Wezwanie do zapłaty — co musi zawierać i kiedy się je wystawia?

Wezwanie do zapłaty to dokument, który wystawiany jest dłużnikowi przez wierzyciela w celu przypomnienia o zaległej płatności. Niezależnie od tego, czy wysyłasz takie wezwanie, czy je właśnie otrzymałeś, warto dowiedzieć się więcej na temat samego pisma, jakie informacje powinny się w nim znaleźć i jak prawidłowo powinno wyglądać.

Wezwanie do zapłaty — co to za pismo?

Wezwanie do zapłaty to pismo kierowane przez wierzyciela do dłużnika. Dokument ma na celu przypomnienie mu o zaległościach finansowych, wyznaczenie terminu na ich spłatę i przekazanie informacji o ewentualnych konsekwencjach wynikających z niespłacenia długu na czas.

Wezwanie do zapłaty wykorzystywane jest zarówno w sprawach pomiędzy osobami fizycznymi, jak i w obrocie gospodarczym. Jest nieodłącznym elementem każdego procesu windykacyjnego. Sięga się po nie najczęściej na samym początku postępowania.

W jakiej sytuacji wystawia się wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty wystawia się w momencie przekroczenia terminu płatności na fakturze, po upłynięciu czasu na spłatę pożyczki, czy innych wierzytelności. Wierzyciel wzywa dłużnika do spłaty na podstawie konkretnych dokumentów w określonym terminie.

Sporządzenie wezwania jest w pewnym sensie obowiązkowe dla wierzyciela, ponieważ w przypadku skierowania sprawy na drogę sądową, doręczenie wezwania będzie dowodem na polubowną chęć rozwiązania sprawy. Niezależnie od rodzaju, wezwanie do zapłaty to dokument wykorzystywany w windykacji polubownej.

Jakie są rodzaje wezwań do zapłaty?

Choć prawo nie definiuje, ani rodzajów wezwań do zapłaty, ani kolejności ich wysyłania, zwyczajowo wyróżnia się ich kilka.

Wezwanie do zapłaty wysyła się najczęściej zaraz po tym, jak termin płatności zostanie przekroczony. Następne w kolejności jest przedsądowe wezwanie do zapłaty, a na sam koniec ostateczne wezwanie przedsądowe.

Jeśli jednak skończy się to skierowaniem sprawy do sądu, ten będzie wymagał tylko jednego dokumentu, który wskaże na to, że wierzyciel dążył do polubownego rozwiązania sprawy. Nie ma zatem obowiązku wysyłania kilku wezwań pod różnymi tytułami. Ważne, by dokument zawierał wszystkie niezbędne dokumenty.

Elementy obowiązkowe wezwania do zapłaty

Każde wezwanie do zapłaty, bez względu na tytuł powinno zawierać w sobie obowiązkowe elementy:

• dane wierzyciela i dane dłużnika,
• opis tytułu, z którego wynika obowiązek zapłaty, np. umowa pożyczki, numer faktury,
• kwotę zadłużenia oraz odsetek (jeśli będą naliczone),
• termin uregulowania płatności,
• komunikat o konsekwencjach, które pojawią się, jeśli dłużnik nie zapłaci.

Warto też podpisać dokument przedsądowego wezwania przed doręczeniem go dłużnikowi oraz dodać datę i miejsce sporządzenia wezwania. Zachęcamy do skorzystania z naszego generatora, wystarczy podać dane zadłużenia i odebrać gotowy do wysyłki dokument, który doręczysz dłużnikowi.

Przejdź do bezpłatnego generatora dokumentów

Możliwe formy doręczenia do dłużnika

Wezwanie do zapłaty można doręczyć dłużnikowi na kilka sposobów – przepisy nie narzucają tu jednej konkretnej formy. Najważniejsze, by sposób doręczenia pozwalał w razie potrzeby wykazać, że pismo rzeczywiście dotarło do adresata. Można więc skorzystać z tradycyjnej poczty (najlepiej wysłać list polecony za potwierdzeniem odbioru na adres dłużnika), przesłać wiadomość e-mailem, zlecić doręczenie firmie windykacyjnej lub kancelarii prawnej, a także przekazać dokument osobiście.

Niezależnie od wybranej formy, warto zadbać o potwierdzenie doręczenia – jest to szczególnie istotne przy postępowaniu sądowym lub zgłoszeniu dłużnika do rejestru biura informacji gospodarczej. Brak dowodu może utrudnić dalsze kroki windykacyjne.

Dlaczego trzeba wysłać wezwanie do zapłaty przed zgłoszeniem się do sądu?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty przed złożeniem pozwu do sądu jest ważne z kilku powodów:

1. Obowiązek podjęcia próby polubownego rozwiązania sporu – w wielu przypadkach (np. w postępowaniu nakazowym lub przed e-sądem) sąd wymaga wykazania, że wierzyciel próbował wcześniej odzyskać należność polubownie.
2. Dowód dobrej woli wierzyciela – wezwanie pokazuje, że dałeś dłużnikowi szansę na dobrowolną spłatę. Może to pozytywnie wpłynąć na ocenę sprawy przez sąd.
3. Możliwość uniknięcia kosztów postępowania sądowego – czasem samo wezwanie skutkuje zapłatą długu, co pozwala uniknąć kosztów sądowych i zaoszczędzić czas.
4. Konieczność formalna przy innych działaniach – bez wcześniejszego wezwania nie możesz np. wpisać dłużnika do rejestru długów prowadzonego przez biuro informacji gospodarczej (BIG).

Wezwanie do zapłaty to formalny i praktyczny krok, który może ułatwić Ci skuteczne dochodzenie należności – z sądem lub bez niego.

Otrzymanie wezwania — co robić?

Otrzymanie wezwania to znak, że zalegasz z płatnością. W takiej sytuacji najlepiej spłacić dług, a w przypadku trudności z zebraniem środków, skontaktować się z wierzycielem i wyjaśnić przyczyny zwłoki.

Wierzyciel wysyła przedsądowe wezwanie do zapłaty w celu odzyskania należności, więc watro zaproponować spłatę długu w innej formie, np. na raty, lub w ustalonym wspólnie terminie. Jeśli otrzymałeś wezwanie do zapłaty, nie powinieneś go ignorować, ponieważ może to prowadzić do poważnych konsekwencji.

Konsekwencje zignorowania wezwania do zapłaty

Pierwszą konsekwencją zignorowania wezwania do zapłaty, niezależnie od tego, czy będzie to pierwsze wezwanie, czy przedsądowe wezwanie do zapłaty, może być skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Jeżeli wierzytelność jest wymagalna i zasadna, sąd przychyli się do roszczeń wierzyciela i dojdzie do wystawienia oficjalnego nakazu zapłaty.

Konsekwencją zignorowania wezwania dłużnika do uregulowania należności na postawie oficjalnego nakazu zapłaty jest wszczęcie postępowania egzekucyjnego, w wyniku którego mogą zostać zajęte środki na koncie bankowym oraz ruchomości i nieruchomości dłużnika. Egzekucja komornicza to ostateczny krok wierzyciela do odzyskania pieniędzy. W świadomości dłużnika powinna być ona jedną z konsekwencji zignorowania wezwania do zapłaty.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty jest dokumentem kierowanym od wierzyciela do dłużnika, samodzielnie, bądź ze wsparciem firmy windykacyjnej.

Co musi zawierać wezwanie do zapłaty?

Jeśli planujesz napisać wezwanie, pamiętaj, by zawierało one dane Twoje i dłużnika, kwotę zadłużenia i podstawę do jego powstania (np. numer faktury), termin, do którego ma zostać uregulowana należność i informację o konsekwencjach braku zapłaty.

Jak dostarczyć wezwanie do zapłaty dłużnikowi?

Wezwanie do zapłaty najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem nadania, można to też zrobić mailowo lub osobiście. Upewnij się, że masz dowód na to, że próbowałeś polubownie odzyskać pieniądze.

Czy muszę odpowiadać na wezwanie do zapłaty?

Choć dłużnik nie ma obowiązku odpisywać na list z dokumentem, warto w jakiś sposób odnieść się do jego treści. Kontakt z wierzycielem to lepszy wybór niż ignorowanie pisma. Oczywiście najlepszą reakcją na wezwanie do zapłaty będzie uregulowanie długu.