Pokwitowanie odbioru gotówki – wzór i informacje na temat dokumentu

W nowoczesnym świecie, gdzie transakcje bezgotówkowe są codziennością, można zapomnieć o znaczeniu pokwitowania odbioru gotówki. Przelewy i operacje kartą generują potwierdzenia i dokumenty elektroniczne, a jeśli odbieramy lub przekazujemy gotówkę, nie mamy na to dowodu jeśli nie podpiszemy pokwitowania odbioru gotówki. Poznaj zalecane praktyki związane z tym dokumentem, zobacz wzór spełniający wszystkie wymogi i dowiedz się, czy można udowodnić zapłatę bez pokwitowania.

Czym jest pokwitowanie odbioru gotówki?

Pokwitowanie to pisemne potwierdzenie odbioru gotówki za usługę lub towar. Jest to dowód zapłaty, który może się przydać w przypadku sporu z drugą stroną. Pokwitowanie odbioru gotówki podpisuje się również w przypadku odebrania wynagrodzenia za pracę przekazaną w gotówce. Co może przydać się w sytuacji, gdy pracownik będzie twierdził, że pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia. Dokument jest przydatny również w sytuacji udzielania i zwracania pożyczki prywatnej.

Warto wspomnieć, że wystawienie pokwitowania odbioru gotówki nie jest obowiązkowym dokumentem, specjaliści jednak zalecają podpisanie go, zwłaszcza w przypadku wyższych kwot.

Dlaczego warto podpisać pokwitowanie odbioru gotówki?

Wypisanie pokwitowania nie zajmuje wiele czasu, a może pomóc w uniknięciu problemów związanych z jego brakiem. Choć transakcje gotówkowe są przeprowadzane codziennie, wciąż mało kto zleca wystawienie pokwitowania. Nie jest ono bowiem obowiązkowe, lecz każdorazowo warto o nie poprosić.

Przygotowanie dokumentu warto zacząć od zadbania, by zawierało wszystkie obowiązkowe elementy.

Jakie elementy powinno zawierać pokwitowanie odbioru gotówki?

Prawidłowo sporządzone pokwitowanie odbioru gotówki powinno zawierać poniższe elementy:

• Imię i nazwisko lub nazwę firmy dokonującej płatności oraz odbierającej płatność.
• Pozostałe dane — numery PESEL, dowodów osobistych, (dla osób prywatnych), NIP (w przypadku firm).
• Adres zamieszkania lub prowadzenia działalności.
• Kwotę płatności (liczbowo i słownie) oraz walutę transakcji.
• Metodę płatności — w tym przypadku będzie to gotówka.
• Tytuł prawny transakcji (np. zwrot pożyczki, zapłata za towar lub usługę).
• Data i miejsce płatności.
• Podpis osoby, która otrzymała płatność.
• Informacja o liczbie sporządzonych egzemplarzy pokwitowania.

Choć prawo nie wspomina, jak powinno wyglądać pokwitowanie odbioru gotówki, warto zadbać o odpowiednią formę dokumentu.

Forma pokwitowania odbioru gotówki ma znaczenie

Pokwitowanie powinno być sporządzone w formie pisemnej lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis osoby odbierającej gotówkę jest obowiązkowy. Inne formy potwierdzenia odbioru gotówki (np. potwierdzenie ustne, potwierdzenie w postacie maila, czy innej wiadomości) nie będą miały mocy prawnej. Jeśli chcesz ułatwić sobie sporządzenie pokwitowania, skorzystaj z naszego wzoru.

Pokwitowanie odbioru gotówki — wzór

Wydrukuj poniższy wzór i uzupełnij danymi własnymi oraz kontrahenta.

Powyższe pokwitowanie odbioru gotówki prawidłowo wypełnione i podpisane może być przydatne na drodze prawnej.

Pokwitowanie odbioru gotówki — podstawa prawna

Informacje na temat pokwitowania odbioru gotówki znajdziemy w Kodeksie cywilnym. Według przepisów dłużnik ma prawo żądać od wierzyciela pokwitowania przy spełnianiu świadczenia. Może on żądać nawet pokwitowania w szczególnej formie (np. notarialnej), ale wtedy to on ponosi koszty.

"Art. 462. § 1. Dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania. § 2. Dłużnik może żądać pokwitowania w szczególnej formie, jeżeli ma w tym interes. § 3. Koszty pokwitowania ponosi dłużnik, chyba że umówiono się inaczej. Art. 463. Jeżeli wierzyciel odmawia pokwitowania, dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego.".

USTAWA z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny

Przyjmijmy jednak, że nie otrzymałeś pokwitowania odbioru gotówki, a pojawiły się kwestie sporne dotyczące transakcji. Czy w takiej sytuacji masz szansę na udowodnienie przekazania środków?

Udowodnienie zapłaty gotówką bez pokwitowania

Udowodnienie w sądzie dokonania zapłaty bez pokwitowania jest bardzo trudne, ale możliwe. W tym celu należy zgromadzić dowody w postaci zeznań świadków, przesłuchania stron oraz pokwitowania wypłaty gotówki z konta bankowego. Warto pamiętać, że nawet w przypadku braku potwierdzenia odbioru gotówki można dowieść zapłaty, przedstawiając fakturę z odpowiednią adnotacją, lub rachunek potwierdzający wydanie towaru w zamian na gotówkę.

Faktura i rachunek zamiast pokwitowania odbioru gotówki

Faktura z dopiskiem "zapłacono" lub pieczątką potwierdzającą zapłatę jest uznawana przez sąd jako dowód uiszczenia opłaty. Dowodem wydania towaru lub wykonania usługi może być też paragon fiskalny, ponieważ potwierdza on dokonanie zarówno sprzedaży, jak i zapłaty. Podatnicy VAT mają obowiązek wystawienia faktury lub odnotowania sprzedaży w kasie fiskalnej. Wszyscy prowadzący działalność gospodarczą muszą wystawić rachunek na żądanie kupującego.

Z pokwitowaniem odbioru gotówki wiąże się też pojęcie domniemania zapłaty należności ubocznych.

Domniemanie zapłaty należności ubocznych

W przypadku zapłaty zaległości z pokwitowania uregulowania dłużnej sumy wynika domniemanie zapłaty należności ubocznych (np. odsetek od niezapłaconej faktury).

"Art. 466. Z pokwitowania zapłaty dłużnej sumy wynika domniemanie zapłaty należności ubocznych. Z pokwitowania świadczenia okresowego wynika domniemanie, że spełnione zostały również świadczenia okresowe wymagalne wcześniej.".

USTAWA z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny

Przepis niesie za sobą określone skutki prawne. Wynika z niego, że jeśli pokwitujemy zwrot sumy, którą ktoś od nas pożyczył, potwierdzamy, że wszelkie roszczenia dotyczące odsetek czy innych kosztów, zostały zaspokojone. Wyjątkiem jest umieszczenie odpowiedniej informacji na pokwitowaniu.

Jeśli zaznaczymy, że potwierdzamy otrzymanie należności w danej kwocie bez odsetek, oraz wyszczególnimy brakującą sumę, domniemanie zapłaty należności ubocznych będzie nieważne.