Ściąganie należności

Co trzeci przedsiębiorca narzeka na opóźnienia w płatnościach swoich kontrahentów. Ci z kolei tłumaczą to posiadaniem własnych dłużników i słabymi wynikami sprzedażowymi – możemy wnioskować z badania przeprowadzonego na zlecenie KRD Biura Informacji Gospodarczej. Skuteczna windykacja należności to nie lada wyzwanie w takich przypadkach. W artykule znajdziesz 8 wymówek dłużników i dowiesz się, jak sobie z nimi radzić.

Ściąganie należności - czym jest?

Zanim poświęcimy uwagę dłużnikom, warto poznać podstawowe pojęcia, których dotyka niniejszy tekst.

Windykacja należności to nic innego jak szeroko pojmowana windykacja długu. Jest to szereg czynności wykonywanych przez wierzyciela, które mają dobrowolnie nakłonić dłużnika do zapłaty roszczenia, bądź wszelkie środki prawne, działające w tym samym celu.

Tym samym windykacja może przybierać dwie formy, a są nimi:

• windykacja polubowna,
• windykacja sądowo-egzekucyjna.

Zanim podejmiemy się jednak windykacji sądowej, należy podjąć kroki, aby doprowadzić dłużnika do dobrowolnej spłaty należności. Wobec takich celów z pomocą przychodzi windykacja polubowna.

Sprawdź: Windykacja polubowna - co to jest?

Ściągania należności można podjąć się samemu, ale z uwagi na czasochłonny i skomplikowany charakter, najlepiej zlecić je profesjonalnej firmie windykacyjnej, która to w interesie wierzyciela przeprowadzi windykację długów.

Windykacja należności – skąd się biorą wymówki dłużników?

Niemalże każdy przedsiębiorca, gdy wystosował prośbę o spłatę zadłużenia, spotkał się z różnorodnymi usprawiedliwieniami.

Niektóre są mniej, a niektóre bardziej wyrafinowane. Warto tutaj podkreślić, że już na etapie windykacji polubownej, najlepiej z wykorzystaniem usług firm windykacyjnych, można przekonać dłużnika do spłaty długu bez konieczności kierowania sprawy do sądu.

Prowadzenie działalności gospodarczej nie jest pozbawione trudności. Niezależnie od tego, jak mocno chcielibyśmy wierzyć w ludzką uczciwość, zawsze znajdą się osoby, które będą chciały to wykorzystać.

Należy zwrócić uwagę na to, że osoby prowadzące działalność gospodarczą są poniekąd współwinne powstaniu anarchii płatniczej wśród swoich klientów.

Oczywiście, chcielibyśmy zaznaczyć, że nie przypisujemy kłamstwa każdej zadłużonej osobie. Mamy świadomość tego, że zdarzają się wypadki losowe i różne, trudne sytuacje życiowe – w takich przypadkach jak najbardziej wskazane jest, aby wierzyciel okazał wyrozumiałość i ludzką empatię.

W tym artykule jednak pod lupę weźmiemy tę drugą grupę dłużników, którzy z różnych powodów liczą na naszą łatwowierność.

Poniżej przedstawiamy najczęstsze motywacje:

• chęć wybielenia się przed wierzycielem – „Przecież ja jestem uczciwym i godnym zaufania człowiekiem! To czynniki zewnętrzne uniemożliwiają mi udowodnienie tego faktu”.;
• wzbudzenie litości lub wywołanie poczucia winy – „Już dawno bym zapłacił, ale mam straszną sytuację finansową. Na rynku też jest ona nieciekawa. Powinien Pan to zrozumieć”.;
• przerzucenie odpowiedzialności na kogoś innego – „To wszystko przez XYZ. Gdyby rozliczył się ze mną na czas, miałbym z czego Panu zapłacić. To wszystko jego wina”.;
• usprawiedliwienie przed samym sobą – „Nigdy nikogo nie oszukałem. Zawsze jestem fair wobec innych. Na pewno bym zapłacił, gdybym tylko mógł”.

Odzyskanie należności – najczęstsze wymówki dłużnika

Wyobraźnia dłużników potrafi zaskoczyć. W tym akapicie omówimy najczęstsze wymówki, które niewątpliwie utrudniają odzyskanie należności:

1. Nie płacę, bo mi nie płacą.
2. Nie otrzymałem żadnej faktury!
3. Zapomniałem!
4. Biznes się nie kręci!
5. Albo chorzy, albo na urlopie.
6. Nie zapłacę za bubel!
7. Problemy ogólne.
8. Nie mam pieniędzy na bieżące wydatki w firmie.

Porównaj firmy windykacyjne za darmo

Biznes się nie kręci!

„Wie pan, jak to jest, pandemia i te sprawy. Sprzedaż w ogóle nie idzie. Ledwo zapłaciłem swoim pracownikom. Jak Panu zapłacę, to zbankrutuję. Muszę trochę zarobić”.

Listę otwiera jedna z popularniejszych wymówek w trakcie trwania pandemii COVID-19 w latach 2020-2022.

Powszechnie wiadomo, że pandemia koronawirusa solidnie odcisnęła swoje piętno na światowej arenie gospodarczej. Niektórzy jednak znaleźli w niej świetny potencjał usprawiedliwiający wszystko, co możliwe.

Początki z pandemią owszem były ciężkie i wiele firm nadal podnosi się po zaserwowanych przez nią nokautach. Jednak po dwóch latach, gdy sytuacja zdążyła się ustabilizować, ciężko uwierzyć, że w dalszym ciągu jest ona głównym i jedynym powodem wszystkich niepowodzeń spotykanych przez przedsiębiorcę. Jeśli ktoś mimo wszystko przetrwał pandemię i dalej prowadzi biznes, to trudno jest uwierzyć, że kondycja firmy jest nadal zła z jej powodu. W końcu minęło ponad 2 lata.

Nie wszyscy zasłaniają się pandemią. Biznes się nie kręci i tyle. Od dawna. Co więcej, można powiedzieć – zdarza się.

Co możesz zrobić?

W tej sytuacji trzeba będzie przybrać rolę detektywa i prześledzić, czy:

• sytuacja finansowa firmy jest faktycznie taka zła,
• na stronie internetowej firmy znajdują się informacje o nowych i drogich inwestycjach.

Można też:

• przejrzeć aktualną wartość akcji,
• za pomocą mediów społecznościowych sprawdzić rozrzutność właściciela.

Sprawdź: Jak odzyskać pieniądze od dłużnika, czyli 6 sposobów na windykację

Zapomniałem!

Druga, naszym zdaniem, najpopularniejsza wymówka wśród dłużników, którzy chcą uniknąć spłaty zadłużenia.

„Proszę mnie zrozumieć. Mam tyle na głowie. Nie wiem, w co ręce włożyć. Tak to jest, jak się ciężko pracuje. Po prostu zapomniałem. Moja wina”.

No cóż – zapomnieć, ludzka rzecz. Problem pojawia się wtedy, gdy zdarza się to nagminnie, a jeśli nasz dłużnik nie ma zdiagnozowanej amnezji, to możemy pozwolić sobie na podejrzliwość.

Co możemy zrobić?

Tutaj sami za wiele nie zdziałamy. Pracownicy firm windykacyjnych stykają się z tego typu wymówką od zawsze i mają wypracowane odpowiednie metody windykacji należności.

Albo chorzy, albo na urlopie

Im większe przedsiębiorstwo, tym dłuższy staje się proces obiegu dokumentów.

Poważna firma, która naprawdę chce zapłacić, nie dopuści do sytuacji, w której osoba odpowiedzialna za przelewy będzie w pracy nieobecna.

„Księgowa, zajmująca się Państwa firmą, jest chora/na urlopie i obecnie nie wiadomo, kiedy dokładnie wróci do pracy”.

Jeśli słyszymy, że księgowa albo prezes są chorzy lub mają wolne i nie wiadomo, kiedy dokładnie wrócą – powinna się nam zapalić czerwona lampka.

Nie dość, że nie można określić, kiedy taka osoba pojawi się w firmie, to jeszcze nie ma nikogo na zastępstwo. Niedopuszczalne.

Co możemy zrobić?

• najlepiej poszukać bezpośredniego kontaktu do osób, które zajmują się płatnościami. Zdobywamy numer telefonu (oczywiście służbowy) do księgowości czy prezesa. Jeśli ich nieobecność jest tylko teoretyczna – powinni odebrać,
• można również sukcesywnie wykonywać telefony do firmy (nieobecni w końcu kiedyś muszą wrócić) albo odwiedzić siedzibę osobiście, by skontrolować stan kadry.

Wyślij dłużnikowi pismo: Wezwanie do zapłaty wzór

Nie zapłacę za bubel!

Poniższy akapit dotykać będzie tematu reklamacji, które, co ważne, wpływają dopiero po upomnieniu się wierzyciela o swoje pieniądze. Takie posunięcie ze strony dłużnika powinno postawić nas w stan gotowości, ponieważ niezgłoszenie wadliwości towaru aż do momentu przypomnienia o zapłacie, jest co najmniej podejrzane.

„Nie zapłacę za niekompletny towar! Kierowca przywiózł uszkodzone zamówienie – miałem dać znać w tej sprawie”.

Jeśli mamy solidną podstawę do tego, aby twierdzić, że nie zawiniliśmy jako sprzedawcy/wykonawcy w tej sytuacji, wówczas warto byłoby nie brać za pewnik tego, co przekazuje nam kontrahent. Podstawową zasadą windykacji należności bowiem jest zasada ograniczonego zaufania.

Co możesz zrobić?

• w transakcji przedsiębiorca-konsument obowiązuje rękojmia, która jest obowiązkowa. W tej sytuacji prawo przewiduje możliwość reklamacji towaru w okresie do 2 lat od jego wydania. Możliwa jest również reklamacja na drodze gwarancji, która to z kolei jest dobrowolna, a okres odpowiedzialności sprzedawcy za towar zależny jest od woli gwaranta,

• w transakcji przedsiębiorca-przedsiębiorca kupujący traci też wszelkie uprawnienia związane z rękojmią, jeśli nie zbadał on stanu towaru w czasie i w sposób przypisany przy towarze tego typu i tym samym nie zawiadomił on sprzedawcy niezwłocznie po wykryciu wady. Gdy wadliwość towaru ujawniła się w czasie późniejszym, kupujący również traci prawo do rękojmi, jeżeli nie zgłosił wady sprzedawcy niezwłocznie po jej stwierdzeniu,

• protokół przekazania to rzecz niezbędna i najważniejsza. Dokument ten potwierdza, że w chwili dostarczenia towaru do klienta, nie zgłasza on w związku z nim żadnych uwag i nie będzie dochodził żadnych roszczeń od sprzedającego. Jeżeli z jakichś powodów go nie wypełnił albo potwierdził prawidłowy stan — ma nikłe szanse na uniknięcie zapłaty,

• kontakt z firmą kurierską lub transportową to kolejne rozwiązanie, które może nam pomóc w takiej sytuacji. W chwili odebrania od nas towaru to poniekąd na firmę przewozową spływa odpowiedzialność związana z tym, co stanie się z przesyłką podczas jej dostarczania. Ostatecznie, jeśli klient wykaże swoją rację, a my mamy dowody na to, że towar wyjechał w stanie bez zarzutu, to rekompensaty możemy szukać u firmy kurierskiej lub transportowej,

• dokumentacja magazynowa powinna wskazać nam, czy towar wyjechał w odpowiedniej ilości. Ewentualnie pozostaje nam jeszcze inwentaryzacja. Jeśli pracownicy dopilnowali swoich obowiązków, jakiekolwiek uszkodzenia opakowań i kartonów powinni zgłaszać przełożonym i absolutnie nie dopuszczać do ich przekazania.

Nie płacę, bo mi nie płacą

Dłużnik posiadający własnego dłużnika, czyli tzw. trzeciodłużnika, to wbrew pozorom wcale nierzadki problem na rynku gospodarczym, wówczas spłaty długu oczekuje się nie od jednej, a od dwóch osób.

„Proszę pani, najpierw to oni muszą mi zapłacić, a potem dopiero ja mogę wziąć się za uregulowanie swoich zobowiązań. Winni mi są tysiące, skąd ja je teraz wezmę”?

To tylko pokazuje, że zatory płatnicze i opóźnienia w płatnościach często wiążą się z dalekobieżnymi konsekwencjami. Jedna osoba, zalegając z zapłatą, generuje problemy finansowe drugiej, która nie może wywiązać się z umowy wobec trzeciej – i tak w kółko. Błędne oczywiście.

Co możesz zrobić?

• windykacja trzeciodłużnika z firmą windykacyjną – najpierw musimy mieć pewność kto i czy faktycznie ma dług wobec naszego dłużnika. Jeśli tak i znamy personalia tej osoby, wtedy do komornika, zajmującego się dotychczas naszym dłużnikiem właściwym, możemy złożyć wniosek o zajęcie wierzytelności trzeciodłużnika.

Poza tym jako samodzielni windykatorzy możemy już niewiele zrobić.

Profesjonaliści z firm windykacyjnych doskonale jednak wiedzą, w jaki sposób radzić sobie w takich przypadkach. Gorąco zachęcamy, aby to właśnie im zaufać.

Nie otrzymałem żadnej faktury!

To bardzo dobra strategia dla dłużników, którzy grają na zwłokę, ale koniec końców chcą zapłacić.

„Nie płacę, bo nie otrzymałam żadnej faktury. Czekam i czekam, sprawdzam codziennie skrzynkę i nic. Musiała zaginąć albo państwo nie dopilnowaliście wysyłki”.

Ta sytuacja udowadnia nam, jak ważna jest kontrola wystawionych faktur i ich doręczania.

Rzecz jasna, zazwyczaj dłużnicy mają tę fakturę.

Co możesz zrobić?

• powiadomienie o niedostarczeniu wiadomości – czyli zwrotka typu Mailer Deamon. Jest to powiadomienie, które informuje nas, jeśli wiadomość e-mail nie została z jakichś technicznych powodów dostarczona do odbiorcy. Jeżeli zdarzy nam się błędne wpisanie adresu mailowego kontrahenta, na skrzynkę otrzymamy automatyczne zawiadomienie,

• powiadomienie o przeczytaniu wiadomości – bardzo cenne powiadomienie e-mail, wymagające konfiguracji po stronie odbiorcy i nadawcy. Klient, otwierając skrzynkę poczty elektronicznej, oprócz treści wiadomości, otrzyma powiadomienie, dające możliwość potwierdzenia nadawcy, że mail dotarł. Po zatwierdzeniu nadawca dostanie zwrotkę z potwierdzeniem odbioru,

• za potwierdzeniem odbioru – wysyłając faktury pocztą tradycyjną, kluczowe będzie potwierdzenie od nadawcy otrzymania koperty z fakturą.

Mimo wszystko ciężko jest udowodnić, że faktura wysłana drogą elektroniczną z pewnością trafiła do odpowiedniej osoby. Wówczas nie pozostaje nam nic innego, jak wysłać ją raz jeszcze (najlepiej żądając natychmiastowego potwierdzenia odbioru).

Problemy ogólne

Windykacja należności wydaje się o wiele trudniejsza, gdy ktoś próbuje wywoływać współczucie i empatię. Takie zagranie należy do ciosów poniżej pasa, jeśli nie jest prawdziwe.

Tak jak wspominaliśmy, sytuacje są różne, jednak osób żerujących na wyimaginowanych tragediach nie brakuje.

„W tym momencie nie mogę zapłacić. Liczę na państwa zrozumienie, ponieważ mam problemy rodzinne”.

Przedsiębiorcy, którzy nie mieli wcześniej doświadczenia z podobnymi historiami i jednocześnie mający dobre serce – bez wahania pozostawią dłużnikowi wolną rękę.

Sprzedawcy i wykonawcy usług mają pełne prawo ubiegać się o swoją należność, w innym razie sami popadną w spiralę zadłużenia, co będzie słono kosztować ich firmę. Dlatego warto dowiedzieć się, czy aby na nie padliśmy ofiarą zwykłej manipulacji.

Co możesz zrobić?

• zadbaj o swój interes i pielęgnuj w sobie asertywność. W obecnych czasach złote serce jest w cenie. Niestety w biznesie cecha ta nie zawsze bywa pomocna, a wręcz przeciwnie. Okazywanie współczucia i zrozumienia nie może dziać się kosztem twojego przedsiębiorstwa. Uodpornij się na wzruszające wytłumaczenia, wiedząc, kiedy nie powinny mieć one wpływu na rozliczenie się z klientem,

• wykorzystaj swoje znajomości. Może posiadacie wspólnych znajomych biznesowych bądź handlujecie z tym samym kontrahentem,

• jeśli dłużnik faktycznie znajduje się na zakręcie życiowym, warto szczerze i ze zrozumieniem z nim porozmawiać i poprzez negocjacje (znajdziesz je w ofercie firm windykacyjnych) wypracować konsensus, która usatysfakcjonuje obie strony. W końcu każdy ma prawo mieć ciężki czas.

Nie mam pieniędzy na prowadzenie firmy

„Proszę pana, ja ledwo wiążę koniec z końcem. Grozi mi komornik. Niedługo nie będę miał za co opłacić swoich pracowników, a pan chce mnie pozbawić ostatnich pieniędzy”.

Trudna sytuacja finansowa w życiu dłużnika czasem faktycznie jest zbiorem niefortunnych zdarzeń, a czasem wynikiem jego niegospodarności pieniędzmi i zadłużenia u innych osób.

Bywa i tak, że katastroficzna wizja klienta, którą nas karmi, wcale nie musi mieć dużo wspólnego z rzeczywistością.

Co możesz zrobić?

Wiedzę o kontrahencie zdobyć możemy ze wspomnianych wcześniej:

• mediów społecznościowych,
• znajomości,
• raportów, takich instytucji jak biuro informacji gospodarczej.

Jeśli klient faktycznie zmaga się z trudną sytuacją życiową, windykacja długów online będzie najlepszym wyjściem.

Niezapłacone faktury potrafią zachwiać sytuacją finansową niejednej firmy. Dbając o jej dobro, właściciel powinien podjąć szybkie i zdecydowane ruchy, nakłaniające płatnika do spełnienia roszczenia.

Odzyskaj pieniądze od dłużnika