Nota odsetkowa – co to za dokument i jak ją wykorzystać w windykacji?

Jednym z narzędzi wykorzystywanych we współpracy z kontrahentami, którzy nieterminowo regulują należności, jest nota odsetkowa. Dowiedz się co to za dokument, kiedy masz prawo go wystawić, jakie informacje powinien zawierać i jak naliczać prawidłowe odsetki. Poznaj znaczenie noty odsetkowej w procesie windykacji i skorzystaj z gotowego wzoru dokumentu.

Czym jest nota odsetkowa i kiedy można ją wystawić?

Notą odsetkową nazywamy dokument, który wystawiany jest dłużnikowi, który nie dokonał płatności w wyznaczonym terminie. Przedsiębiorca, który chce naliczyć odsetki za nieterminowe uregulowanie należności, musi je odpowiednio zaksięgować.

Nota odsetkowa wystawiana jest najczęściej w sytuacji, gdy główna faktura została opłacona, ale po terminie płatności, który był wskazany w dokumencie. Może też być dołączona do nieopłaconej dotąd faktury i wezwania do zapłaty z kwotą naliczoną do dnia dostarczenia pisma do dłużnika.

Wystawić notę odsetkową można zawsze jeśli płatność została uregulowana po terminie, niezależnie od tego czy wspomnieliśmy o tym w umowie, czy też nie. Jeśli nie ma takiego zapisu, na nocie umieszczamy odsetki ustawowe. Poza samą kwotą odsetek na nocie powinny znaleźć się też inne informacje.

Jakie informacje muszą znaleźć się w nocie odsetkowej?

Na górze noty odsetkowej umieścić należy podstawowe wiadomości o miejscu i dacie sporządzenia dokumentu. Niżej należy podać dane dłużnika, do którego jest ona kierowana i dane wierzyciela, który ją wystawia. Prawidłowo stworzona nota odsetkowa powinna zawierać informację o wysokości odsetek i wezwanie do uregulowania zobowiązania z tego tytułu wynikającego do wskazanej daty.

Musisz także zawrzeć w niej numer faktury, od której nalicza się odsetki i datę jej wystawienia. Poza tym umieść na dokumencie kwotę, na jaką opiewa faktura, termin spłaty należności ogółem i faktyczną datę zapłaty (jeśli dłużnik już zapłacił). W następnej kolejności należy określić liczbę dni zwłoki i wynikających z nich odsetek.

Poniżej należy określić numer rachunku bankowego, na który powinny zostać przekazane środki oraz termin uregulowania zobowiązania w postaci odsetek. Jeśli odsetki zostają doliczone do nieopłaconej dotąd faktury, podaj też kwotę należności ogółem (wartość faktury i wartość odsetek). Na dole dokumentu powinien widnieć podpis osoby wystawiającej notę odsetkową. Jeśli planujesz wystawić taką notę, możesz skorzystać ze wzoru.

Nota odsetkowa — wzór

Poniżej znajdziesz wzór noty odsetkowej, który możesz wypełnić danymi swojej wierzytelności.

Zanim jednak prześlesz kontrahentowi dokument, musisz znać mechanizm obliczania odsetek.

Mechanizm obliczania odsetek

Kwotę należnych odsetek oblicza się biorąc pod uwagę wysokość odsetek ustawowych. W przypadku nieokreślenia wysokości odsetek na umowie naliczyć możesz odsetki ustawowe. Jeśli obie strony na etapie podpisania umowy zgodziły się na to, by były one wyższe, nalicza się je właśnie w takiej wysokości, jaka została ustalona. Nie wolno jednak przekroczyć progu odsetek maksymalnych.

Rodzaje odsetek do zamieszczenia na nocie

Na nocie odsetkowej mogą być uwzględnione odsetki ustawowe lub odsetki umowne, których wartość nie może przekroczyć wysokości odsetek maksymalnych.

Wielkość odsetek ustawowych za opóźnienie w płatnościach, jest określona w obwieszczeniu Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 27 grudnia 2024 r w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Od 1 stycznia 2025 r. do 30 czerwca 2025 r., wynosi ona: 

1. 13,75% (5,75% + 8 punktów procentowych) w stosunku rocznym – w transakcjach handlowych, gdzie dłużnikiem jest podmiot publiczny, będący podmiotem leczniczym.
2. 15,75% (5,75% + 10 punktów procentowych) w stosunku rocznym – w transakcjach handlowych, gdzie dłużnikiem nie jest podmiot publiczny, będący podmiotem leczniczym.

Prawo określa wartość maksymalnych odsetek za opóźnienie jako wartość dwukrotności wysokości odsetek ustawowych. Odsetki umowne (określone na etapie podpisywania umowy) muszą mieć wartość pomiędzy odsetkami ustawowymi a maksymalnymi. Wierzyciel ma prawo wystawić dłużnikowi notę odsetkową, warto jednak wiedzieć, czy jest to jego obowiązek.

Czy nota odsetkowa jest dokumentem obowiązkowym?

Nota odsetkowa nie jest obowiązkowym dokumentem. Co ciekawe, w chwili wystawienia, odsetki na niej zamieszczone nie stanowią przychodu finansowego wierzyciela. Dopiero po ich opłaceniu należy notę prawidłowo zaksięgować. Warto zatem wystawić taki dokument nawet zanim kontrahent zapłaci i przesłać notę wraz z wezwaniem do zapłaty. Może on pozytywnie wpłynąć na mobilizację kontrahenta i doprowadzić do szybkiego uregulowania zobowiązania wraz z odsetkami.

Nota odsetkowa w windykacji

Podstawą naliczania odsetek jest niezapłacona faktura, nieuregulowany rachunek lub zaległa, niespłacona pożyczka. W takich sytuacjach windykacja może być konieczna. W przypadku braku spłaty długu wielu przedsiębiorców decyduje się na zgłoszenie sprawy profesjonalistom. Mogą oni w Twoim imieniu wysłać dokumenty, takie jak przedsądowe wezwanie do zapłaty oraz wysunąć żądanie zapłaty odsetek.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy forma dostarczenia noty odsetkowej dłużnikowi ma jakieś znaczenie.

Jak dostarczyć notę odsetkową dłużnikowi?

Forma dostarczenia noty odsetkowej dłużnikowi nie ma większego znaczenia, jeśli jednak chcemy dochodzić spłaty odsetek w sądzie, warto mieć potwierdzenie nadania takiej noty. Pamiętaj, że jeśli kontrahent zapłaci Ci odsetki gotówką, powinieneś wystawić mu pokwitowanie odbioru gotówki.

Notę odsetkową możesz dostarczyć dłużnikowi:

• osobiście,
• pocztą tradycyjną,
• firmą kurierską,
• pocztą elektroniczną.

W przypadku nieterminowej płatności żądanie odsetek to prawo wierzyciela. Jeśli okres opóźnienia się wydłuża, może zebrać się znacząca kwota, zwłaszcza jeśli podstawa ich naliczania jest wysoka. W takich wypadkach zdarza się, że wierzyciel będzie dochodził ich spłaty na formalnej drodze windykacji sądowej.

Nota odsetkowa jako dokument w windykacji sądowej

Jeśli kontrahenci nie regulują należności mimo wystosowania wezwania i not, podjęcia współpracy z firmą lub kancelarią windykacyjną na etapie polubownym, konieczne może okazać się zgłoszenie sprawy do sądu. Najczęściej odsetki są w sądzie określane mianem roszczenia pobocznego. Dochodzi się ich spłaty zazwyczaj przy okazji odzyskiwania podstawy zadłużenia. Zdarzają się jednak sytuacje, że dojdzie do uregulowania długu bez należnych odsetek. Wtedy można dochodzić odsetek za opóźnienie w drodze odrębnego powództwa w innym procesie.