Czy trzeba mieć konto firmowe i kiedy wystarczy konto osobiste?

Jeśli planujesz otworzyć przedsiębiorstwo, zapewne interesuje Cię, czy trzeba mieć konto firmowe do rozliczeń z kontrahentami i instytucjami. Polskie prawo dopuszcza korzystanie z konta osobistego do celów firmowych, ale tylko w konkretnych przypadkach. Sprawdź, czy obowiązek posiadania konta firmowego dotyczy Twojej działalności gospodarczej i czy warto prowadzić taki rachunek.

Czego dowiesz się z artykułu?

Używanie konta osobistego w działalności gospodarczej
Czy konto firmowe zawsze może być kontem osobistym?
Kiedy posiadanie konta firmowego jest obowiązkowe?
Obowiązek konta firmowego a Split Payment (podzielona płatność)
Konto firmowe czy konto osobiste — jak wybrać?

Używanie konta osobistego w działalności gospodarczej

Używanie konta osobistego w rozliczeniach firmowych jest możliwe, jednak tylko w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Prawo pozwala zarówno na całkowite korzystanie z konta prywatnego, jak i równoległe wykorzystywanie do działań firmowych rachunku firmowego i osobistego. Możliwe są przelewy z konta firmowego na prywatne i odwrotnie, nie trzeba ich specjalnie oznaczać i opisywać.

Ważne

Pamiętaj, że choć jednoosobowa działalność gospodarcza nie ma obowiązku posiadania konta firmowego, taka forma zarządzania funduszami jest znacznie łatwiejsza do opanowania. Prowadząc rachunek bankowy zarejestrowany na działalność gospodarczą, unikniesz problemów podczas ewentualnej kontroli skarbowej, a finanse Twojej firmy będą bardziej transparentne.

Jeśli postanowisz korzystać z konta osobistego do rozliczeń firmowych, zastanów się, czy w Twoim przypadku na pewno jest to dozwolone.

Czy konto firmowe zawsze może być kontem osobistym?

Warto wiedzieć, czy konto bankowe dla firmy jednoosobowej jest obowiązkowe. W kilku określonych prawem okolicznościach jest to konieczne.

Posiadanie konta firmowego w działalności gospodarczej jest obowiązkowe dla JDG w dwóch przypadkach:

kiedy dokonujesz transakcji, których stroną jest inny przedsiębiorca,
jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł.

Te dwa przypadki są określone wyraźnie w ustawie Prawo przedsiębiorców w artykule 19.

Ustawa

Art. 19. Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy: 1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz 2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

USTAWA z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców

Poza tym obowiązek posiadania konta firmowego mają wszyscy przedsiębiorcy, którzy wybrali inną formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej.

Kiedy przedsiębiorca musi mieć konto firmowe?

Posiadanie konta firmowego jest obowiązkowe dla wszystkich form prowadzenia działalności gospodarczej prócz JDG. Musisz założyć

konto dla spółki cywilnej,
konto dla spółki z o.o.,
konto dla spółki jawnej,
konto dla fundacji i stowarzyszenia.

Poza tym obowiązek posługiwania się kontem firmowym mają wszelkie firmy zagraniczne, które zaczynają działać na rynku polskim, ponieważ rachunek VAT można prowadzić jedynie w polskich złotówkach. Pozostając przy temacie VAT, warto zwrócić uwagę na to, że rachunek firmowy musi posiadać każda firma, która chce lub ma obowiązek skorzystania z mechanizmu podzielonej płatności Split Payment.

Obowiązek posiadania konta firmowego a Split Payment (podzielona płatność)

Mechanizm podzielonej płatności, czyli Split Payment polega na automatycznym rozdzieleniu kwoty VAT od kwoty należnej kontrahentowi. Obie kwoty trafiają na konto firmowe przedsiębiorcy, ale suma przeznaczona na podatek ląduje na osobnym subkoncie otwartym przy rachunku bankowym.

Ważne

Subkonto do podatku VAT jest możliwe w przypadku rachunku firmowego, ale nigdy dla rachunku osobistego. Split Payment pomaga w panowaniu nad należnościami wynikającymi z przepisów podatkowych i utrzymaniu porządku w finansach.

Obowiązek prowadzenia subkonta do Split Payment dotyczy podatników prowadzących działalność gospodarczą z zakresu towarów lub usług wrażliwych (ich wykaz znajduje się w załączniku numer 15 do Ustawy o podatku od towarów i usług) w sytuacji, gdy jednorazowa kwota na fakturze wynosi więcej niż 15 000 zł.

Konto firmowe czy konto osobiste — jak wybrać?

Wybierając między założeniem rachunku bankowego dla firmy a korzystaniem z osobistego konta bankowego, weź pod uwagę potrzeby związane z Twoim biznesem. Początkujący przedsiębiorcy decydują się wykorzystywać do tego celu prywaty rachunek bankowy, ponieważ obawiają się nadmiernych kosztów i formalności. Konto firmowe otwierają, dopiero jak przedsiębiorstwo zacznie odnosić sukcesy, by sprawniej zarządzać finansami.

Opinia eksperta

Konto bankowe z oferty dla firm to zawsze lepsza opcja dla przedsiębiorcy. Bardzo często wiąże się z benefitami i dodatkowymi usługami dostępnymi tylko dla klientów firmowych. Nie można też pominąć tego, że w przypadku kontroli w Urzędzie Skarbowym znacznie łatwiej przedstawić operacje związane z prowadzeniem działalności, kiedy są one oddzielone od prywatnych.

Ekspert CashFix

Wybór najlepszego konta firmowego dla Twojej firmy rozpocznij od analizy swoich potrzeb. Przemyśl co będzie Ci potrzebne, ile przelewów będziesz robić miesięcznie i czy często wypłacasz gotówkę z bankomatu. Jeśli nie wykonujesz wielu operacji finansowych, wybierz konto z niższą opłatą miesięczną, ale wyższymi cenami za przelew. Przedsiębiorcy dokonujący większej liczby transakcji bezgotówkowych i gotówkowych więcej skorzystają, opłacając wyższą cenę za konto, ale niższą za operacje.

Warto pamiętać również o tym, że wiele banków oferuje na start nawet dwuletnie okresy, w których nie płacisz za konto. Coraz więcej z nich ma również pakiety darmowych przelewów i operacji gotówkowych. Warto dobrze poznać oferty.

Konto firmowe może mieć każdy przedsiębiorca, ale nie każdy jest do tego zobligowany prawem. Warto poznać aktualne oferty i wybrać produkt najbardziej odpowiadający naszym potrzebom.

Podsumowanie

Konto osobiste można używać do rozliczeń firmowych, ale tylko w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) i pod pewnymi warunkami.
Obowiązek posiadania konta firmowego dla JDG występuje, gdy transakcje przekraczają 15 000 zł lub są zawierane z innymi przedsiębiorcami.
Przedsiębiorcy prowadzący spółki, fundacje oraz korzystający z mechanizmu podzielonej płatności (Split Payment) muszą posiadać konto firmowe.
Decyzja o założeniu konta firmowego zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy, a konto firmowe oferuje dodatkowe korzyści i większą transparentność finansową.