Windykacja w Belgii – na czym polega i jak się ją przeprowadza?

Windykacja należności za granicą może być wyzwaniem – zwłaszcza jeśli dłużnik pochodzi z kraju o innym systemie prawnym i innym podejściu do egzekwowania zobowiązań. Jednym z częstych kierunków polskiego eksportu jest Belgia, gdzie lokalne procedury windykacyjne różnią się od tych stosowanych w Polsce. Jak skutecznie odzyskać należności od belgijskiego kontrahenta? Na czym polega windykacja w Belgii i czy możliwe jest prowadzenie jej zdalnie, bez angażowania lokalnej kancelarii? W tym artykule przedstawiamy etapy postępowania windykacyjnego w Belgii oraz wyjaśniamy, z jakich rozwiązań mogą skorzystać polscy przedsiębiorcy.

Etapy skutecznej windykacji w Belgii – jak przebiega proces?

Podobnie jak w Polsce, windykacja należności w Belgii składa się z kilku etapów, które przeprowadza się krok po kroku – najlepiej z poszanowaniem lokalnych przepisów i zwyczajów biznesowych. Jeśli masz dłużnika z Belgii, warto byś wybrał do prowadzenia sprawy firmę windykacyjną lub kancelarię prawną wyspecjalizowaną w odzyskiwaniu należności z tego państwa. Odzyskanie należności w Belgii rozpoczyna się zawsze od działań polubownych.

Polubowne dochodzenie roszczeń w Belgii

Polubowna windykacja zagraniczna to pierwszy i zdecydowanie najważniejszy etap, w którym wierzyciel próbuje skłonić dłużnika do dobrowolnej spłaty zadłużenia. W Belgii zaleca się, by rozpocząć od formalnego wezwania do zapłaty (fr. mise en demeure, nld. ingebrekestelling), wysyłanego listem poleconym lub e-mailem z potwierdzeniem odbioru. Wielu belgijskich kontrahentów reaguje już na tym etapie, szczególnie jeśli wezwanie jest sporządzone profesjonalnie i sygnowane przez kancelarię lub firmę windykacyjną.

Wezwanie do zapłaty po belgijsku – co powinno zawierać?

Wezwanie do zapłaty to dokument inicjujący windykację polubowną w Belgii. Choć nie istnieje jeden sztywny wzór, jego forma i treść mają duże znaczenie dla skuteczności działań i ewentualnego postępowania sądowego. W Belgii przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno być precyzyjne, rzeczowe i zgodne z lokalnymi standardami.

Żeby doprowadzić do wyegzekwowania należności jak najszybciej, należy upewnić się, że sporządzone wezwanie zawiera najważniejsze elementy:

• Tytuł dokumentu – np. Mise en demeure (w języku francuskim) lub Ingebrekestelling (po niderlandzku).
• Dane wierzyciela i dłużnika – nazwa firmy, adres siedziby, numer identyfikacyjny (np. VAT).
• Opis zadłużenia – dokładna kwota należności, numer faktury, daty wystawienia i termin zapłaty.
• Termin spłaty – jasno określony nowy termin uregulowania długu (najczęściej 7 lub 14 dni od daty otrzymania wezwania).
• Forma kontaktu – numer telefonu lub e-mail osoby odpowiedzialnej za należność.
• Informacja o konsekwencjach – zapowiedź podjęcia dalszych kroków prawnych, w tym skierowania sprawy do sądu lub firmy windykacyjnej.
• Załączniki – kopie faktur lub dokumentów potwierdzających istnienie długu.

Wezwanie najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub za pośrednictwem firmy windykacyjnej, co może nadać sprawie większy ciężar formalny. W przypadku relacji handlowych z Belgami bardzo dobrze odbierane są pisma sporządzone w lokalnym języku – francuskim lub niderlandzkim – nawet jeśli są krótkie i proste. Taki zabieg zwiększa profesjonalizm i szanse na skuteczne odzyskanie należności bez kierowania sprawy do sądu.

Wejście na drogę postępowania sądowego

Jeśli dłużnik nie ureguluje należności mimo wezwań, kolejnym krokiem jest wszczęcie postępowania sądowego. Windykację sądową zaczyna skierowanie sprawy do sądu cywilnego lub sądu ds. działalności gospodarczej dla spraw między przedsiębiorcami. Wierzyciel musi złożyć pozew oraz dostarczyć dokumenty potwierdzające istnienie zobowiązania (np. faktury, umowy, korespondencję).

Sprawy są rozpatrywane stosunkowo sprawnie – często bez konieczności stawiennictwa stron, zwłaszcza gdy dług nie jest kwestionowany. Postępowanie sądowe kończy się wydaniem nakazu zapłaty.

Co ciekawe, język, który jest używany w sądach w Belgii przy składaniu dokumentów windykacyjnych, zależy od położenia geograficznego właściwego sądu. Możesz spotkać się z językiem holenderskim lub francuskim, a czasami niemieckim, podobnie sprawa wygląda w przypadku współpracy z komornikiem sądowym.

Egzekucja komornicza należności w Belgii

Po uzyskaniu prawomocnego wyroku możliwe jest wszczęcie egzekucji komorniczej. Komornik może zająć rachunki bankowe, wynagrodzenie, środki trwałe lub dokonać zajęcia u osób trzecich (np. kontrahentów dłużnika). Warto wiedzieć, że egzekucja w Belgii podlega ścisłym regułom – komornik musi przestrzegać zasad proporcjonalności i uprzednio doręczyć dłużnikowi tytuł egzekucyjny (wykonawczy).

Europejski nakaz zapłaty

W przypadku transakcji międzynarodowych warto rozważyć także Europejski nakaz zapłaty, który umożliwia dochodzenie roszczeń bezpośrednio z Polski, bez potrzeby udziału belgijskiego sądu. To przyspiesza procedurę, o ile dług nie jest sporny.

Proces windykacji przeprowadzany zdalnie

Dobra wiadomość dla wierzycieli z Polski jest taka, że większość działań windykacyjnych w Belgii można przeprowadzić całkowicie zdalnie – bez konieczności osobistych wizyt, a często nawet bez kontaktu z belgijskim sądem czy komornikiem. Dotyczy to zarówno etapu przedsądowego, jak i formalnej egzekucji należności, pod warunkiem spełnienia kilku warunków formalnych.

Choć samodzielna windykacja zdalna jest możliwa, w praktyce często opłaca się zlecić całość wyspecjalizowanej firmie. Dzięki znajomości belgijskiego prawa, języka i procedur, profesjonaliści mogą znacznie przyspieszyć odzyskanie środków i ograniczyć ryzyko błędów formalnych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy musisz korzystać z usług belgijskich prawników?

Nie, w wielu przypadkach nie jest to konieczne. Windykację można rozpocząć samodzielnie lub zlecić polskiej firmie specjalizującej się w odzyskiwaniu należności zagranicznych. Pomoc belgijskiego prawnika może być potrzebna dopiero na etapie skomplikowanego sporu sądowego lub przy wysokich kwotach roszczeń.

Czy windykacja w Belgii może być przeprowadzana na zasadzie succes fee?

Tak, niektóre firmy windykacyjne oferują model success fee, czyli prowizji od skutecznie odzyskanych środków. Warto jednak dokładnie sprawdzić warunki współpracy – często success fee dotyczy tylko etapu polubownego, a koszty postępowania sądowego lub egzekucji komorniczej rozliczane są osobno.

Jak długo trwa windykacja należności w Belgii?

Czas trwania windykacji należności zależy od etapu i reakcji dłużnika. Polubowne odzyskanie długu może zająć od kilku dni do kilku tygodni. Postępowanie sądowe trwa zazwyczaj od 1 do 4 miesięcy, jeśli sprawa jest bezsporna. Egzekucja komornicza może potrwać od kilku tygodni do kilku lat – w zależności od majątku dłużnika i rodzaju zajęcia.

Czy można odzyskać odsetki i koszty windykacji?

Tak, w Belgii możliwe jest dochodzenie odsetek ustawowych lub umownych oraz zwrotu kosztów związanych z windykacją, takich jak koszty wezwań do zapłaty, opłaty sądowe czy koszty komornicze. Warunkiem jest jednak udokumentowanie tych kosztów i ich zasadność – szczególnie w przypadku opłat pobieranych przez firmy windykacyjne.

Czym zajmuje się Generalna Dyrekcja Kontroli i Mediacji Federalnego Ministerstwa Gospodarki w Brukseli w kontekście windykacji?

Generalna Dyrekcja Kontroli i Mediacji działająca przy Federalnym Ministerstwie Gospodarki w Brukseli nadzoruje zgodność działalności firm windykacyjnych w Belgii z obowiązującym prawem. Instytucja ta przyjmuje również skargi od dłużników i wierzycieli dotyczące nieprawidłowości w działaniach firm windykacyjnych.