Koszty windykacji — ile realnie trzeba zapłacić?

Windykacja jak każda usługa ma swoją cenę. Jej koszta zależą od kilku czynników, dlatego tak trudno znaleźć rzetelne informacje na ten temat. Stworzyliśmy szczegółowy przewodnik po kosztach windykacji, który pomoże Ci dokładnie zrozumieć je na każdym jej etapie, od polubownej poprzez drogę sądową, aż do egzekucji komorniczej. Dowiesz się, na jakie opłaty musisz się przygotować i czy możesz liczyć na ich zwrot. Przekonaj się, że proces windykacyjny nie jest aż tak skomplikowany, jak na pierwszy rzut oka może się wydawać.

Jakie opłaty pobiera firma windykacyjna?

Firmy i kancelarie windykacyjne pobierają prowizję w wysokości od około 5% do aż 30% od kwoty, którą chcemy odzyskać. Pozwalają one pokryć koszty dochodzenia należności zarówno na początku, w ramach windykacji miękkiej, jak i później, przed sądem. Oczywiście wysokość opłat będzie różnić się w zależności od rozmaitych czynników. Zdarza się, że firma windykacyjna pomaga również obciążyć dłużnika kosztami windykacji. Coraz powszechniejsza jest też praktyka tak zwanych opłat sucess fee, to znaczy, że firma pobiera wynagrodzenie z kwoty, którą udało się odzyskać w postępowaniu windykacyjnym. 

Opłata wstępna za podpisanie umowy z windykatorem

Zagłębiając się w koszty windykacji, nie można zapomnieć o opłatach wstępnych, które pobierane są przez firmy już na samym początku. Warto wspomnieć, że są przedsiębiorstwa, które zrezygnowały z tej praktyki na rzecz wyższej prowizji. Opłatę wstępną uiszcza na ogół wierzyciel, a jej wysokość różni się w zależności od windykatora. Mieści się w przedziale od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Przed podpisaniem umowy upewnij się, że znasz wszystkie koszty. Unikniesz dzięki temu nieprzyjemnych niespodzianek.

Ile wynosi prowizja firmy windykacyjnej i od czego zależy?

Prowizja za skuteczną windykację zaczyna się od około 5%, a kończy w okolicach 30% całej k woty. Jest to całkiem spory przedział, dlatego warto wiedzieć, jakie czynniki są brane pod uwagę:

1. Firma windykacyjna — prowizje różnią się w zależności od polityki konkretnych firm, podobnie jak w przypadku innych usług, wybieramy tę, która ma odpowiednią renomę i dobre opinie. Trzeba też pamiętać, by zapoznać się ze szczegółami oferty i stylem działania danej firmy. 
2. Wysokość długu — prowizja jest też zależna od wysokości długu. Firmy dochodzące swoich należności przewyższających standardowe kwoty mogą liczyć na niższą prowizję, a te, które szukają wsparcia w odzyskaniu mniejszych sum, muszą być gotowe na wyższy procent.
3. Czas od terminu zapłaty — to ile czasu minęło od wyznaczonego w dokumentach terminu zapłaty, również jest kluczowe, im szybciej zaczniemy dochodzić swoich roszczeń w postępowaniu windykacyjnym, tym większa szansa, że uda nam się odzyskać pieniądze.
4. Informacje o dłużniku — windykowane przedsiębiorstwo również ma znaczenie. Na wysokość prowizji wpływa także to, kim jest dłużnik, na jakim terenie działa, czy jest to firma krajowa, czy zagraniczna oraz jaka jest jej kondycja finansowa. Znaczenie ma również to czy dłużnik był już wcześniej windykowany oraz, czy jest znany na rynku z zaległości.
5. Historia współpracy — wysokość prowizji zależy również od historii współpracy wierzyciela i firmy windykacyjnej, w niektórych firmach stali klienci mogą liczyć na obniżenie prowizji i lepsze warunki współpracy.

Indywidualne podejście firm windykacyjnych do klienta

Większość firm windykacyjnych swoją ofertę dostosowuje do konkretnego klienta. Jest to praktyka jak najbardziej zrozumiała, jeśli weźmiemy pod uwagę powyższe czynniki. Dlatego tak trudno odpowiedzieć jednoznacznie na pytanie "ile kosztuje windykacja?".

Dzięki naszej porównywarce firm windykacyjnych znajdziesz ofertę najlepiej dopasowaną do Twoich potrzeb. Wystarczy, że odpowiesz na kilka pytań i na tej podstawie przedstawimy Ci najlepsze i dopasowane do Ciebie rozwiązania. Skorzystanie z porównywarki jest nie tylko szybkie i intuicyjne, ale również całkowicie bezpłatne.

Co się składa na koszty odzyskiwania należności?

Koszty windykacji, inaczej koszty odzyskiwania należności to zbiór opłat różnej wysokości. Choć wydaje się, że korzystając z usług firmy windykacyjnej, płacimy wysoką cenę, to dochodząc swoich praw samodzielnie, również poniesiemy spore koszty. Warto pamiętać, że płacimy również za doświadczenie i umiejętności osób prowadzących naszą sprawę.

Firmy w ramach opłaty prowizyjnej wykonują różne działania z zakresu windykacji polubownej i sądowej. Oczywiście wszystko zależy od konkretnej oferty przygotowanej dla Ciebie. Zdarza się, że w prowizji firmy zawierają się opłaty sądowe, koszty wpisu do baz dłużników, takich jak KRD, BIG. BIK czy inne, za które wierzyciel musiałby zapłacić we własnym zakresie.

Należy pamiętać, by dokładnie zapoznać się z umową i wiedzieć jakie koszty windykacji będą pokryte z prowizji, a jakie wiążą się z opłatami dodatkowymi. Dodatkowo windykacja należności z profesjonalną firmą lub kancelarią prawną idzie w parze z większą skutecznością niż samodzielne działania w tym zakresie.

Powyżej przedstawiliśmy koszty windykacji polubownej, jednak gdy ona nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, konieczne jest sięgnięcie po silniejsze argumenty.

Ile kosztuje windykacja sądowa (twarda)?

Firmy windykacyjne deklarują, że od 50, aż do 80% spraw rozwiązują bez konieczności wkraczania na ścieżkę prawną. Choć zdecydowana większość z tych kierowanych do firm windykacyjnych rozwiązywana jest na etapie polubownym, zdarza się, że konieczne jest wszczęcie sprawy sądowej. 

Obecnie nawet tak poważne sprawy można uregulować przez internet. Dochodzenie należności w sądzie elektronicznym to nie tylko wygodne, ale i tańsze rozwiązanie, niż prowadzenie sprawy w trybie tradycyjnym. Warto jednak zaznaczyć, że Europejskie Postępowanie Upominawcze trwa tylko do pojawiania się sporności. Jeśli dłużnik wniesie sprzeciw, sprawa trafia do sądu tradycyjnego.

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze w e-sądzie

Przypomnienia, monity ani przedsądowe wezwanie do zapłaty należności nie przyniosły oczekiwanego efektu? Czas mija, a im bardziej należność jest przeterminowana, tym trudniej ją odzyskać. W przypadku, gdy windykacja polubowna nie była skuteczna, należy zgłosić sprawę do e-sądu.

W ramach windykacji sądowej składa się pozew drogą elektroniczną. W tym celu należy wykonać szereg czynności:

• Przygotowanie dokumentów — proces sądowy przeprowadzany sposób elektroniczny jest szybki i nie ma zbyt wiele czasu na dosyłanie dodatkowych informacji w trakcie jego trwania. Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty. Warto mieć nie tylko zaległą fakturę, czy umowę, ale również wydruki potwierdzające działania mające za zadanie przeciwdziałać nadmiernym opóźnieniom. Mogą to być wydruki SMS-ów, rozmów prowadzonych przy użyciu komunikatorów czy maile. Konieczne jest też przygotowanie dowodu dostarczenia dłużnikowi przedsądowego wezwania do zapłaty.
• Konto w EPU — Elektroniczne Postępowanie Upominawcze przeprowadzisz przy pomocy konta w systemie. Działań prawnych przed e-sądem możesz dokonywać samodzielnie, jeżeli czujesz się na siłach, lub przy pomocy wyspecjalizowanych pełnomocników z firm i kancelarii windykacyjnych.
• Opisanie dowodów i przygotowanie uzasadnienia — w sądzie wymagane jest szczegółowe przedstawienie sprawy. Opisuje się cały proces, od zawarcia umowy, aż po ostatnie wezwanie do zapłaty. Przedsiębiorstwa korzystające z usług firmy windykacyjnej, mogą liczyć, że jej przedstawiciel zrobi to za Ciebie.
• Wniesienie opłaty do EPU — kwota opłaty w EPU stanowi zaledwie 1/4 kwoty opłaty wnoszonej w tradycyjnym sądzie. Uzależniona jest ona ściśle od kwoty, jaką jest Ci winien dłużnik. Minimalnie jest to 30 zł, a im wyższa jest suma zadłużenia, tym więcej musisz zapłacić.
• Oczekiwanie na decyzję sądu — czas oczekiwania na decyzję waha się w zależności od ilości spraw rozstrzyganych w danym czasie, nie powinien jednak przekraczać trzech miesięcy. Jeśli sprawa nie budzi wątpliwości, uzyskuje się sądowy nakaz zapłaty, który sąd dostarcza pozwanemu.
• Jeśli e-sąd nie przychyli się do wniosku wierzyciela, możliwe jest ponowne złożenie sprawy w sądzie tradycyjnym. Tym razem opłata za wpis będzie wynosiła 100% kwoty opisanej w ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Powyżej 20 000 zł koszty w tradycyjnym sądzie stanowią 5% całej kwoty sporu, a koszty EPU również w tym przypadku są pomniejszone i wynoszą 1,25%.

Opłatę można odzyskać. Sąd zatwierdzając roszczenie wierzyciela, zazwyczaj zasądza jej zwrot na jego korzyść. Zdarza się, że firma windykacyjna opłaca proces z prowizji i to ona przejmuje później dla siebie wszelkie koszty odzyskiwania należności.

Odpłatne świadczenie usługi reprezentacji wierzyciela przed sądem

W toku windykacji sądowej warto wspomagać się doświadczeniem prawników wyspecjalizowanych w sprawach finansowych. Doświadczenie firm zajmujących się na co dzień dochodzeniem roszczeń finansowych przed sądami jest bezcenne i pozwala uniknąć niepotrzebnych błędów.

Jeśli zgodnie z wolą wierzyciela uprawnienia do odzyskania zaległej kwoty są przenoszone na firmę windykacyjną, musisz liczyć się z kosztami reprezentacji. Wszystkie szczegóły i opłaty takiej firmy są wyszczególnione w umowie, dlatego zwróć na nie szczególną uwagę już na początku współpracy.

Opłata za zabezpieczenie majątkowe

Niektóre firmy decydują się na zabezpieczenie majątkowe. Oznacza to w praktyce ustanowienie przymusowego zabezpieczenia hipotecznego obejmującego majątek dłużnika. Wiąże się to z obowiązkiem uiszczenia opłaty w wysokości 100 zł. Opłata ta wynika z ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Dz. U. 2005 Nr 167 poz. 1398 USTAWA z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych

DZIAŁ 5

Wysokość opłat w postępowaniu zabezpieczającym

Art. 68. Opłatę stałą w kwocie 100 złotych pobiera się od wniosku o:

1) udzielenie, zmianę lub uchylenie zabezpieczenia roszczenia;

2) wydanie, zmianę, uchylenie, stwierdzenie wygaśnięcia, zmianę wykonania, ograniczenie wykonania lub zakończenie wykonania europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym;

3) uzyskanie informacji o rachunku bankowym, o którym mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 655/2014 z dnia 15 maja 2014 r. ustanawiającym procedurę europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym w celu ułatwienia transgranicznego dochodzenia wierzytelności w sprawach cywilnych i handlowych (Dz. Urz. UE L 189 z 27.06.2014, str. 59).

Zabezpieczenie majątkowe nie jest obowiązkowym punktem windykacji sądowej, można go rozważyć w przypadku gdy istnieją przesłanki, że dłużnik nie zapłaci (np. już trwa inne postępowanie komornicze), mimo decyzji sądu, a firmie zależy na szansie odzyskania pieniędzy. 

Kolejną opłatą, która czeka na wierzyciela, jest koszt nadania klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu. Dzięki temu będzie możliwe skuteczne rozpoczęcie procesu windykacji należności z konta bankowego dłużnika lub innych aktywów majątkowych.

Egzekucja komornicza — ile kosztuje wierzyciela?

Windykacja należności kończy się w momencie, w którym dłużnik zapłaci zaległą kwotę, odsetki przysługujące wierzycielowi i zasądzone koszty dochodzenia należności. Może się to wydarzyć na dowolnym etapie postępowania windykacyjnego. Jeśli pomimo korzystnego orzeczenia Sądu, wierzyciel nie doczekał się zapłaty od dłużnika, należy wszcząć postępowanie komornicze.

Egzekucja komornicza to ostateczny etap windykacji. Jeśli decyzja sądu jest dla Ciebie korzystna, a dłużnik nie płaci dobrowolnie, możesz zgłosić się go elektronicznej egzekucji długów. Wystarczy wypełnić w systemie krótki wniosek egzekucyjny i uiścić wymaganą opłatę (którą również można odzyskać od dłużnika). Wysokość opłaty komorniczej reguluje ustawa z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych. Uzależniona jest ona od kwoty długu i wynosi 10% odzyskanego świadczenia. Pamiętaj, że możesz liczyć na rekompensatę kosztów windykacji.

Opłata komornicza nie może być jednak niższa niż 200 zł (w przypadku egzekucji z rachunku bankowego, wynagrodzenia lub świadczeń z zabezpieczenia społecznego) lub 300 zł jeśli egzekucja prowadzona jest z innych zasobów.

Opłata zmniejsza się w dwóch przypadkach:

• do 5% kwoty roszczenia, jeśli nastąpi umorzenie postępowania egzekucyjnego na wniosek wierzyciela,
• do 3% kwoty roszczenia (ale nie mniej niż 150 zł) jeśli dłużnik ureguluje należność w ciągu miesiąca od odebrania pisma o wszczęciu postępowania egzekucyjnego.

Więcej przepisów opisuje Ustawa z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych

Kto ponosi koszty windykacji?

Sam proces windykacji rozpoczyna się dlatego, że firma, chce odzyskać pieniądze, które się jej bezsprzecznie należą. Dlatego zrozumiała jest niechęć wierzycieli do ponoszenia kosztów windykacji polubownej czy sądowej. Warto wiedzieć, że windykacja na koszt dłużnika jest jak najbardziej możliwa. Wszystko zależy od szczegółów umowy zawieranej między wierzycielem a firmą lub kancelarią windykacyjną. Pamiętaj również, że dochodząc swoich spraw przed sądem samodzielnie, musisz liczyć się z opłatami za formalności.

Należy przygotować się na to, że wszystkie pojawiające się po drodze koszty firma musi regulować na bieżąco. Na zwrot pieniędzy i pokrycie ich z majątku dłużnika można liczyć dopiero po decyzji sądu.

Bezpłatne metody odzyskania długu

Zanim firma zdecyduje się na płatne rozwiązania, warto rozważyć bezpłatne metody odzyskiwania długu. Firma, która nie otrzymała zapłaty za określony towar, czy usługę w terminie określonym na fakturze nie musi od razu kierować sprawy do windykacji. Ważne, aby nie zwlekać z działaniami, które można wykonać na własną rękę. Nasz dłużnik mógł zapomnieć o należności, lub nie wykonać przelewu z równie błahego powodu. Zanim wkroczysz na profesjonalną ścieżkę, przypomnij mu o fakturze, której dotąd nie opłacił. Jest szansa, że odzyskasz swoje pieniądze szybciej, niż myślisz.

W jaki sposób przypominać o należności dłużnikowi?

Sposobów o przypomnieniu o należności i jednocześnie przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom jest tyle, ile kanałów komunikacji firma ma z klientem. Można zrobić to:

• telefonicznie,
• listownie,
• mailowo,
• osobiście,
• przez komunikatory online.

Ważne, by podczas kontaktu poruszyć sprawę zadłużenia, przypomnieć o należności. Można zapytać o powód nieuiszczenia opłaty na czas i o plany związane z uregulowaniem należności za fakturę. Choć dłużnicy czasami celowo nie płacą i zwodzą wierzycieli, są również losowe sytuacje, które warto wziąć pod uwagę, szczególnie jeśli czas od upłynięcia terminu zapłaty nie jest długi. 

Możesz również rozważyć wysyłkę monitów i przedsądowego wezwania do zapłaty. Warto pamiętać, że wezwanie do zapłaty, choć jest elementem windykacji polubownej, jest wymagane przez sąd. W przypadku pominięcia tego kroku i wkroczenia od razu na drogę prawną firma będzie musiała to rzetelnie uzasadnić. Gdy firma wykorzystała już wszystkie darmowe rozwiązania i nie przyniosły one oczekiwanych skutków, warto zwrócić się o pomoc do profesjonalistów.

Pamiętaj, że prawo się zmienia! Powyższy artykuł powstał na podstawie informacji, które były aktualne w momencie jego publikacji i ma charakter informacyjny.