Pieczęć prewencyjna

Sporo osób prowadzących własną firmę narzeka na nieprzestrzeganą przez kontrahentów terminowość rozliczeń finansowych. I słusznie, ponieważ płacenie faktur po upływie terminu płatności zaburza płynność finansową przedsiębiorstwa. Nie wspominając już o klientach, którzy nie płacą w ogóle. Można jednak temu zaradzić z pomocą pieczęci prewencyjnej. Co to jest i jak działa? 

Pieczęć prewencyjna – co to jest?

Pieczęć prewencyjna może odegrać niebagatelną rolę w walce z nierzetelnymi kontrahentami.  

Chodzi przede wszystkim o uświadomienie dłużnika, jakie konsekwencje spotkają go, jeśli ten w dalszym ciągu nie ureguluje swojego zobowiązania. 

Jest to środek zapobiegawczy, który często określany jest mianem „straszaka”, gdyż wielu dłużników dopiero wtedy zaczyna rozumieć powagę całej sytuacji i decyduje się zapłacić.

Pieczęć prewencyjną umieszcza się na wystawianych fakturach bądź innym dokumencie (np. na wezwaniu do zapłaty). Będzie ona szczególnie pomocna dla przedsiębiorstwa dbającego o stabilność finansową swojego biznesu.

Obecnie wiele renomowanych firm windykacyjnych lub kancelarii prawnych oferuje pieczęć prewencyjną. 

Jak działa pieczęć prewencyjna?

Zastosowanie pieczęci prewencyjnej, jak sama nazwa wskazuje, ma charakter prewencyjny, nastawiony na przeciwdziałanie nieuczciwym praktykom wśród kontrahentów. 

Prościej mówiąc – pieczęcią prewencyjną znacznie zmotywujesz kontrahenta do szybszej spłaty zobowiązań. 

Jednakże jeśli termin zapłaty faktury minął, a stempel ten umieścisz na wezwaniu do zapłaty, dłużnik zrozumie, że prędzej czy później będzie musiał oddać Ci pieniądze. 

W tym przypadku lepiej prędzej, dopóki podmiot zewnętrzny nie zaangażował się w sprawę. 

Co więcej, takim działaniem możesz sprawić, że klient opłaci wystawioną przez Ciebie fakturę w pierwszej kolejności. Wówczas nie musisz czekać na termin płatności, a płynności finansowej Twojej firmy nic nie zagraża. 

Czytaj więcej: Niezapłacona faktura – co zrobić, gdy klient nie płaci?

Co zyskasz dzięki pieczęci prewencyjnej?

Każda firma, która dba o własne interesy, powinna zainteresować się pieczęcią prewencyjną. 

Dlaczego? Ponieważ informowanie kontrahentów o możliwych konsekwencjach braku zapłaty jest skutecznym narzędziem przeciwdziałania nieterminowym rozliczeniom za towar czy usługę.   

Pieczęć prewencyjna ma wiele zalet, a są nimi:

• poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa – dzięki otrzymywaniu należnej zapłaty przed terminem płatności, zachowujesz stały przypływ gotówki, którą możesz przeznaczyć na pokrycie własnych wydatków,

• oszczędność – zapłata w terminie ustalonym na fakturze oznacza, że nie musisz podejmować wobec Twojego kontrahenta działań windykacyjnych, które mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami,

• budowa autorytetu – pieczęć prewencyjna pozwala na kreowanie wizerunku konsekwentnej i stanowczej firmy, która poważnie podchodzi do egzekwowania swoich roszczeń,

• uniknięcie zatorów płatniczych – tego typu pieczątka na fakturze sprawia, że kontrahenci zaczynają traktować Twoje faktury priorytetowo z obaw przed interwencją kancelarii prawnej czy firmy windykacyjnej, co może narazić ich na niepotrzebne koszta. A to z kolei niweluje kłopoty finansowe spowodowane zatorami płatniczymi w Twojej firmie. 

Pieczęć prewencyjna a relacja z klientem

Jeśli wciąż nie przekonuje Cię używanie pieczęci prewencyjnej z uwagi na strach przed utratą dobrych relacji z klientami, chcemy odczarować to przekonanie. 

Partnerzy biznesowi, którzy mają w zwyczaju regulować rachunek w terminie, nie będą zrażeni takim krokiem, bo i tak nic im nie grozi. 

W przypadku drugiej grupy pieczątka nie będzie tak inwazyjnym działaniem jak mogłoby się wydawać, w związku z czym nie powinna powodować złych emocji. 

W przeciwieństwie do windykacji należności, która poprowadzona samodzielnie i nieumiejętnie, może na zawsze rzucić kość niezgody między Tobą a dłużnikiem. 

Gdzie znaleźć pieczęć prewencyjną?

Na polskim rynku stale przybywa firm windykacyjnych i kancelarii, które udostępniają swoim klientom pieczęć prewencyjną.

Niektóre z nich można użytkować za darmo, korzystając ze specjalnego systemu w internecie, albo w ramach wykupionego abonamentu w związku ze stałą współpracą. Są też podmioty, które proponują użytkowanie pieczęci za stosowną opłatą. 

Dowiedz się: Brak zapłaty za fakturę – 6 najczęstszych błędów wierzycieli

Pieczęć prewencyjna – koszt

Pieczęć prewencyjna może być całkowicie darmowa, ale tak jak pisaliśmy przed chwilą, możesz spodziewać się też niewielkiego wydatku. 

Wszystko zależy od oferty danej firmy oraz zakresu jej usług. 

Najczęściej za pieczęć prewencyjną zapłacisz w abonamencie średnio od 30 do 100 zł miesięcznie. 

Gdy dłużnik mimo to nie zapłacił, rozpocznij windykację

Zdarzają się sytuacje, gdzie nawet użycie pieczęci prewencyjnej może okazać się niewystarczające, a pomimo Twoich starań dłużnik i tak nie zapłacił Ci należnej kwoty. 

Jako że ściąganie należności w pojedynkę bywa obarczone dużym ryzykiem niepowodzenia, najlepiej znaleźć profesjonalną firmę windykacyjną i podjąć z nią współpracę. 

Jakie korzyści niesie za sobą windykacja z firmą windykacyjną lub kancelarią?

• gwarancja bezpieczeństwa całego procesu,
• odzyskanie pieniędzy od dłużnika zanim nastąpi przedawnienie długu,
• odciążenie od czasochłonnej i skomplikowanej procedury windykacyjnej, 
• pierwszeństwo zapłaty długu przed innymi wierzycielami kontrahenta, 
• możliwa windykacja „na koszt dłużnika”.

Na rynku roi się od podmiotów zajmujących się windykacją, dlatego niezwykle istotne jest dokonanie wyboru na podstawie analizy opinii, cen, oferty oraz doświadczenia firmy windykacyjnej czy kancelarii prawnej.