Przeterminowane faktury – jak odzyskać z nich pieniądze?

Przeterminowane faktury nadal są codziennością w polskim biznesie. Co więcej, po zmianach w przepisach dochodzi też do tego kwestia w zmianach w przedawnieniu faktur. Czym się różnią te kwestie? Dlaczego należy uważać na przedawnienie faktur? Co najważniejsze – jak odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury? W tym artykule znajdą Państwo odpowiedzi na te pytania, a także dowiedzą się najważniejszych informacji o przeterminowanych fakturach i przedawnieniu faktur. 

Przeterminowana faktura – podstawowe informacje

Przeterminowana faktura to nic innego jak faktura, której termin płatności minął. Innymi słowy jest to faktura, którą można windykować. Można windykować na drodze polubownej, sądowej lub sądowo-egzekucyjnej. Wszystko zależy od tego, który sposób Państwo wybiorą.

Niestety w dniu, w którym mija termin płatności danej faktury, a zatem wtedy, kiedy staje się ona w sensie prawnym wykonalna, rozpoczyna się też bieg przedawnienia. Co to takiego?

Przedawnienie faktury – co trzeba wiedzieć?

Przedawnienie faktury jest czymś zupełnie innym niż jej przeterminowanie. Jeśli faktura jest przedawniona, to niestety nie da się z niej odzyskać pieniędzy na drodze sądowej. Jest to zatem zupełne przeciwieństwo faktury przeterminowanej, czyli wykonalnej, z której jak najbardziej można odzyskać pieniądze – zarówno na drodze sądowej, jak i polubownej. Istnieją 3 terminy, które bezpośrednio dotyczą długów. 

Pierwszy termin dotyczy przedawnienia związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, a także świadczeń okresowych. Wynosi on aż 3 lata i jest najdłuższy, jeśli chodzi o przedawnienie należności z faktur.

Drugi termin dotyczy umów o dzieło i umów zlecenie. Może się zdarzyć, że Państwa firma podejmie współpracę z kontrahentem właśnie na podstawie takiej umowy. Wówczas okres przedawnienia roszczeń wynosi 2 lata. W przypadku umowy o dzieło termin jest oczywiście liczony od dnia, w którym dzieło zostanie oddane.

Trzecia opcja dotyczy umów przewozu i spedycji, a także przedwstępnej umowy sprzedaży. Roszczenia związane z takimi umowami przedawniają się już po roku czasu. Bieg przedawnienia w przypadku umów transportowych zaczyna swój bieg dopiero po wykonaniu przewozu.

Przedawnienie faktury za usługę

Co więcej, termin dwuletni dotyczy też faktur wystawionych za usługi. Taki stan rzeczy obowiązuje od 2018 roku, kiedy została przeprowadzona nowelizacja Kodeksu cywilnego, która przesunęła termin przedawnienia długów. 1 stycznia 2024 roku przedawnią się faktury, które zostały wystawione w 2021 roku. Po upływie terminu przedawnienia będzie możliwa już tylko windykacja polubowna (o ile dłużnik nie zaproponuje wcześniej ugody, w której uzna swoje roszczenie wobec Państwa przedsiębiorstwa). 

Co ważne, dwuletni okres przedawnienia nie dotyczy usług budowlanych, bo niezapłacona faktura za takie usługi przedawnia się po 3 latach.

Przedawnienie faktury za sprzedaż towaru

Tak jak w przypadku usług, również faktury wystawione za sprzedaż towarów przedawniają się po dwóch latach. Roszczenia z umowy sprzedaży też przedawniają się po dwóch latach. 

Przedawnienie faktur związanych z innymi roszczeniami

W przypadku innych roszczeń istnieje także 6-letni termin przedawnienia. Dotyczy on jednak tylko i wyłącznie takich zobowiązań, które zostały stwierdzone przez prawomocny wyrok sądu lub innej instytucji posiadającej odpowiednie uprawnienia.

Terminy przedawnienia zapłaty za fakturę – co robić?

Jeśli przypuszczacie Państwo, że w Państwa firmie możecie mieć jakieś faktury, które przedawnią się z końcem 2023 roku, to należy jak najszybciej to sprawdzić. Jeśli rzeczywiście są takie faktury, to należy podjąć działania. Im szybciej, tym lepiej. Polubowna windykacja należności może być bardzo skuteczna, ale lepiej zostawić firmie windykacyjnej miejsce na ewentualny spór sądowy z dłużnikiem, jeśli zdecydują się Państwo na takie rozwiązanie.

Jak liczyć termin przedawnienia faktury?

Bieg przedawnienia faktury rozpoczyna się z dniem, kiedy minął termin jej płatności. Co więcej, w relacjach między przedsiębiorcami termin ten teoretycznie wynosi 3 lata, ale nie oznacza to wcale, że faktura przedawni się po 1095 dniach od czasu, kiedy stanie się wykonalna. Załóżmy, że wystawili państwo fakturę z datą płatności do 15 kwietnia 2021 roku. Taka faktura nie przedawni się 15 kwietnia 2024 roku, a już 31 grudnia 2023 roku, a zatem ponad 3 miesiące wcześniej, niż wskazywałby teoretyczny 3-letni termin. 

Niezwykle ważne jest też to, że faktury nie mogą stać się wymagalne w sobotę lub w jakikolwiek dzień, który jest ustawowo wolny od pracy. Oznacza to, że jeśli przykładowo wystawią Państwo fakturę z terminem płatności do 31 grudnia, to faktura stanie się wymagalna najwcześniej 2 stycznia następnego roku, a tym samym jej termin przedawnienia będzie dłuższy o cały rok kalendarzowy. 

Przedawnienie faktury VAT – zawieszenie i przerwanie biegu przedawnienia

Bieg przedawnienia może zostać przerwany. Co to znaczy? Tyle, że przez pewien czas nie tylko nie będzie biec dalej, ale także rozpocznie się na nowo, gdy tylko będzie to możliwe – “wyzeruje się”. Kiedy dokładnie bieg przedawnienia faktury VAT może zostać przerwany?

1. Jeśli podejmą Państwo jakąkolwiek czynność przed sądem lub innym organem (pozew, złożenie wniosku o wszczęcie egzekucji czy nawet próba zawarcia ugody).
2. Rozpoczną Państwo mediacje z dłużnikiem.
3. Dłużnik uzna Państwa roszczenie, np. prosząc o rozłożenie płatności na raty.

Bieg przedawnienia może też zostać zawieszony. Po zakończeniu zawieszenia zacznie on biec ponownie, kontynuując od miejsca, w którym się wcześniej zatrzymał. 

Przedawnienie należności z faktury – czy można odzyskać pieniądze?

Tak, można odzyskać pieniądze z przedawnionej faktury, ale nie jest to możliwe na drodze sądowej. Oczywiście mogą Państwo zdecydować się na przekazanie niezapłaconych faktur do firmy windykacyjnej, która podejmie odpowiednie kroki, żeby polubownie odzyskać pieniądze od dłużnika. 

Niestety odzyskanie pieniędzy z przedawnionej faktury nie jest możliwe, jeśli dłużnikiem jest osoba prywatna. W takim wypadku można jedynie liczyć na niewiedzę dłużnika odnośnie przedawnienia, ale takie sytuacje zdarzają się bardzo rzadko.

Jak odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury?

Najlepszym rozwiązaniem będzie windykacja faktur. Przekazanie niezapłaconych faktur do firmy windykacyjnej to pierwszy krok, dzięki któremu mogą Państwo odzyskać należności bez chodzenia po sądach. Firmy windykacyjne dopuszczają oczywiście taką możliwość, że nie uda się odzyskać pieniędzy drogą polubowną, dlatego też mogą Państwa reprezentować przed sądem, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Źródła

Kodeks cywilny