Windykacja faktur — jak to działa?

Windykacja faktur to proces odzyskiwania należności, które wynikają z nieopłaconych dotąd faktur. Aby mogło dojść do windykacji, musi zostać przekroczony termin zapłaty, który widnieje na dokumencie. Jeśli planujesz rozpocząć proces windykacji faktur, musisz wiedzieć, jak to działa, w jaki sposób się go przeprowadza, jakie ma etapy i dlaczego najlepiej zrobić to ze wsparciem wyspecjalizowanej firmy windykacyjnej.

Jak działa windykacja faktur?

Odzyskanie należności z faktur poprzez windykację to inaczej szereg działań, które wykonać należy w odpowiedniej kolejności i z poszanowaniem prawa. Jeśli nie chcemy bezczynnie czekać na spłatę zadłużenia, powinniśmy rozpocząć działania jak najszybciej.

Przez proces windykacji można przechodzić samodzielnie, zlecając go wewnętrznemu działowi firmy lub przekazując niezapłacone faktury do firmy windykacyjnej. Jeśli chcesz odzyskać pieniądze jak najszybciej, musisz wiedzieć, kto może przeprowadzić windykację niezapłaconych faktur i jakie musi mieć uprawnienia.

Kto może przeprowadzić windykację niezapłaconej faktury?

Windykacja faktur nie wymaga specjalnych uprawnień, może być zatem przeprowadzana przez samego wierzyciela, firmę windykacyjną, a w większych przedsiębiorstwach wewnętrzny dział odpowiedzialny za windykację. Może ona obejmować przypomnienia, wezwania do zapłaty, rozmowy telefoniczne, e-maile, itp.

Brak regulacji nie oznacza jednak, że długi można ściągać dowolnymi metodami. Każda działalność windykacyjna musi mieścić się w granicach prawa, szczególnie w zakresie ochrony danych osobowych, zakazu nękania i przepisów Kodeksu cywilnego oraz być zgodna z zasadami etyki. Przekroczenie tych granic może skutkować odpowiedzialnością karną lub cywilną.

Między innymi z tego powodu wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z profesjonalnymi firmami windykacyjnymi lub kancelariami prawnymi, które znają obowiązujące przepisy i potrafią działać skutecznie – ale zgodnie z prawem i obowiązującymi standardami. W ten sposób krok po kroku dążą do odzyskania należności, przy zachowaniu jednocześnie jak najlepszych stosunków z kontrahentem.

Samodzielna windykacja niezapłaconej faktury krok po kroku

Niezapłacone faktury to słabsza stabilność finansowa i mniejsza płynność, wielu przedsiębiorców jednak czeka na dobrą wolę dłużnika, który sam ureguluje należność. Nie warto jednak zwlekać, ponieważ może skończyć się to przedawnieniem i utratą całej należności.

Pierwszym krokiem w windykacji faktur, jaki powinien wykonać przedsiębiorca, to wysłanie przypomnienia lub monitu o płatności. Warto podać w nim datę oczekiwanej spłaty długu i inne parametry faktury, z której wynika. Na tym etapie dłużnik albo zapłaci, albo będzie chciał negocjować (np. rozłożenie długu na raty lub odroczenie terminu zapłaty). Może też oczywiście zignorować takie pismo. Następny krok to wysyłka wezwania do zapłaty faktury z opisem konsekwencji, które ściągnie na siebie dłużnik, jeśli nie otrzymasz pieniędzy.

Jeśli przedsądowe wezwanie do zapłaty nie zrobi wrażenia, pozostaje złożenie pozwu i pociągnięcie nierzetelnych kontrahentów do odpowiedzialności w sądzie. Zarówno polubowne działania windykacyjne, jak i wytoczenie procesu wymagają czasu i wiedzy o tym, jak przeprowadzić windykację faktur.

Jak przeprowadzić windykację faktur?

Windykacja należności z faktur nie wymaga uprawnień, ale wymaga wiedzy i doświadczenia. Jeśli chcesz skutecznie i szybko odzyskać pieniądze, powinieneś zastanowić się nad wyborem odpowiedniej firmy windykacyjnej, która przeprowadzi windykację niezapłaconej faktury na każdym etapie. Specjaliści znają skuteczne metody windykacji polubownej, a jeśli brak zapłaty się przedłuży, podejmą dalsze działania w sądzie i u komornika.

Wybór firmy windykacyjnej

Wybór firmy windykacyjnej warto zacząć od rozeznania na rynku. Jeśli nie miałeś wcześniej problemu z windykacją faktur, możesz nie wiedzieć, że różne firmy i kancelarie specjalizują się w rozmaitych sprawach. W przypadku przeterminowanych faktur warto skorzystać z naszej porównywarki. Podaj nam informację na temat zadłużenia, a przekażemy Ci, która z firm najlepiej spełni Twoje oczekiwania. Dopasowanie wyspecjalizowanego podmiotu jest niezwykle ważne, ponieważ zwiększa szanse na szybsze odzyskanie należności.

Windykacja faktury — polubownie

Każdą windykację rozpocząć należy polubownie. Wierzyciel ma obowiązek przeprowadzić takie działania przed złożeniem pozwu w sądzie. W windykacji sądowej konieczne będzie udowodnienie, że zapłaty faktury próbowaliśmy dochodzić bez udziału organów państwowych.

Na tym etapie firmy windykacyjne prowadzą negocjacje w imieniu klienta i wysyłają listem poleconym przedsądowe wezwanie do zapłaty za potwierdzeniem odbioru (taki dokument jest wystarczającym dowodem na dobrą wolę wierzyciela, w przypadku drogi sądowej). Dzięki doświadczeniu i włożonej pracy większość spraw kończy się na tym etapie, a kontrahenci płacą za wykonaną usługę, dostarczone towary czy inne działania w terminach płatności oznaczonych na wezwaniu. Specjaliści wiedzą też kiedy windykację należności z zaległej faktury przenieść do sądu.

Na co zwrócić uwagę windykując fakturę w sądzie?

Sądowy proces windykacyjny to sposób na odzyskiwanie długu, którego nie udało się wyegzekwować na etapie polubownym. Celem takiego postępowania jest uzyskanie prawomocnego nakazu zapłaty, który będzie przekazany do dłużnika.

Na tym etapie konieczne będzie przedstawienie dowodu na powstanie zadłużenia i próbę dochodzenia należności polubownie. Sąd orzeknie, czy żądania wierzyciela są zasadne i wyda nakaz zapłaty. Następnie trzeba będzie wystąpić o klauzulę wykonalności. Co ważne przedstawiciel firmy lub kancelarii windykacyjnej może Cię reprezentować również na tym etapie. Wsparcie profesjonalistów pomaga odzyskać pieniądze w sądzie i u komornika.

Windykacja należności z faktur a egzekucja komornicza

Odzyskiwanie należności nierzadko prowadzić może aż do komornika. Po wyroku sądu dane dłużnika i faktur o przekroczonych terminach płatności przekazać należy do rejonowego komornika sądowego. On zobowiązany jest do podjęcia działań egzekwujących należności.

Profesjonalny pełnomocnik przydaje się na tym etapie do kontrolowania działań komornika i ewentualnego wskazania majątku dłużnika (jeśli ten nie wykazuje wystarczających środków do uregulowania długu, ale je ukrywa). Jeśli windykacja polubowna nie przyniesie oczekiwanych skutków, cały proces się wydłuża, dlatego szybkie działanie jest tak istotne.

Windykacja faktury — dlaczego trzeba działać szybko?

Windykacja niezapłaconej faktury powinna być każdorazowo rozpoczynana tak szybko jak to możliwe. Statystyki pokazują, że większą szansę na odzyskanie pieniędzy mają te działalności gospodarcze, które prowadzą monitoring płatności i przypominają o terminach płatności kontrahentom.

Szybkie rozpoczęcie działań to też mniejsze ryzyko na doprowadzenia do przedawnienia należności.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jakie błędy można popełnić w windykacji faktur?

Negatywny wpływ na przebieg windykacji może mieć zwłoka z rozpoczęciem działań, brakująca dokumentacja i niewystarczające dowody albo nieprofesjonalne, zbyt emocjonalne podejście do tematu odzyskania należności.

Ile trwa windykacja niezapłaconej faktury?

Windykacja trwa od kilku dni do nawet kilkunastu miesięcy. Zależy to od wielu czynników. Potencjalny klient firmy lub kancelarii, która specjalizuje się w ściąganiu należności z faktur, otrzyma informację o szacunkowym czasie całego procesu.

Czy odzyskiwanie należności z faktur z firmą się opłaca?

Tak, profesjonalne podejście do odzyskiwania należności daje największe szanse na odzyskanie należności i to w krótszym czasie, niż jesteśmy to w stanie zrobić samodzielnie.

Czy każda firma może zlecić windykację faktury?

Tak, każda firma borykająca się z nieterminowymi płatnościami może zlecić działania windykacyjne.

Czy windykacja należności z faktur jest zgodna z prawem?

Tak, pod warunkiem że działania są prowadzone przez legalnie działającą firmę zgodnie z obowiązującymi przepisami — m.in. RODO, kodeksem cywilnym, przepisami dotyczącymi ochrony dóbr osobistych oraz zasadami.