CashFix arrowWiedza arrowWydluzenie terminu platnosci faktury

Wydłużenie terminu płatności faktury – wady, zalety i formalności

wydłużenie terminu płatności faktury
Wystawiasz faktury z odroczonym terminem płatności — porównaj firmy faktoringowe

Wydłużenie terminu płatności faktury to rozwiązanie, po które firmy sięgają coraz częściej – zarówno z inicjatywy sprzedawcy, jak i kupującego. Dłuższy termin zapłaty może poprawić relacje biznesowe i zapewnić większą elastyczność finansową, ale jednocześnie wiąże się z określonym ryzykiem. Warto wiedzieć, kiedy taka praktyka jest bezpieczna i jak ją sformalizować. Poznaj rozwiązanie przydatne przy odroczonych płatnościach – faktoring, który pozwala w takich sytuacjach zachować płynność finansową. Dowiedz się jakie wady i zalety ma odroczenie terminu płatności i na czym tak naprawdę polega.

Czym jest wydłużenie terminu płatności faktury?

Wydłużenie terminu płatności faktury to porozumienie między sprzedawcą a nabywcą, które polega na przesunięciu daty wymagalności należności na późniejszy dzień, niż pierwotnie ustalono. Może to nastąpić zarówno przed wystawieniem faktury (w ramach ustaleń umownych), jak i po jej wystawieniu – na podstawie dodatkowych uzgodnień między stronami. Przesunięcie terminu płatności może dotyczyć całości lub części wierzytelności. Strony transakcji ustalają to między sobą.

Opinia eksperta

Odroczenie terminu płatności jest szczególnie popularne w relacjach B2B, gdzie klienci często negocjują dłuższe terminy zapłaty w celu poprawy swojej płynności finansowej. Standardowe terminy wynoszą zazwyczaj od 7 do 30 dni, ale w niektórych branżach spotykane są faktury z terminem płatności 60, 90, a nawet 120 dni.

Ekspert CashFix

Choć wydłużony termin może być elementem strategii handlowej, warto pamiętać, że oznacza on dla sprzedawcy dłuższe oczekiwanie na gotówkę. W takiej sytuacji pomocnym rozwiązaniem może być faktoring – usługa finansowa, dzięki której firma otrzymuje należność od razu po wystawieniu faktury. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie płynności bez konieczności rezygnowania z dłuższych terminów dla kontrahentów.

Znajdź firmę faktoringową

Przesunięcie terminu płatności bez uzasadnienia a konsekwencje

Choć wydłużenie terminu płatności może być w pełni zgodne z prawem i ustalone za obopólną zgodą, nie zawsze oznacza to, że jest uzasadnione ekonomicznie lub etycznie. W praktyce niektóre firmy wykorzystują swoją silniejszą pozycję rynkową, by wymuszać na dostawcach bardzo długie terminy zapłaty – 90, 120, a nawet 150 dni – nie z powodu realnych potrzeb finansowych, ale jako sposób na poprawę własnej płynności kosztem mniejszych partnerów.

Przykład

Duża sieć hurtowni handlowych uzgadnia z dostawcą żywności termin płatności 120 dni, mimo że sama rozlicza się ze swoimi klientami detalicznymi niemal natychmiast. Dla sieci oznacza to darmowy kredyt kupiecki, a dla małego dostawcy – ryzyko utraty płynności, konieczność zaciągania pożyczek i ograniczenie konkurencyjności.

Takie działania, mimo że formalnie uzgodnione, mogą naruszać zasady uczciwej konkurencji i stanowić tzw. nieuczciwe wykorzystanie przewagi kontraktowej. W Polsce tego typu praktyki podlegają kontroli przez UOKiK – zwłaszcza w sektorze rolno-spożywczym, gdzie obowiązują szczególne regulacje chroniące słabsze strony transakcji.

Wydłużony termin płatności powinien więc mieć realne i proporcjonalne uzasadnienie, a nie być narzędziem do budowania przewagi kosztem innych uczestników rynku. W przeciwnym razie może nie tylko prowadzić do utraty zaufania partnerów handlowych, ale też skutkować odpowiedzialnością administracyjną lub reputacyjną.

Odroczenie terminu płatności a podatki

Odroczenie terminu płatności faktury, choć nie zmienia wartości transakcji ani jej charakteru, może mieć wpływ na sposób rozliczeń podatkowych – zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Warto mieć świadomość, że dla celów podatkowych pod uwagę brany jest moment wykonania usługi lub dostawy towaru, a nie faktyczna zapłata.

Po stronie sprzedawcy najczęściej oznacza to obowiązek wykazania przychodu i podatku VAT w dacie wykonania świadczenia, niezależnie od tego, kiedy faktycznie nastąpi zapłata. Odroczenie terminu płatności nie przesuwa więc momentu powstania obowiązku podatkowego – sprzedawca musi odprowadzić VAT i wykazać przychód nawet wtedy, gdy płatność nadejdzie dopiero za kilka miesięcy.

Po stronie nabywcy odroczenie płatności wpływa z kolei na moment ujęcia kosztu uzyskania przychodu (w przypadku podatku dochodowego) oraz możliwość odliczenia VAT – tutaj również decydujące są przepisy o dacie wykonania usługi i dniu doręczenia dłużnikowi faktury dokumentującej dostawę towarów, lub wykonanie usług, a nie termin płatności.

Jeśli dłużnik nie zapłaci faktury w terminie 90 dni od dnia upłynięcia terminu, jest on zobowiązany do obliczania okresów korekt wskazanych w ustawie z dnia 11 marca 2024 o podatku od towarów i usług. (ustalenie okresu rozliczeniowego). Dłużnik musi skorygować odliczony wcześniej podatek, co automatycznie prowadzi do zwiększenia podstawy opodatkowania.

Ważne

Warto pamiętać, że przy wydłużonych terminach zapłaty zwiększa się ryzyko opóźnień i nieściągalności należności, co może rodzić dodatkowe konsekwencje podatkowe, jak np. konieczność skorygowania podatku należnego w przypadku niezapłaconych faktur (tzw. ulga na złe długi).

Dlatego przed wydłużeniem terminu płatności warto nie tylko zadbać o zgodne ustalenia z kontrahentem, ale też skonsultować się z księgowością lub doradcą podatkowym, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek przy rozliczeniach.

Wady i zalety odroczenia terminu płatności faktury

Oferowanie swoim kontrahentom dłuższego terminu zapłaty faktury to rozwiązanie, które może przynieść korzyści obu stronom transakcji handlowej, ale niesie też ze sobą pewne ryzyka. Wydłużenie czasu na zapłatę może poprawić relacje z klientem i ułatwić mu zarządzanie finansami, jednak dla sprzedawcy oznacza to dłuższe oczekiwanie na środki, a często również zwiększoną ekspozycję na ryzyko niewypłacalności kontrahenta i nieściągalności wierzytelności.

Zalety odroczenia terminu płatności:

  • Ułatwia klientowi utrzymanie płynności finansowej.
  • Może zwiększyć szansę na zdobycie lub utrzymanie kontraktu.
  • Buduje dobre relacje i zaufanie między partnerami handlowymi.
  • Działa jak forma „kredytu kupieckiego”, często bez dodatkowych kosztów dla nabywcy.
  • Może poprawić konkurencyjność oferty handlowej sprzedawcy.

Wady odroczenia terminu płatności:

  • Zwiększa ryzyko opóźnień w płatnościach lub całkowitej niewypłacalności klienta.
  • Pogarsza płynność finansową sprzedawcy i ogranicza jego zdolność do inwestowania.
  • Wymusza konieczność wcześniejszego rozliczenia podatków (np. VAT) mimo braku wpływu środków.
  • Może prowadzić do uzależnienia kontrahenta od preferencyjnych warunków.
  • Trudniej zaplanować przepływy pieniężne i kontrolować należności.
wydłużenie terminu płatności kiedy warto

Przesunięcie terminu płatności powinno być więc dobrze przemyślane i poprzedzone oceną sytuacji finansowej kontrahenta. W niektórych przypadkach korzystniejsze może być zastosowanie kompromisowego rozwiązania – np. częściowej przedpłaty, stopniowego skracania terminów, rozłożenia spłaty na raty i pilnowania spłaty poszczególnych części należności.

Jak przy odroczeniu terminu zapłaty pomaga faktoring?

Odroczenie terminu zapłaty, choć często konieczne ze względu na relacje z klientami, może poważnie obciążyć płynność finansową firmy. Im dłuższy termin, tym większa luka między dostarczeniem towaru lub usługi a uzyskaniem środków. Właśnie w takich sytuacjach pomocny okazuje się faktoring – usługa finansowa, dzięki której przedsiębiorca nie musi czekać na przelew od kontrahenta.

Faktoring polega na tym, że firma przekazuje faktorowi (czyli instytucji faktoringowej) faktury z odroczonym terminem płatności, a ten wypłaca jej środki niemal od razu – zazwyczaj do 90% wartości faktury. Pozostała część trafia do firmy po spłacie należności przez kontrahenta, pomniejszona o prowizję za usługę.

Z punktu widzenia sprzedawcy oznacza to:

  • brak konieczności rezygnowania z długiego terminu płatności dla klienta,
  • dostęp do gotówki praktycznie od ręki,
  • ograniczenie ryzyka zatorów płatniczych i utraty płynności.
Porównanie firm faktoringowych

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak bezpiecznie ustalić dłuższy termin płatności?

Najlepiej zrobić to na piśmie, jako część umowy lub aneksu, jasno określając nowy termin, warunki płatności oraz ewentualne odsetki za opóźnienie.

Czy można ustalić różne terminy płatności dla różnych kontrahentów?

Tak, pod warunkiem że warunki są uzgodnione indywidualnie i nie naruszają zasad uczciwej konkurencji.

Czy długi termin płatności zawsze jest zgodny z prawem?

Nie – w niektórych branżach obowiązują limity ustawowe, a zbyt długie terminy mogą być uznane za nieuczciwe wykorzystywanie przewagi kontraktowej.

Anna Sójka

Autor artykułu:

Anna Sójka

Redaktor internetowy z bogatym doświadczeniem. Specjalizuje się w tematach związanych z finansami. Sama przez lata prowadziła działalność gospodarczą, dzięki czemu dobrze zna potrzeby przedsiębiorców i wie, z czym borykają się na co dzień. Tworzy artykuły dotyczące windykacji, faktoringu, restrukturyzacji firmy i innych zagadnień wiążących się ściśle z finansami przedsiębiorstwa. Wiedzę przekazuje w sposób kompleksowy i zrozumiały dla czytelnika.

[email protected]

DZIELIMY SIĘ NASZĄ WIEDZĄ

Windykacja — na czym polega?

Zapoznaj się z artykułami naszych ekspertów, którzy wyjaśniają, jak poradzić sobie z dłużnikiem oraz co robić, gdy znajdziemy się w sytuacji niezapłaconych faktur.