliczeń finansowych, mogą spotkać Cię przykre konsekwencje, takie jak:

— rozpieszczenie płatników, czyli przyzwyczajenie ich do dokonywania płatności długo po tym, kiedy minie termin płatności,

—  otrzymywanie należnych pieniędzy z dużym opóźnieniem, co wiąże się z powstaniem poważnych zatorów płatniczych,

— kumulacja niezapłaconych faktur, gdyż nie będziesz wiedzieć, kiedy zacząć windykować dłużnika.

W związku z tym monitoring należności powinien stanowić normalną praktykę w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości czy liczby wystawianych faktur. 

Narzędzie to pozwoli trzymać w ryzach majątek Twojego przedsiębiorstwa. 

Sprawdź 3 sposoby na: zatory płatnicze w Twojej firmie

Zalety nadzorowania płatności

Do rozwoju biznesem najlepiej podejść holistycznie. To oznacza, że strategia i działanie powinny zostać oparte na spojrzeniu na firmę jako na całość, gdzie każdy element współgra ze sobą i zależy od pozostałych.

Funkcjonowanie firmy uzależnione jest od sprzedaży, a więc i przychodu, który jeśli jest terminowy, zapewnia płynność finansową. 

To dość utopijny scenariusz, który choć realny, to wcale nie taki łatwy do spełnienia. 

Monitoring faktur może jednak w tym bardzo pomóc.

Jakie korzyści wiążą się z monitoringiem płatności?

• zidentyfikowanie problematycznych płatników;
• usprawnienie i przyspieszenie przepływu środków z wystawionych faktur;
• pełna kontrola nad rozliczeniami kontrahentów;
• zdyscyplinowanie płatnicze klientów;
• oszczędność pieniędzy związana z ograniczeniem wydatków na windykację należności;
• utrzymanie porządku w dokumentacji;
• utrzymanie płynności finansowej;
• budowa wizerunku wiarygodnej i profesjonalnej firmy;
• ochrona przed zatorami płatniczymi.

Koncepcja kontrolowania płatności jest łatwa do zapamiętania – wykrywaj wcześnie i zduś w zarodku. Gdy tylko pojawi się najmniejsze opóźnienie w spłacie, od razu reaguj.

Jak zacząć monitorować płatności?

Monitoring płatności w firmie zazwyczaj należy do jednego z wielu zadań biur czy działów księgowych. 

Osoby, które zajmują się księgowością, mają doświadczenie i wiedzą, w jaki sposób trzymać pieczę nad nawykami płatniczymi kontrahentów.

Nie znaczy to, że monitoringu płatności nie można wdrożyć w prostszy i bardziej zoptymalizowany sposób.

Powodem jest fakt, że samo nadzorowanie płatności potrafi zająć niezwykle dużo czasu oraz wymaga odpowiednich umiejętności i narzędzi  

Bez fachowego wsparcia często jest to po prostu niewykonalne. Dotyczy to zwłaszcza mikro i małych firm, które nie mają tylu pracowników i pracowniczek, którym można zlecić monitoring.

Firma faktoringowa

I tu przechodzimy do sedna – otóż są na rynku firmy zewnętrzne, które oferują m.in. usługę monitoringu płatności.

To właśnie dzięki nim przedsiębiorstwo otrzymuje kompleksową obsługę finansów, dzięki której firma spokojnie może dalej się rozwijać.

Firmy faktoringowe są tego przykładem. W ich ofercie znajdziemy nie tylko monitoring płatności, ale i również:

• skup faktur (dostajesz pieniądze z faktur niemalże od razu po ich wystawieniu),
• weryfikację kontrahentów,
• windykację należności.

Sprawdź: Finansowanie dla firm – 8 najlepszych źródeł pozyskania pieniędzy

Firma windykacyjna

Czynności monitorujące mogą być szczególnie trudne do realizowania wśród przedsiębiorstw, które posiadają wielu kontrahentów i obracają dużą sumą należności. 

Dlatego kolejną firmą, której warto powierzyć los swoich należności, jest firma windykacyjna. 

Niektóre z nich do swoich usług zaliczają działania prewencyjne, czyli monitorowanie płatności, a gdy to nie przyniesie skutku – odzyskują pieniądze od dłużnika w imię swojego klienta.

Podmioty te mają na swoim koncie miliony odzyskanych pieniędzy w ramach windykacji należności, więc doskonale wiedzą, jakie sposoby wykorzystać w celu ściągnięcia długu.

Nie ma znaczenia, czy będzie to firma windykacyjna, czy faktoringowa, podmiot zewnętrzny zawsze wzbudzi respekt wśród nawet najtrudniejszych płatników.

Ma to przełożenie na większą skuteczność i efektywność podjętych czynności monitorujących czy windykacyjnych.