CashFix arrowWiedza arrowPieczęć prewencyjna– co to jest i do czego służy?

Pieczęć prewencyjna

 – co to jest i do czego służy?

pieczęć prewencyjna

Sporo osób prowadzących własną firmę narzeka na nieprzestrzeganą przez kontrahentów terminowość rozliczeń finansowych. I słusznie, ponieważ płacenie faktur po upływie terminu płatności zaburza płynność finansową przedsiębiorstwa. Nie wspominając już o klientach, którzy nie płacą w ogóle. Można jednak temu zaradzić z pomocą pieczęci prewencyjnej. Co to jest i jak działa? 

Pieczęć prewencyjna – co to jest?

Pieczęć prewencyjna może odegrać niebagatelną rolę w walce z nierzetelnymi kontrahentami.  

Chodzi przede wszystkim o uświadomienie dłużnika, jakie konsekwencje spotkają go, jeśli ten w dalszym ciągu nie ureguluje swojego zobowiązania. 

Jest to środek zapobiegawczy, który często określany jest mianem „straszaka”, gdyż wielu dłużników dopiero wtedy zaczyna rozumieć powagę całej sytuacji i decyduje się zapłacić.

Definicja

Pieczęć prewencyjna przybiera postać znaku graficznego, który składa się z logo lub logotypu firmy windykacyjnej wraz z krótką informacją o tym, że w przypadku braku zapłaty, odzyskiwania pieniędzy od dłużnika podejmie się firma windykacyjna widniejąca na pieczęci.

Pieczęć prewencyjną umieszcza się na wystawianych fakturach bądź innym dokumencie (np. na wezwaniu do zapłaty). Będzie ona szczególnie pomocna dla przedsiębiorstwa dbającego o stabilność finansową swojego biznesu.

Ważne

Pieczęci prewencyjnej nie powinno się mylić z pieczątką firmową. To dwa różne stemple.

Obecnie wiele renomowanych firm windykacyjnych lub kancelarii prawnych oferuje pieczęć prewencyjną. 

Odzyskaj pieniądze od dłużnika

Jak działa pieczęć prewencyjna?

Zastosowanie pieczęci prewencyjnej, jak sama nazwa wskazuje, ma charakter prewencyjny, nastawiony na przeciwdziałanie nieuczciwym praktykom wśród kontrahentów. 

Prościej mówiąc – pieczęcią prewencyjną znacznie zmotywujesz kontrahenta do szybszej spłaty zobowiązań

Jednakże jeśli termin zapłaty faktury minął, a stempel ten umieścisz na wezwaniu do zapłaty, dłużnik zrozumie, że prędzej czy później będzie musiał oddać Ci pieniądze. 

W tym przypadku lepiej prędzej, dopóki podmiot zewnętrzny nie zaangażował się w sprawę. 

Ważne

Pieczęć prewencyjna działa na kontrahentów motywująco i dyscyplinująco, jeśli chodzi o dokonywanie płatności.

Co więcej, takim działaniem możesz sprawić, że klient opłaci wystawioną przez Ciebie fakturę w pierwszej kolejności. Wówczas nie musisz czekać na termin płatności, a płynności finansowej Twojej firmy nic nie zagraża. 

Czytaj więcej: Niezapłacona faktura – co zrobić, gdy klient nie płaci?

Co zyskasz dzięki pieczęci prewencyjnej?

Każda firma, która dba o własne interesy, powinna zainteresować się pieczęcią prewencyjną. 

Dlaczego? Ponieważ informowanie kontrahentów o możliwych konsekwencjach braku zapłaty jest skutecznym narzędziem przeciwdziałania nieterminowym rozliczeniom za towar czy usługę.   

pieczęć prewencyjna

Pieczęć prewencyjna ma wiele zalet, a są nimi:

  • poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa – dzięki otrzymywaniu należnej zapłaty przed terminem płatności, zachowujesz stały przypływ gotówki, którą możesz przeznaczyć na pokrycie własnych wydatków,
  • oszczędność – zapłata w terminie ustalonym na fakturze oznacza, że nie musisz podejmować wobec Twojego kontrahenta działań windykacyjnych, które mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami,
  • budowa autorytetu – pieczęć prewencyjna pozwala na kreowanie wizerunku konsekwentnej i stanowczej firmy, która poważnie podchodzi do egzekwowania swoich roszczeń,
  • uniknięcie zatorów płatniczych – tego typu pieczątka na fakturze sprawia, że kontrahenci zaczynają traktować Twoje faktury priorytetowo z obaw przed interwencją kancelarii prawnej czy firmy windykacyjnej, co może narazić ich na niepotrzebne koszta. A to z kolei niweluje kłopoty finansowe spowodowane zatorami płatniczymi w Twojej firmie. 

Pieczęć prewencyjna a relacja z klientem

Jeśli wciąż nie przekonuje Cię używanie pieczęci prewencyjnej z uwagi na strach przed utratą dobrych relacji z klientami, chcemy odczarować to przekonanie. 

Partnerzy biznesowi, którzy mają w zwyczaju regulować rachunek w terminie, nie będą zrażeni takim krokiem, bo i tak nic im nie grozi. 

W przypadku drugiej grupy pieczątka nie będzie tak inwazyjnym działaniem jak mogłoby się wydawać, w związku z czym nie powinna powodować złych emocji. 

W przeciwieństwie do windykacji należności, która poprowadzona samodzielnie i nieumiejętnie, może na zawsze rzucić kość niezgody między Tobą a dłużnikiem. 

Gdzie znaleźć pieczęć prewencyjną?

Na polskim rynku stale przybywa firm windykacyjnych i kancelarii, które udostępniają swoim klientom pieczęć prewencyjną.

Niektóre z nich można użytkować za darmo, korzystając ze specjalnego systemu w internecie, albo w ramach wykupionego abonamentu w związku ze stałą współpracą. Są też podmioty, które proponują użytkowanie pieczęci za stosowną opłatą. 

Dowiedz się: Brak zapłaty za fakturę – 6 najczęstszych błędów wierzycieli

Pieczęć prewencyjna – koszt

Pieczęć prewencyjna może być całkowicie darmowa, ale tak jak pisaliśmy przed chwilą, możesz spodziewać się też niewielkiego wydatku. 

Wszystko zależy od oferty danej firmy oraz zakresu jej usług. 

Ważne

Najdroższą pieczęcią będzie ta, którą trzeba będzie przygotować w obcym języku.

Najczęściej za pieczęć prewencyjną zapłacisz w abonamencie średnio od 30 do 100 zł miesięcznie. 

Gdy dłużnik mimo to nie zapłacił, rozpocznij windykację

Zdarzają się sytuacje, gdzie nawet użycie pieczęci prewencyjnej może okazać się niewystarczające, a pomimo Twoich starań dłużnik i tak nie zapłacił Ci należnej kwoty. 

Jako że ściąganie należności w pojedynkę bywa obarczone dużym ryzykiem niepowodzenia, najlepiej znaleźć profesjonalną firmę windykacyjną i podjąć z nią współpracę. 

Jakie korzyści niesie za sobą windykacja z firmą windykacyjną lub kancelarią?

  • gwarancja bezpieczeństwa całego procesu,
  • odzyskanie pieniędzy od dłużnika zanim nastąpi przedawnienie długu,
  • odciążenie od czasochłonnej i skomplikowanej procedury windykacyjnej, 
  • pierwszeństwo zapłaty długu przed innymi wierzycielami kontrahenta, 
  • możliwa windykacja „na koszt dłużnika”.

Ważne

Pamiętaj, tylko windykacja z firmą, która w sposób transparentny i skuteczny odzyskuje pieniądze, przynosi efekty.

Na rynku roi się od podmiotów zajmujących się windykacją, dlatego niezwykle istotne jest dokonanie wyboru na podstawie analizy opinii, cen, oferty oraz doświadczenia firmy windykacyjnej czy kancelarii prawnej. 

Porównaj oferty najlepszych firm windykacyjnych

Podsumowanie

  • Pieczęć prewencyjna jest informacją umieszczoną na fakturze czy wezwaniu do zapłaty, która wskazuje konsekwencje dla dłużnika w przypadku braku zapłaty.
  • Pieczątka od firmy windykacyjnej czy kancelarii na fakturze działa mobilizująco na kontrahentów.
  • Pieczęć prewencyjna ma charakter zapobiegawczy.
  • Po pieczęć prewencyjną musisz udać się do firmy, która zawodowo zajmuje się windykacją należności.
Klaudia Borkiewicz

Autorka artykułu:

Klaudia Borkiewicz

Redakcja CashFix to zespół zaangażowanych autorów, a także cenionych współpracowników. Jesteśmy dumni z bogatego dziedzictwa artykułów, które tworzymy. Naszym celem jest wspieranie naszych czytelników w podejmowaniu mądrych decyzji finansowych, dostarczanie rzetelnych, aktualnych i wartościowych treści dotyczących zarządzania finansami.

[email protected]
DZIELIMY SIĘ NASZĄ WIEDZĄ
Windykacja — na czym polega?
Zapoznaj się z artykułami naszych ekspertów, którzy wyjaśniają, jak poradzić sobie z dłużnikiem
oraz co robić, gdy znajdziemy się w sytuacji niezapłaconych faktur.
wezwanie do zwrotu zaliczki

Jak napisać wezwanie do zwrotu zaliczki?

Wezwanie do zwrotu zaliczki to bardzo istotny dokument dla każdego, kto chce odzyskać zaliczkę. Dowiedz się, jak sporządzić profesjonalne wezwanie.

Autor: Beniamin Niśkiewicz|22.02.2024 r.
Sprzedaż długów

Sprzedaż długów – jak to wygląda w praktyce?

Sprzedaż długów to jedno z rozwiązań dzięki, któremu można w szybki sposób odzyskać środki z zaległych faktur. Dowiedz się, jak ten proces przebiega.

Autor: Anna Sójka|14.05.2024 r.
Jak sprawdzić swoje długi

Jak sprawdzić swoje długi w Internecie za darmo? 3 sposoby

Raz na jakiś czas warto sprawdzić, czy nie zalegasz komuś ze spłatą. Sprawdź, jak za darmo sprawdzić swoje długi w Internecie.

Autor: Klaudia Borkiewicz|29.05.2023 r.