Faktoring – księgowanie i zasady ewidencji

Księgowanie faktoringu to proces wymagający precyzji, gdyż łączy w sobie elementy finansowania, zarządzania należnościami oraz przenoszenia ryzyka. Faktoring polega na nabywaniu wierzytelności przysługujących przedsiębiorcom przez wyspecjalizowaną instytucję (faktora). W ujęciu bilansowym najważniejsze jest ustalenie, czy dochodzi do definitywnego przeniesienia wierzytelności, czy jedynie do udzielenia finansowania pod zastaw faktur. Dowiedz się więcej, o zasadach jakimi rządzi się faktoring, księgowanie go w ewidencji i o innych formalnościach związanych z korzystaniem z usługi.

Ewidencja księgowa w faktoringu – schemat ogólny

Prawidłowa ewidencja księgowa transakcji z faktorem zależy od wybranego wariantu usługi. W każdym przypadku konieczne jest wyodrębnienie w planie kont pozycji takich jak pozostałe rozrachunki, a dokładniej: Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

W księgach rachunkowych proces ten zaczyna się od momentu wystawienia faktury przez dostawcę towarów bądź usług. Podstawowym zadaniem księgowości jest poprawne odzwierciedlenie relacji pomiędzy faktorem a firmą, której przysługuje świadczenie pieniężne (faktorantem).

Podstawowe etapy ujęcia w księgach to:

1. Zaksięgowaniu zmiany wierzyciela – przeniesienie należności z konta odbiorcy na rozrachunki w analityce.
2. Ewidencja wpływów – środki wpływające na rachunek bieżący stanowią zazwyczaj zaliczkę (np. 80-90% wartości faktury).
3. Rozliczenie kosztów – wynagrodzenie faktora (prowizje i odsetki).

Rodzaj faktoringu ma znaczenie dla księgowania tej usługi, faktoring z regresem i bez regresu (pełny i niepełny) wymagają nieco innych zapisów w księgach rachunkowych.

Specyfika faktoringu pełnego (właściwego)

W przypadku faktoringu pełnego mamy do czynienia z sytuacją, w której faktor przejmuje na siebie w pełni ryzyko niewypłacalności dłużnika. Takie finansowanie wiąże się z ubezpieczeniem, za które trzeba dodatkowo zapłacić. Klienci mimo to chętnie korzystają z tego wariantu, ponieważ z chwilą cesji, ryzyko niewypłacalności odbiorców przestaje obciążać faktoranta.

Faktoring pełny a księgowanie należności

W modelu faktoringu pełnego, po definitywnym przeniesieniu praw do wierzytelności, jednostka może trwale usunąć należność z aktywów obrotowych. Ewidencja księgowa takiej faktury na etapie cesji wiąże się z przeniesieniem salda na konto imienne kontrahenta w ramach rozrachunków z faktorem.

W księgach rachunkowych faktoranta operację tę obrazuje się często poprzez:

• Wn konto 24 pozostałe (Rozrachunki z faktorem)
• Ma konto 21 (Rozrachunki z odbiorcami)

Dzięki przejęciu ryzyka niewypłacalności kontrahenta firma poprawia strukturę swojego bilansu, zamieniając należności na gotówkę bez tworzenia rezerw na ewentualne długi.

Ewidencja faktoringu niepełnego (niewłaściwego)

Jeśli firma podpisuje umowę faktoringu niewłaściwego, ryzyko niewypłacalności dłużnika pozostaje przy cedencie. W takim układzie faktor nabywa wierzytelność poprzez udzielenie finansowania, ale w razie braku wpłaty od dłużnika, ma prawo żądać zwrotu środków od faktoranta (regres).

Faktoring niepełny w księgach rachunkowych

W faktoringu niepełnym zaliczka otrzymana na rachunek bieżący przebiega zapisem po stronie pasywów jako zobowiązanie finansowe. Wierzytelność handlowa nadal figuruje w księgach rachunkowych jednostki, ponieważ nie doszło do przeniesienia nieprzeterminowanych wierzytelności wraz z ryzykiem.

W księgach faktoranta rozliczenie takie traktowane jest podobnie do umowy kredytu lub pożyczki.

• Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący”,
• Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Faktor)

Dopiero w momencie zapłacenia należności przez dłużnika do faktora, następuje ostateczne uregulowaniu należności i zamknięcie pozycji w księgach rachunkowych faktoranta.

Koszty finansowe i wynagrodzenie faktora

Nabycie przez faktora wierzytelności przysługującej faktorantowi z tytułu dokonania sprzedaży lub wykonania usługi odbywa się w zamian za określoną kwotę odpowiadającą wartości nominalnej wierzytelności, jest to zatem rodzaj finansowania. Korzystanie z zewnętrznego finansowania generuje określony ciężar kosztów finansowych. Faktora zalicza się do dostawców usług finansowych, a jego wynagrodzenie składa się z prowizji oraz odsetek.

Wszelkie opłaty z tytułu świadczonej usługi przez faktora obciążają wynik finansowy jako koszty finansowe.

Faktoring odwrócony i inne formy finansowania

Warto wspomnieć o modelu, w którym to faktor płaci zobowiązania firmy wobec jej dostawców. Firmy faktoringowe coraz częściej działają w zakresie faktoringu odwróconego. W takim przypadku rachunek bankowy dostawcy jest zasilany przez faktora, a firma spłaca faktora w późniejszym terminie.

Przy wycenie bilansowej niezapłaconych zobowiązań w faktoringu odwróconym, należy zwrócić uwagę na to, czy zobowiązanie wobec dostawcy nie zmieniło charakteru na zobowiązanie finansowe (kredytowe). Często stosuje się tu konto 30 "rozliczenie zakupu" oraz, w analityce, konto imienne kontrahenta w ramach "pozostałe rozrachunki w analityce".

Techniczne aspekty księgowania w systemach ERP

Nowoczesna ewidencja księgowa opiera się na automatyzacji w systemach ERP i księgowych. W księgach rachunkowych faktoranta zalicza się operacje na podstawie elektronicznych zestawień. W dacie przejęcia wierzytelności należy dokonać przeksięgowania na pozostałe rozrachunki. Pozostała część należności pozostaje na koncie faktora jako tzw. kwota zatrzymana (fundusz gwarancyjny).

W przypadku faktoringu niepełnego ewidencja może przypominać w księgach rachunkowych zwrot pożyczki, jeśli dłużnik nie zapłaci w terminie. Istotne jest, by można było łatwo sprawdzić, ile z wierzytelności handlowych zostało już spłaconych, a ile nie. Oraz ile wynosi termin zapadalności wierzytelności, które jeszcze nie zostały spłacone.

Najczęstsze błędy i ryzyka

Błędy w księgach rachunkowych najczęściej wynikają z niewłaściwego rozpoznania momentu przejęcia ryzyka związanego z niewypłacalnością dłużnika:

• Błędne uznanie, że każdy faktoring pozwala na usunięcie należności z aktywnej strony bilansu faktoranta.
• Nieuwzględnienie kosztów w przypadku pozostałych operacji, takich jak dodatkowe opłaty za windykację należności.
• Brak księgowania na podstawie informacji otrzymanych od faktora o wpłatach dłużników, co prowadzi do rozbieżności sald.

Prawidłowe księgowanie faktoringu zapewnia przejrzystość finansową i bezpieczeństwo podatkowe. Niezależnie od tego, czy korzystasz z faktoringu pełnego, czy nie, rzetelna ewidencja na każdym etapie jest bardzo ważna – od momentu kupna wierzytelności przez faktora, aż po końcowe rozliczenie zakupu.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy faktoring pełny pozwala wyksięgować należności z bilansu?

Tak, w przypadku faktoringu pełnego, ze względu na przejęcie ryzyka niewypłacalności dłużnika przez faktora, następuje definitywne przeniesienie aktywów. Pozwala to na usunięcie należności z bilansu i ujęcie środków na rachunku bieżącym.

Czy odsetki od faktoringu są kosztem uzyskania przychodu?

Tak, wydatki na wynagrodzenie faktora (prowizje, odsetki) stanowią koszty finansowe. W rachunku podatkowym uwzględnia się je zazwyczaj w dacie ich faktycznej zapłaty lub potrącenia z wierzytelności przez faktora.

Czym różni się ewidencja faktoringu właściwego od niewłaściwego?

W przypadku faktoringu właściwego (pełnego) księgujemy sprzedaż wierzytelności i zdejmujemy ją z bilansu. W faktoringu niepełnym należność zostaje w księgach, a otrzymane środki ewidencjonuje się jako zobowiązanie (pożyczkę) do czasu uregulowania należności przez dłużnika.

Kiedy powstaje przychód finansowy w faktoringu?

Zakup przez faktora wierzytelności handlowych powyżej wartości księgowej właściwie się nie zdarza, ale może w takim przypadku powstać nadwyżka księgowana jako część przychodów finansowych. Standardowo jednak faktoring generuje głównie koszty.

Kim jest faktor?

Faktor to wyspecjalizowana instytucja nabywająca wierzytelność, jest też podmiotem świadczącym usługę faktoringu. Faktorem jest zatem firma faktoringowa lub bank, który udziela takich usług.