Jak sprawdzić firmę przed współpracą? – 5 metod, by potwierdzić wiarygodność

Zanim podejmiesz współpracę z nowym kontrahentem, powinieneś sprawdzić jego wiarygodność. Jest na to pięć podstawowych metod, a każda z nich pozwoli Ci ocenić, czy warto inwestować swój czas i wysiłek w taką relację biznesową. Dowiedz się jak sprawdzić firmę przed współpracą bez większego wysiłku.

Jak sprawdzić, czy firma istnieje?

Niezależnie od tego czy podejmujesz współpracę z firmą jako jej kontrahent, czy też jesteś osobą prywatną, która ma zamiar skorzystać z jej usług, musisz upewnić się co do jej istnienia. To, czy firma działa legalnie, jest najważniejszym czynnikiem, który powinien zadecydować o rozpoczęciu wspólnych działań. Proces ten jest prosty i wymaga jedynie dostępu do internetu. W innej bezie sprawdzisz jednak jednoosobową działalność gospodarczą, a w innej spółkę.

Sprawdzanie firmy w CEiDG

Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to ogólnodostępny i darmowy rejestr, gdzie uzyskasz potrzebne informacje o osobach zajmujących się prowadzeniem JDG, a także na temat wspólników spółek cywilnych.

Szukając informacji w CEIDG, dowiesz się, czy przedsiębiorstwo zostało:

• zarejestrowane,
• wykreślone z rejestru,
• zawieszone.

By skorzystać z CEIDG, musisz wejść na stronę rządową, która zawiera wyszukiwarkę firm wpisanych do rejestru. Przygotuj nazwę przedsiębiorstwa lub NIP. Ponieważ wystarczy wypełnić jedno z pól w formularzu, by znaleźć dane o interesujących nas podmiotach.

Jak sprawdzić spółkę z o.o. lub inną w KRS?

Sposobem na to, jak sprawdzić spółkę, jest Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), w którym znajdziesz dane polskich spółek prawa handlowego: spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek komandytowych i spółek jawnych. Jeżeli partner biznesowy, z którym chcesz zacząć współpracę, działa jako jedna z nich, to w tym rejestrze dotrzesz do wielu przydatnych informacji. 

Aby skorzystać z wyszukiwarki KRS na stronie rządowej, wystarczy przygotować numer KRS, NIP lub REGON. Umieszczając jeden z nich (lub dokładną nazwę przedsiębiorstwa) w odpowiednim polu uzyskasz dostęp do szczegółowych danych na temat spółki.

Dzięki KRS sprawdzisz:

• datę wpisu spółki do rejestru,
• adres siedziby spółki,
• datę zawieszenia spółki (jeśli ją zawieszono),
• dane zarządu oraz osób reprezentujących spółkę,
• co jest przedmiotem działalności firmy,
• wysokość kapitału zakładowego.

Dzięki KRS możesz sprawdzić kontrahenta również w rejestrze dłużników niewypłacalnych, jednak do tego niezbędna jest znajomość numeru RDN. Pamiętaj, że potencjalny kontrahent powinien podlegać weryfikacji. Warto wiedzieć, jak sprawdzić firmę i jej wiarygodność.

Jak sprawdzić wiarygodność firmy?

Sama obecność firmy w bazach nie daje pewności, że kontrahent jest warty zaufania. Warto skorzystać z usług wywiadowni gospodarczych, poznać opinie klientów na temat danej firmy, zasięgnąć informacji o działalności gospodarczej z internetu, sprawdzić kontrahenta w bazach BIG, lub na białej liście płatników VAT.

1. Informacje w internecie i opinie klientów

Jest to zdecydowanie najszybsze, najmniej skomplikowane rozwiązanie i na dodatek –  całkowicie darmowe. To właśnie dzięki tej metodzie weryfikacji możesz dowiedzieć się przykładowo o tym, czy dana firma płaci na czas swoim pracownikom.

Gdy szukasz informacji w Internecie na temat firmy, zwróć uwagę na:

• datę publikacji opinii,
• argumentację,
• dowody, np. w postaci załączonych zdjęć,
• kto może wystawiać opinię, np. tylko byli pracownicy,
• ilość opinii, biorąc pod uwagę stosunek negatywnych do pozytywnych, np. czy są to tylko 2 niepochlebne opinie na 100 dobrych. 

2. Jak sprawdzić firmę z pomocą wywiadowni gospodarczych?

Jeśli nie masz czasu na sprawdzanie kontrahenta albo po prostu chcesz, by zajął się tym ktoś za Ciebie, zleć weryfikację potencjalnego partnera biznesowego wywiadowni gospodarczej. To podmiot, który zawodowo zajmuje się oceną wiarygodności i kondycji danego przedsiębiorstwa. Wywiadownie gospodarcze wykonują obszerny wywiad, na podstawie którego generują zbiorczy raport o danym kontrahencie. 

Co zawiera taki raport?

• dane adresowe przedsiębiorstwa, 
• historia działalności firmy, 
• aktualni kontrahenci,
• skład zarządu,
• wysokość kapitału,
• sprawozdania i analizy finansowe,
• ocena zdolności kredytowej firmy. 

3. Biura informacji gospodarczych — jak sprawdzić firmę?

Biura informacji gospodarczej są miejscem, które umożliwia pobranie aktualnego raportu o statusie finansowym firmy. W ten oto sposób możesz w prosty sposób sprawdzić, czy przyszli klienci terminowo rozliczają się z zobowiązań i czy nie mają długów. 

Możesz skorzystać z usług następujących biur: 

• Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor) – zbiera i udostępnia informacje gospodarcze o zadłużeniu zarówno osób, jak i firm. Oferuje także sprawdzenie kontrahenta, czy klienta pod kątem jego wiarygodności płatniczej. BIG InfoMonitor należy do spółki zależnej sektora bankowego – poprzez Biuro Informacji Kredytowej – swojego głównego akcjonariusza. Zawiera bazę danych Biura Informacji Kredytowej i Związku Banków Polskich,
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA (KRD) – gromadzi i udostępnia dane o sytuacji finansowej przedsiębiorstw (dużych podmiotów i mniejszych firm) oraz konsumentów,
• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG) – zapewnia kompleksową ocenę wiarygodności płatniczej kontrahentów, mając dostęp do pozytywnych, ale i negatywnych informacji na temat osób fizycznych oraz podmiotów gospodarczych,
• Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. – zbiera, przechowuje i udostępnia informacje dotyczące kondycji finansowej konsumentów i przedsiębiorstw.

4. Sprawdzenie firmy w Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie

Zakładając, że wiesz już, że firma, z którą chcesz nawiązać współpracę, istnieje, a wstępna weryfikacja wykluczyła największe ryzyko, możesz sprawdzić, czy nie zalega ona z podatkami w Urzędzie Skarbowym i ZUS. 

W tym celu złóż wniosek do Urzędu Skarbowego, a instytucja na jego podstawie wyda Ci zaświadczenie, z którego wynikać będzie, czy Twój kontrahent prawidłowo rozlicza podatki, a także, czy:

• składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia był obowiązany;
• zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności, do których wykazania był obowiązany;
• zalega z płatnościami podatków, które wynikają z deklaracji bądź innych dokumentów.

Jeśli natomiast chcesz dowiedzieć się, czy Twój przyszły klient opłaca na czas składki do ZUS, poproś go, by przedstawił Ci zaświadczenie o niezaleganiu  w opłacaniu składek.

5. Biała lista płatników podatku VAT

Możesz też sprawdzić kontrahenta, wchodząc na białą listę podatników VAT, która (jak sama nazwa wskazuje) mieści w sobie informacje o aktywnych podatnikach VAT.

W jej ramach otrzymasz dostęp do:

• danych firmy,
• numeru konta bankowego,
• informacji na temat tego, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT.

By skorzystać z białej listy, musisz wejść na stronę Ministerstwa Finansów i wpisać w wyszukiwarkę odpowiednie dane. Może to być: NIP, numer REGON, KRS lub nazwa firmy.

Powyższe pięć metod na to jak sprawdzić firmę przed podjęciem współpracy, ale również w jej trakcie, można uzupełnić o kontrolę bazy KRZ lub VIES dla kontrahentów z całej UE.

Wiarygodność firmy dzięki danym z KRZ lub VIES

Wiarygodność danej firmy możesz sprawdzić, analizując Krajowy Rejestr Zadłużonych, który jest publicznym portalem działającym w ramach Portalu Rejestrów Sądowych, który umożliwia wyszukanie ujawnionych postępowań:

• upadłościowych;
• restrukturyzacyjnych;
• o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej;
• egzekucyjnych. 

Ponadto możesz w nim wyszukiwać i przeglądać obwieszczenia wymagane przez prawo upadłościowe oraz prawo restrukturyzacyjne.Unijny portal internetowy VIES pozwala dowiedzieć się, czy wybrana firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel w obrębie Unii Europejskiej. Pamiętaj, że system wymiany informacji o VAT (VIES) jest wyszukiwarką Komisji Europejskiej, a nie bazą danych. W wyniku wyszukiwania możesz otrzymać dwie informacje – albo podany numer VAT UE istnieje, albo nie istnieje. By skorzystać z tego narzędzia, musisz wejść na stronę, wybrać odpowiednie państwo z listy i wpisać numer VAT, który chcesz sprawdzić.

Niezależnie od starań i zastosowanych środków zabezpieczających może wydarzyć się, że kontrahent nie zapłaci za fakturę na czas. Warto wiedzieć, co najlepiej zrobić w takiej sytuacji.

Kontrahent nie zapłacił – co dalej?

Jeśli jednak nie udało Ci się wyprzedzić nieuczciwego kontrahenta, co ostatecznie skończyło się niezapłaceniem przez niego za towar czy usługę, nic straconego. Możesz odzyskać swoje pieniądze (które przecież Ci się należą) w bezpieczny sposób, ze wsparciem profesjonalistów.

Mowa o windykacji należności. Warto zdecydować się na nią jak najszybciej po upływie terminu płatności. We współpracy z wyspecjalizowaną firmą windykacyjną, masz szansę na osiągnięcie sukcesu.

Proces dochodzenia należności dzielimy na dwa główne etapy:

• windykacja polubowna,
• windykacja sądowo-egzekucyjna.

Nie jest to kosztowne rozwiązanie, gdyż opłata zwykle pobierana jest dopiero wówczas, gdy uda się odzyskać należność. Oprócz tego wiele firm oferuje windykację na koszt dłużnika. Nie zwlekaj, ponieważ czas działa na Twoją niekorzyść i może nastąpić przedawnienie długu.