
Faktura proforma to dokument wystawiany przed transakcją właściwą, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, ani prawnego obowiązku zapłaty. Wystawianie faktur proforma jest powszechnym zjawiskiem, warto jednak znać prawa i obowiązki osób, które z tych dokumentów korzystają. Niezależnie od tego czy sprzedajesz, czy kupujesz, towar lub usługę, z pewnością spotkasz się z fakturą proforma. Dowiedz się jak skonstruować taki dokument, czym różni się on od faktury VAT i czy można na jego podstawie wszcząć windykację.
html Kopiuj EdytujCzego dowiesz się z artykułu?
Faktura proforma — co to jest i kiedy się ją wystawia?
Faktura proforma jest dokumentem, który wystawia się, aby poinformować kontrahenta o szczegółach proponowanej transakcji. Jej rola jest czysto informacyjna i jest równoznaczna z ofertą przedstawianą kontrahentowi. Taka faktura może być odrzucona przez kontrahenta, mogą być w niej wprowadzane zmiany, kupujący może ją negocjować lub zatwierdzić.
Definicja
Faktura proforma to dokument handlowy wystawiany jako oferta lub informacja o przyszłej płatności, który nie rodzi skutków prawnych w zakresie zobowiązań podatkowych ani księgowych. Służy głównie do przedstawienia szczegółów transakcji, takich jak cena, ilość towaru lub zakres usługi, ale nie jest podstawą do dochodzenia należności.
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i przedsiębiorca nie ma obowiązku umieszczania jej w ewidencji księgowej. Chociaż zawiera podobne informacje co faktura właściwa, to nie jest z punktu widzenia prawa dokumentem księgowym. Jej wystawienie nie wiąże się z obowiązkiem zapłaty, ani nie obliguje do płacenia podatku VAT.
Znajdź firmę windykacyjnąKiedy wystawia się fakturę proforma?
Fakturę proforma wystawia się kontrahentowi na podstawie jego zamówienia lub przed wykonaniem zlecenia, czy usługi. Dzięki temu zna on koszt zbiorczy, który w przyszłości pojawi się na fakturze właściwej.
Przykład
Pani Anna prowadzi sklep z artykułami biurowymi. Na podstawie oferty z katalogu produktów złożyła zamówienie w hurtowni. Otrzymała fakturę proforma, z której wynika, że zamówione wieczne pióra skończyły się i na proformie nie ma zamówionych 100 sztuk, a jedynie 20. Pani Anna nie akceptuje proformy i kontaktuje się z hurtownią, prosi o dodatkowe 80 sztuk wiecznych piór innej marki. Kolejna proforma zawiera już zmiany w zamówieniu, a pani Anna ją akceptuje. Wraz z wysyłką towaru wystawiana jest faktura właściwa jako dowód sprzedaży i dokument księgowy. Pani Anna opłaca ją w wyznaczonym terminie płatności.
Jeśli uczestniczysz w transakcjach biznesowych, gospodarczych lub handlowych jako jedna ze stron, musisz koniecznie znać różnicę pomiędzy fakturą proforma a fakturą VAT.
Różnice między fakturą proforma a fakturą VAT
Faktura proforma i faktura VAT to dwa zupełnie różne dokumenty, choć na pierwszy rzut oka mogą wyglądać bardzo podobnie. Główna różnica polega na tym, że właściwa faktura VAT jest dokumentem księgowym, który tworzy obowiązek podatkowy i stanowi podstawę do rozliczenia z urzędem skarbowym.
Opinia eksperta
Faktura proforma pełni wyłącznie rolę informacyjną – jest rodzajem oferty handlowej, która nie zobowiązuje do zapłaty ani nie wpływa na podatki. Faktura proforma jest wykorzystywana też jako podsumowanie oferty lub zamówienia, by klient zaakceptował je z pełną świadomością kosztów.
Ekspert CashFix
Proforma nie może być zaksięgowana ani użyta do odliczenia VAT-u, dlatego warto pamiętać, że jej funkcją jest jedynie przedstawienie warunków przyszłej transakcji. Nie wolno mylić tych dokumentów, bo użycie proformy zamiast zwykłej faktury VAT w niewłaściwym momencie może spowodować spore problemy. Warto wziąć pod uwagę choćby obowiązek zapłaty kwoty umieszczonej na fakturze proforma.
Zgłoś fakturę do windykacjiFaktura Proforma
Faktura VAT
Dokument o charakterze informacyjnym, przedstawia ofertę handlową
Dokument księgowy, potwierdza rzeczywistą transakcję
Nie powoduje obowiązku zapłaty
Zobowiązuje do zapłaty zgodnie z terminem płatności
Nie rodzi obowiązku podatkowego
Powoduje obowiązek podatkowy (VAT, dochodowy)
Nie może być wykorzystana podczas windykacji
Można przeprowadzić na jej podstawie windykację należności
Nie może być zaksięgowana
Podlega księgowaniu w rejestrach podatkowych
Nie uprawnia do odliczenia VAT-u
Uprawnia do odliczenia VAT-u przez nabywcę
Może być modyfikowana lub odrzucona przez kontrahenta
Jest wiążąca i finalizuje warunki transakcji
Służy jako propozycja ceny, ilości i warunków płatności
Zawiera szczegółowe dane dotyczące dokonanej sprzedaży towaru lub usługi
Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?
Nie, faktura proforma nie jest dokumentem zobowiązującym kontrahenta do zapłaty, a jedynie specyficznym rodzajem oferty. Zdarza się jednak, że firma wymaga opłacenia proformy przed wykonaniem zlecenia czy wysyłką towaru. Chce w ten sposób sprawdzić uczciwość kontrahenta i mieć pewność, że kwota należna za towary lub usługi, zostanie zaksięgowana na jego koncie. Faktura VAT zostaje wystawiona w takiej sytuacji dopiero po zapłacie kwoty z proformy do 15 dnia miesiąca po otrzymaniu płatności.
Warto pamiętać, że wystawienie faktury proforma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury głównej. Jeśli chcesz sprawdzić kontrahenta, możesz posłużyć się też fakturą zaliczkową. Na podstawie takiej faktury można oczekiwać przedpłaty lub zaliczki za wykonaną usługę, lub zamówiony towar. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy przedmiot umowy wymaga zaangażowania czasu i środków, np. wykonanie prac budowlanych. Jeśli wystawiasz, lub planujesz wystawiać proformy, musisz wiedzieć, jakie konsekwencje prawne się z nimi wiążą.
Wystawienie faktury proforma a konsekwencje prawne
Jako że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, jej wystawienie nie ciągnie za sobą żadnych prawnych konsekwencji. Od faktury proforma nie płaci się podatku VAT, nie można też odliczyć jej od kosztów uzyskania przychodu (w przypadku zamawiającego). Co istotne, faktura proforma nie jest dokumentem, który uprawniałby do windykacji należności od zamawiającego. Otrzymania zapłaty za towar lub usługę można spodziewać się i wymagać od kontrahenta dopiero na podstawie wystawienia faktury właściwej.
Znajdź firmę windykacyjnąFaktura proforma w procesie windykacji
Faktura proforma nie może być traktowana jako podstawa prawna do dochodzenia należności, dlatego w procesie monitowania płatności pełni jedynie rolę przypomnienia lub informacji o oczekiwanej kwocie. Jeśli klient nie uregulował zobowiązania, konieczne jest wystawienie faktury VAT lub rachunku, które formalnie potwierdzą dług.
Ponieważ niektórzy przedsiębiorcy wystawiają dokument właściwy po otrzymaniu zapłaty, zakładają, że na podstawie proformy mogą wszcząć proces windykacyjny. Nie jest to jednak możliwe, a sprawdzenie uczciwości nowych kontrahentów nie będzie argumentem ani dla firmy windykacyjnej, ani dla sądu. Gdyby taka możliwość istniała, prowadziłoby to do wielu nadużyć ze strony firm wystawiających proformy, ponieważ faktura taka nie wymaga podpisu kontrahenta, nie jest też wiążąca dla żadnej ze stron.
Jak prawidłowo wystawiać faktury proforma?
Prawidłowo sporządzona faktura proforma powinna zawierać określone elementy. Istotny jest przede wszystkim tytuł dokumentu, powinien jasno określać, że jest to "Faktura Proforma" lub "Proforma", w niektórych przypadkach "Faktura Pro Forma" — wszystkie określenia dotyczą tego samego dokumentu.
Na fakturze proforma musisz wyróżnić:
- datę wystawienia faktury,
- dane sprzedawcy i dane klienta — nazwy firm, dane adresowe, numer telefonu i e-mail,
- numer faktury proforma,
- opis przedmiotu faktury — towarów lub usług,
- informacje na temat warunków płatności — kwota netto i brutto, stawka VAT, metoda i termin płatności,
- ważność oferty — ponieważ faktura proforma to rodzaj oferty, dane zamieszczane na niej (np. promocyjna cena) mogą mieć ramy czasowe, trzeba to określić na dokumencie.
Najważniejsze, by pamiętać, że o dokonaniu transakcji informuje jedynie właściwa faktura i tylko na jej podstawie można dochodzić uiszczenia należności.
Windykacja należności z nieopłaconych fakturPodsumowanie
- Faktura proforma to dokument informacyjny, który nie zobowiązuje do zapłaty i nie ma skutków podatkowych ani księgowych.
- Służy przedstawieniu szczegółów oferty handlowej, ale nie może być podstawą do dochodzenia należności w procesie windykacyjnym.
- Główna różnica między fakturą proforma a fakturą VAT polega na tym, że tylko faktura VAT tworzy obowiązek podatkowy i dokumentuje rzeczywistą transakcję.
- Wystawienie faktury proforma nie zwalnia z konieczności wystawienia właściwej faktury sprzedaży po zakończeniu transakcji.
- Proforma może pomóc w monitorowaniu płatności, ale aby formalnie dochodzić należności, trzeba wystawić fakturę VAT lub rachunek.
- Dobrze skonstruowana faktura proforma powinna zawierać dane transakcyjne i jasno wskazywać, że jest jedynie ofertą, a nie dokumentem księgowym.

Autor artykułu:
Anna SójkaRedaktor internetowy z bogatym doświadczeniem. Specjalizuje się w tematach związanych z finansami. Sama przez lata prowadziła działalność gospodarczą, dzięki czemu dobrze zna potrzeby przedsiębiorców i wie, z czym borykają się na co dzień. Tworzy artykuły dotyczące windykacji, faktoringu, restrukturyzacji firmy i innych zagadnień wiążących się ściśle z finansami przedsiębiorstwa. Wiedzę przekazuje w sposób kompleksowy i zrozumiały dla czytelnika.
[email protected]oraz co robić, gdy znajdziemy się w sytuacji niezapłaconych faktur.

Dłużnik a wierzyciel – jaka jest różnica?
Dłużnik a wierzyciel – porównanie. Dowiedz się, czym różni się dłużnik od wierzyciela oraz jakie prawa ma dłużnik, a jakie wierzyciel.

Zadatek a zaliczka – różnica. Co możesz odzyskać?
Co to jest zadatek, a co to zaliczka? Czym się od siebie różnią i czy w ogóle się różnią? Kiedy powinny być Ci zwrócone? Sprawdź.

Windykacja prawna – przepisy i przebieg
Windykacja prawna to skuteczna droga do odzyskania środków. Zobacz jakie przepisy zawarte w aktach prawnych ją określają i jak wygląda jej przebieg.