Windykacja faktur

Niesolidni kontrahenci spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Nic w tym dziwnego, ponieważ przeterminowane faktury wiążą się z niemałymi stratami dla biznesu, a nieustanne upominanie się o zapłatę należności jest stresujące i nierzadko daremne. Z tego powodu wciąż wzrasta popularność firm windykacyjnych ściągających długi zawodowo. Sprawdź, jak wybrać odpowiednią firmę windykacyjną.

Firma windykacyjna – co to jest?

Każdy przedsiębiorca świadczący usługi lub sprzedający towar oczekuje w zamian zapłaty w określonej wysokości.

Wydaje się to rzeczą oczywistą, jednak jak pokazuje doświadczenie, nie dla wszystkich, bowiem problem niezapłaconych faktur wciąż dotyka sporej ilości osób wykonujących działalność gospodarczą.

Na szczęście nie są one pozostawione same sobie, a pomocną dłoń w ich stronę wyciągają firmy windykacyjne i kancelarie prawno-windykacyjne.

Warto podkreślić, że obecnie jest to najkorzystniejsze rozwiązanie dla wszystkich chcących odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury, co wiąże się z zachowaniem płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Firmy windykacyjne potrafią działać niezwykle szybko i skutecznie nie naruszając przy tym dobrych relacji wierzyciela z dłużnikiem, jednak aby tak się stało, niezbędne jest powierzenie sprawy sprawdzonym zawodowcom.

Stojąc przed wyborem, wskazane jest solidne zastanowienie oraz wzięcie pod uwagę kilku istotnych kryteriów, o których mowa w dalszej części artykułu.

Przeczytaj: Termin płatności faktury minął, a klient nie zapłacił

Na co zwrócić uwagę wybierając firmę windykacyjną?

Obecnie na Polskim rynku działa kilkaset firm specjalizujących się w windykacji należności.

Duży wybór bynajmniej nie ułatwia podjęcia decyzji, dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, czym należy się kierować.

Renoma firmy windykacyjnej

Spójrzmy prawdzie w oczy, opinie byłych i obecnych klientów stanowią niezastąpione źródło informacji o efektywności firmy i metodyce jej działania.

Referencje przedstawiają najczęściej prawdziwy obraz podmiotu, z którym chcemy nawiązać współpracę, dlatego nieraz są one warte więcej niż chwytliwe slogany reklamowe.

Trzeba mieć się jednak na baczności, ponieważ zdarzają się i takie sytuacje, w których szereg niepochlebnych opinii został wystawiony przez konkurencję albo nieadekwatnie niezadowolonych klientów.

Weryfikując opinie, starajmy się przede wszystkim skupić na ich merytorycznym aspekcie, zwracając uwagę głównie na te, które przedstawiają zarówno osobiste odczucia, jak i ich argumentację.

Często firmy mają możliwość odnieść się bezpośrednio do zamieszczonych opinii, co pozwala poznać punkt widzenia obu stron – to umożliwia obiektywną ocenę.

Doświadczenie w branży

Branża finansowa wymaga precyzji i fachowej, interdyscyplinarnej wiedzy z dziedziny prawa, ekonomii, psychologii czy bankowości.

Zdobycie jej możliwe jest na uczelniach wyższych, natomiast bez odpowiedniego zaplecza w postaci praktyki może być ona bezużyteczna.

W związku z tym warto zadać sobie pytanie, jakie jest doświadczenie danej firmy windykacyjnej w ściąganiu należności, ze szczególnym naciskiem na branżę, której dotyczy zlecenie.

Przykładowo firma windykacyjna, która od roku trudni się odzyskiwaniem długów, tak naprawdę dopiero nabiera wprawy i kompetencji.

Ma ona zatem znacznie mniejsze szanse na powodzenie niż firma, która od dekady odnosi sukcesy na rynku, posiadając w zanadrzu cenne doświadczenie.

Transparentność

Przejrzystość oraz bieżące informowanie klienta o postępach w sprawie są kluczowymi czynnikami przy wyborze firmy windykacyjnej.

Unikaj więc takich firm, które proces windykacji należności z faktur przeprowadzają w tajemnicy.

Plusem za to będzie podmiot, pozwalający na śledzenie przebiegu całej procedury.

To wszystko ma znaczący charakter głównie z tego powodu, że w razie jakichkolwiek komplikacji lub sytuacji, które nie powinny mieć miejsca, jako wierzyciel jesteś w stanie w porę zareagować.

Poza tym firmy windykacyjne mają do czynienia z naszym kontrahentem, więc zależeć powinno nam na tym, aby windykację należności przeprowadzić w taki sposób, aby nie nadwyrężyć relacji biznesowej.

Transparentność równa się kontroli, a ta odgrywa w tym przypadku istotną rolę.

Działania zgodne z prawem

Jako że działalność firm windykacyjnych nie jest w żaden sposób prawnie reglamentowana, może wykonywać ją tak naprawdę każda osoba, która zgłosi swoje usługi windykacyjne we wpisie do właściwego rejestru przedsiębiorców.

Nie oznacza to jednak, że tego typu podmioty nie podlegają żadnym prawnym rygorom.

Dobra firma windykacyjna będzie przestrzegać prawa m.in., w takich obszarach jak:

• ochrona danych osobowych (RODO),
• świadczenie usług detektywistycznych,
• udzielanie informacji gospodarczych,
• prawo handlowe i bankowe,
• ochrona dóbr osobistych.

Wierzyciele zlecający odzyskanie pieniędzy firmie windykacyjnej, która w swojej praktyce narusza normy prawne, mogą przysporzyć sobie niemałych problemów z uwagi na swoją współodpowiedzialność względem czynności podjętych wobec dłużnika.

Skorzystaj z bezpłatnej porównywarki i odzyskaj swoje pieniądze!

Zachowanie norm etycznych

Firmy windykacyjne swoje działania wykonują w imieniu wierzyciela, a to znaczy, że każde nieprofesjonalne zachowanie może poważnie zaszkodzić jego reputacji.

Jak w każdym zawodzie, również i w tym profesjonalni windykatorzy powinni kurczowo trzymać się zasad etyki. Ich przestrzeganie sprawia, że żaden z uczestników postępowania windykacyjnego nie czuje się pokrzywdzony.

Już sama windykacja należności jest sprawą delikatną i niekomfortową. Zwłaszcza jeżeli dłużnikiem jest osoba, z którą wierzyciel ma bliski i przyjacielski kontakt.

Nad etycznym postępowaniem firm windykacyjnych czuwa Polski Związek Windykacji. Narzuca on swoim członkom przestrzeganie Kanonu Dobrych Praktyk Finansowych.

Windykatorom nie wolno:

• zastraszać dłużnika,
• stosować przemocy werbalnej i niewerbalnej,
• prowadzić egzekucji komorniczej,
• przeprowadzić eksmisji z mieszkania,
• nachodzić dłużnika w siedzibie firmy lub miejscu zamieszkania, bez jego zgody.

Należy wystrzegać się firm stosujących radykalne rozwiązania w celu bezwzględnego wymuszenia na osobie zapłaty za zaległe faktury.

Koszty windykacji

Z punktu widzenia wierzyciela najkorzystniejsza oferta windykacji faktur to ta, która nie przewiduje opłat wstępnych, a zamiast tego proponuje wynagrodzenie prowizyjne od sukcesu sprawy zależne procentowo od odzyskanej kwoty.

Taka forma płatności nie tylko gwarantuje zleceniodawcy dokonanie zapłaty za wymierne efekty, ale i również stanowi motywację dla firm, aby podjąć się jak najskuteczniejszych działań.

Dobrze jest także zorientować się, z jakimi kosztami faktycznie wiąże się windykacja należności prowadzona przez daną instytucję.

W tym celu należy skrupulatnie przestudiować umowę, która koniecznie powinna zawierać informacje na temat dodatkowych kosztów oraz płatnych osobno usług.

Sprawdź: Windykacja na koszt dłużnika

Warunki umowy

Kolejną kwestią, której nie warto bagatelizować, są warunki umowy.

Zasadniczo instytucje, które świadczą usługi windykacyjne, pracują według jednej z dwóch umów:

– zlecenie windykacji,

– powierniczy przelew wierzytelności.

Bezpieczniejszą, a zarazem mniej wygodną opcją dla wierzyciela jest opcja zlecenia inkaso windykacji, która polega na tym, że pozostaje on właścicielem wierzytelności przez cały okres trwania windykacji.

Dodatkowo staje się on osobą decyzyjna co do podejmowanych wobec dłużnika kroków, np. złożenie pozwu o zapłatę do sądu. Pełne zaangażowanie w sprawę może być dosyć kłopotliwe.

Inaczej wygląda sytuacja, w której realizowany jest powierniczy przelew wierzytelności. Na czas trwania windykacji, w drodze przelewu praw, wierzycielem staje się firma windykacyjna. Wówczas pierwotny wierzyciel nie uczestniczy aktywnie w procedurze, czekając cierpliwie na zwrot odzyskanych pieniędzy z zaległej faktury, które w pierwszej kolejności trafiają na konto bankowe firmy windykacyjnej.

Pozostając przy temacie umowy, ważne jest również, aby zapoznać się z warunkami jej wypowiedzenia.

Indywidualny opiekun

Podmioty windykacyjne zazwyczaj działają na masową skalę, poddając obsłudze dziesiątki, a nawet setki klientów na raz.

Aby uniknąć opieszałości windykatorów, lepiej rozglądać się za firmą, która przydziela indywidualnych opiekunów dla każdego klienta.

Pozwala to na monitorowanie i sprawdzanie, na jakim obecnie etapie jest odzyskiwanie pieniędzy od swoich kontrahentów.

Osobisty opiekun kontaktuje się z nami telefonicznie lub e-mailowo.

Takie podejście jest niezwykle pomocne w przypadku odzyskiwania należności o małej wysokości.

Jeżeli o takich mowa, warto rozważyć współpracę ze stosunkowo niewielkimi firmami windykacyjnymi, które oferują bardziej indywidualne podejście do zleceniodawcy.

Podejmowane działania windykacyjne

Przy podejmowaniu wyboru warto posiłkować się zakresem czynności, jakie firma planuje podjąć w celu odzyskania należności — im szerszy wachlarz możliwości, tym lepiej.

Najlepszą opcją jest firma, której warianty postępowania tyczą się wszystkich etapów, a należą do nich:

• windykacja polubowna,
• windykacja sądowo-egzekucyjna (np. profesjonalny pełnomocnik uzyskujący nakaz zapłaty).

Poza tym profesjonalne podmioty oferują spersonalizowane strategie działania, dysponując wieloma sprawdzonymi narzędziami, takimi jak:

• monitoring należności,
• windykacja online,
• wysyłanie pism do dłużnika (przedsądowe wezwanie do zapłaty czy przypomnienie o tym, że termin płatności minął),
• windykacja terenowa,
• negocjacje.

Chcemy zaznaczyć, iż kompleksowość ogranicza współpracę do jednej firmy, a także skraca czas poświęcony na odzyskiwanie należności.

Windykacja faktur z firmą zewnętrzną – dla kogo?

Z usług firm windykacyjnych może korzystać praktycznie każdy, a w szczególności tyczyć się to będzie małych i średnich przedsiębiorstw, których właściciele chcą zachować płynność finansową swojej firmy.

I analogicznie, odzyskanie należności może być związane w zasadzie z każdą nieuregulowaną w terminie płatnością.

Chcielibyśmy jednocześnie podkreślić, iż nie wszystkie typy roszczeń kwalifikują się do ściągania przez niektóre podmioty.

Część firm windykacyjnych nie dochodzi roszczeń od osób fizycznych, a inne z kolei nie są w stanie obsłużyć zleceń zagranicznych. Są również takie, specjalizujące się wyłącznie w danej branży, np. pożyczkowej.

Porównaj oferty firm windykacyjnych