Brak zapłaty za fakturę

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z niemałym wysiłkiem. Właściciele firm muszą nieustannie dokładać wszelkich starań, aby interes szedł, jak należy. Zarządzając wierzytelnościami, czasami zdarza się, co naturalne, popełniać błędy, których skutkiem będzie brak zapłaty za fakturę. O tym, co robić, aby zapobiec zatorom płatniczym, przeczytasz w poniższym artykule.

Brak zapłaty za fakturę – co robić?

Zachodzenie transakcji między przedsiębiorcą a kontrahentem jest warunkiem koniecznym dla płynnego funkcjonowania każdej firmy.

Niezależnie od tego, czy wystawienie faktury dotyczy wykonanej usługi, czy sprzedanego towaru, przedsiębiorcy należy się zapłata w ustalonej wysokości.

Jednakże problem pojawia się wówczas wtedy, kiedy klient nie dokonuje spłaty zobowiązania na czas lub w ogóle. Co zrobić w takiej sytuacji?

Współpraca z firmą windykacyjną

Z perspektywy dochodzenia roszczeń przez wierzyciela kluczowe jest to, aby jak najszybciej rozpocząć działania windykujące dłużnika. Najskuteczniejszym rozwiązaniem zawsze będzie zlecenie tego zadania kancelariom lub firmom, które specjalizują się w tej dziedzinie.

Etapy windykacji należności:

• windykacja polubowna,
• postępowanie sądowe,
• postępowanie egzekucyjne.

Następują one kolejno po sobie, w zależności od tego czy i w którym momencie dłużnik postanowi rozliczyć się z wierzycielem.

Trzeba podkreślić, iż podmioty zawodowo trudniące się w odzyskiwaniu pieniędzy mają rozmaitych narzędzi, zapewniających efektywne rezultaty oraz indywidualne podejście do każdej sprawy.

Windykacja polubowna

W momencie kiedy kontrahent nie dotrzymał terminu płatności wystawionej faktury, w pierwszej kolejności należy obowiązkowo podjąć się czynności z zakresu tzw. windykacji miękkiej.

Polega ona na zdeterminowaniu osoby zadłużonej do spełnienia roszczenia. Wierzyciel może zdecydować się w jej ramach na następujące kroki:

• przypomnienie o konieczności zapłaty,
• wezwanie do zapłaty,
• wpis dłużnika do rejestru osób zadłużonych biura informacji gospodarczej,
• negocjacje z dłużnikiem,
• windykacja terenowa.

Celem tego modelu jest zminimalizowanie kosztów windykacji oraz ustalenie dogodnych warunków spłaty zarówno dla wierzyciela, jak i dla dłużnika, proponując np. rozłożenie należności na raty.

Windykacja sądowo-egzekucyjna

W obliczu zignorowania przez dłużnika metod polubownych, co oznacza dalsze istnienie zaległości w postaci niezapłaconej faktury, pozostaje jak najszybciej skierować sprawę na drogę postępowania sądowego.

W chwili złożenia pozwu o zapłatę swój bieg rozpoczyna windykacja sądowa.

Celem wytoczenia sprawy w sądzie przeciwko dłużnikowi jest uzyskanie tytułu egzekucyjnego, czyli nakazu zapłaty lub wyroku.

Aby jednak przejść do egzekucji komorniczej, niezbędne jest bowiem nadanie przez sąd wspomnianemu wcześniej tytułowi egzekucyjnemu klauzuli wykonalności.

Przeczytaj również: Postępowanie egzekucyjne

Najczęstsze błędy popełniane przez wierzycieli

Ogólna zasada głosi, iż lepiej jest zapobiegać niż leczyć, dlatego znacznie opłacalniej dla właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw będzie skoncentrowanie się na prewencji.

Warto zatem zastanowić się, czy piętrzące się nieopłacone faktury nie są przypadkiem wynikiem któregoś z poniższych błędów, a jeśli tak — należałoby rozważyć jak je w praktyce zlikwidować.

1. Niepotwierdzenie transakcji dokumentami

Kardynalnym wręcz błędem ze strony właścicieli firm jest zawieranie transakcji bez poświadczenia ich odpowiednimi dokumentami. Potrafi to w znacznym stopniu opóźnić lub, co gorsza, uniemożliwić odzyskanie pieniędzy.

Mamy tu na myśli przede wszystkim handel towarem czy świadczenie usług bez udokumentowania tego faktu, np. fakturą. Znamiennym zaniedbaniem będzie także brak protokołu zdawczo-odbiorczego czy dokumentu WZ.

Najczęściej wynika to z nadmiernego zaufania, jakim wzajemnie darzą się przedsiębiorcy oraz z przeświadczenia, iż przecież „umowa ustna to też umowa”. Jednakże w przypadku ewentualnego procesu argument ten nie jest dla sądu wystarczająco przekonujący.

Problematyka, związania z nieudokumentowaniem wierzytelności polega na tym, że w przypadku braku zapłaty przez klienta, umowę ustną ciężko potraktować jako materiał dowodowy, w związku z czym dochodzenie roszczeń na drodze sądowej staje się mocno utrudnione.

2. Odkładanie windykacja "na później"

Niezapłacone faktury, których termin płatności minął, sprawiają, że niejednemu przedsiębiorcy osuwa się grunt pod nogami. Niestety wielu z nich maksymalizuje swoje straty, odwlekając windykację dłużnika w czasie.

Motywów takiego postępowania może być wiele, np.:

• nadmiarowe zaufanie do kontrahenta;
• chęć podtrzymania dobrych relacji z dłużnikiem;
• niewiedza na temat procesu ściągania należności;
• natłok pracy i obowiązków;
• przekonanie o posiadaniu sporej ilości buforu czasowego.

Prokrastynacja zdarza się każdemu z nas, lecz w biznesie jest to szczególnie szkodliwy obyczaj. Powiedzenie „czas to pieniądz” ma w tym przypadku szczególne odzwierciedlenie.

Nieprzestrzeganie terminu płatności przez kontrahenta jest odpowiednim powodem do niezwłocznego zainicjowania względem niego działań windykacyjnych. Szybka reakcja zwiększa szanse na to, że wierzycielowi uda się odzyskać pieniądze.

Dlaczego nie warto czekać z windykacją długów?

— dług może ulec przedawnieniu,

— dłużnik, spodziewając się egzekucji komorniczej, może ukryć swój majątek,

— sytuacja finansowa dłużnika ulegnie pogorszeniu, w przypadku gdy inni wierzyciele, szybciej podejmą się wobec niego procedury ściągnięcia długu,

— ryzyko zagubienia lub zniszczenia dokumentacji potwierdzającej transakcję,

— z czasem dostęp do świadków transakcji może stać się utrudniony, a ich pamięć ulega zatarciu.

Zwlekanie z podjęciem czynności mających na celu ściąganie należności z każdym dniem coraz bardziej podkopuje szanse wierzyciela na jej odzyskanie.

3. Niekonsekwencja

Stanowczość i konsekwencja sprzyjają udanym relacjom zawodowym. W transakcjach handlowych wybrzmiewa to wyjątkowo mocno, ponieważ od tego zależy, czy kontrahenci będą traktowali nas poważnie.

Zwykle zbyt wielu wierzycielom odzyskiwanie długu kojarzy się z obraniem bezwzględnego i bojowego nastawienia w kierunku dłużnika. Nieustępliwie informują więc o dotkliwych konsekwencjach braku zapłaty roszczenia, których jednak później nie egzekwują.

W biznesie nie można pozwolić sobie na wypowiadanie słów bez pokrycia, albowiem stajemy się w oczach kontrahentów po prostu niewiarygodni.

Jeżeli przykładowo mówimy dłużnikowi, że niespłacenie należności w przeciągu 10 dni roboczych skutkować będzie wpisem do rejestru dłużników biura informacji gospodarczej lub wystawieniem długu na giełdzie wierzytelności — to obietnic swoich zawsze dotrzymujemy.

4. Samodzielna windykacja

W sytuacji gdy klient nie płaci faktury za sprzedany towar lub wykonaną usługę, niektórzy wierzyciele postanawiają wziąć sprawy w swoje ręce i sami windykować płatnika, polegając w głównej mierze na swojej intuicji.

Chyba nie trzeba wspominać o tym, że intuicja bywa zawodna, zwłaszcza w interesach.

Co prawda na pierwszy rzut oka rozwiązanie to wydaje się stosunkowo tanie, a ponadto nad przebiegiem całego procesu czuwa wierzyciel, sprawując nad nim pełną kontrolę. Czy aby na pewno tak jest?

Windykacja należności do prostych nie należy. Aby przeprowadzić ją skutecznie, obligatoryjne jest posiadanie wiedzy z zakresu prawa i finansów, a ponadto nie obejdzie się bez wyszlifowanych umiejętności interpersonalnych w kontakcie z nierzetelnym kontrahentem.

Znaczna część przedsiębiorców nie dysponuje powyższym, w związku z czym ich działania nie spotykają się z oczekiwanym efektem, a koszty windykacji dodatkowo obciążają ich budżet.

Mając to wszystko na uwadze, najkorzystniej będzie zlecić odzyskanie długów firmom lub kancelariom, które ściągają należności w sposób fachowy i profesjonalny.

Porównaj oferty najlepszych firm windykacyjnych

5. Brak zaangażowania

Kolejnym błędem w zarządzaniu wierzytelnościami jest oczekiwanie, iż organy państwowe zrobią wszystko, aby odzyskać należność przy jednoczesnym braku zaangażowania ze strony wierzyciela.

1 stycznia 2019 r. uchwalona została Ustawa z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych, niemalże od razu wzbudzając w świecie egzekutorów ogromne kontrowersje.

Podczas przeprowadzania społecznych konsultacji dotyczących utworzenia nowych przepisów, zwrócono uwagę na spore ograniczenia, którym poddani zostali komornicy, związujące im poniekąd ręce w wielu kwestiach, a co za tym idzie — obniżające skuteczność pracy.

Teoretycznie przymus państwowy jawi się jako silnie mobilizujący dłużnika do spłaty roszczenia środek. W rzeczywistości jego efektywność blaknie w obliczu braku aktywnego udziału wierzyciela w całej procedurze.

Co znaczące, samo uzyskanie przez sąd tytułu wykonawczego, a następnie złożenie wniosku o wszczęcie egzekucji u komornika nie daje gwarancji odzyskania należności.

Zamiast w całości polegać na sądzie czy komorniku, zdecydowanie warto zaangażować się w proces ściągania długu już na etapie polubownym. Jeżeli jednak z jakichkolwiek powodów wierzyciel nie jest w stanie operatywnie uczestniczyć w procesie, doskonałą alternatywą będzie zlecenie windykacji od A do Z wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej.

Zwiększyć szanse na to, by sprzedawca otrzymał zaległą kwotę, można:

• składając wniosek o orzeczenie zakazu prowadzenia działalności gospodarczej przez dłużnika;
• ustanawiając hipotekę przymusową;
• ustalając kontrahentów zadłużonego;
• kompletując materiał dowodowy do postępowania karnego;
• ustalając wierzytelność we wniosku o wszczęcie egzekucji komorniczej;
• składając skargę pauliańską.

6. Sprzedaż wierzytelności

Mówiąc o niedotrzymywanych terminach zapłaty przez kontrahentów, nie sposób nie wspomnieć o błędzie polegającym na traktowaniu sprzedaży wierzytelności jako remedium na wszelkie problemy.

Dlaczego postawa ta bywa zgubna? Otóż przede wszystkim z takiego powodu, że podaż wierzytelności na giełdzie długów jest odwrotnie proporcjonalna do popytu.

Oznacza to, iż ilość wystawionych na sprzedaż długów jest kolosalna w porównaniu do ilości potencjalnie zainteresowanych nabywców.

Chcielibyśmy również położyć akcent na spore utrudnienie sprzedaży w przypadku obsługi wierzytelności:

• mocno przeterminowanej,
• w przypadku której podjęta została nieskuteczna próba egzekucyjna,
• przedawnionej, niewymagalnej i spornej,
• gdzie brak jest oświadczenia dłużnika o uznaniu długu,

a także na trudność w sprzedaży długu, gdy osoba zadłużona nie posiada majątku, który można spieniężyć.

Dowiedz się więcej: Giełda długów

Windykacja faktury bez podpisu

Obecnie obowiązujące prawo pozwala na windykację faktury bez podpisu, ponieważ w dalszym ciągu jest ona dokumentem stwierdzającym należność. Dużo łatwiej jednak dochodzi się swoich należności w przypadku, gdy kontrahent potwierdził wykonaną usługę, czy zakup towaru Jeśli Wasze kontakty mają charakter internetowy i nie spotykacie się osobiście, wystarczy, że po przesłaniu faktury mailem poprosisz o potwierdzenie jej otrzymania, mail zwrotny lub SMS. Możesz również umówić się z kontrahentem, że po otrzymaniu faktury wydrukuje ją, podpisze i prześle skan z powrotem do Ciebie. Jest to coraz rzadsza praktyka, ale dzięki temu masz mocny dowód do przedstawienia w sądzie, a w niektórych przypadkach również korzystniejsze warunki windykacji.

Odzyskaj pieniądze od dłużnika