Przeterminowane faktury – jak odzyskać z nich pieniądze?

Przeterminowane i przedawnione faktury nadal są codziennością w polskim biznesie. Dowiedz się, czym różnią się od siebie przeterminowane i przedawnione faktury i dlaczego należy uważać na termin przedawnienia. Jeśli chcesz wiedzieć, jak odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury, dowiedzieć się więcej o upływie terminu przedawnienia i tym jak go przerwać, zapoznaj się z naszymi wskazówkami.

Przeterminowana faktura – podstawowe informacje

Przeterminowana faktura to nic innego jak faktura, której termin płatności minął. Innymi słowy, jest to faktura, którą można windykować. Windykacja przebiega najczęściej w trzech podstawowych etapach, polubownym, sądowym i egzekucyjnym. Jej proces kończy się w chwili gdy dłużnik zapłaci zaległe należności.

Niestety w dniu, w którym mija termin płatności danej faktury, a zatem wtedy, kiedy staje się ona w sensie prawnym wykonalna, rozpoczyna się też bieg przedawnienia. Przedawniona faktura, to taka, która pozostała nieopłacona przez określony prawem czas, nie nastąpiło przerwanie biegu przedawnienia, a dłużnik nie ma już prawnego obowiązku jej regulować. Wierzyciele powinni za wszelką cenę unikać przedawnienia roszczeń związanych z nieopłaconymi fakturami.

Przedawnienie faktury – co trzeba wiedzieć?

Przedawnienie faktury jest czymś zupełnie innym niż jej przeterminowanie. Jeśli faktura jest przedawniona, to niestety nie da się z niej odzyskać pieniędzy na drodze sądowej. Jest to zatem zupełne przeciwieństwo faktury przeterminowanej, czyli wykonalnej, z której jak najbardziej można odzyskać pieniądze – zarówno na drodze sądowej, jak i polubownej.

Istnieją trzy terminy, które bezpośrednio dotyczą długów z zaległych faktur: związany z prowadzeniem działalności gospodarczej, umowami o dzieło i zlecenie oraz umowami przewozu i spedycji. Warto wiedzieć też jak prezentuje się proces przedawnienia faktur za usługi, sprzedaż towaru i tych związanych z innymi roszczeniami.

Termin przedawnienia faktury a prowadzenie działalności gospodarczej

Pierwszy termin dotyczy przedawnienia związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, a także świadczeń okresowych. Wynosi on aż 3 lata i jest najdłuższy, jeśli chodzi o przedawnienie należności z faktur.

Termin przedawnienia umów cywilno-prawnych

Drugi termin dotyczy umów o dzieło i umów zlecenie. Może się zdarzyć, że Państwa firma podejmie współpracę z kontrahentem właśnie na podstawie takiej umowy. Wówczas okres przedawnienia roszczeń wynosi 2 lata. W przypadku umowy o dzieło termin jest oczywiście liczony od dnia, w którym dzieło zostanie oddane.

Termin przedawnienia faktury za przewóz i spedycję

Trzecia opcja dotyczy umów przewozu i spedycji, a także przedwstępnej umowy sprzedaży. Roszczenia związane z takimi umowami przedawniają się już po roku czasu. Bieg przedawnienia w przypadku umów transportowych zaczyna swój bieg dopiero po wykonaniu przewozu.

Przedawnienie faktury za usługę

Termin dwuletni dotyczy też faktur wystawionych za usługi. Taki stan rzeczy obowiązuje od 2018 roku, kiedy została przeprowadzona nowelizacja Kodeksu cywilnego, która przesunęła termin przedawnienia długów. 1 stycznia 2024 roku przedawnią się faktury, które zostały wystawione w 2021 roku. Po upływie terminu przedawnienia będzie możliwa już tylko windykacja polubowna (o ile dłużnik nie zaproponuje wcześniej ugody, w której uzna swoje roszczenie wobec Państwa przedsiębiorstwa). 

Co ważne, dwuletni okres przedawnienia nie dotyczy usług budowlanych, bo niezapłacona faktura za takie usługi przedawnia się po 3 latach.

Przedawnienie faktury za sprzedaż towaru

Tak jak w przypadku usług, również faktury wystawione za sprzedaż towarów przedawniają się po dwóch latach. Roszczenia z umowy sprzedaży też przedawniają się po dwóch latach. 

Przedawnienie faktur związanych z innymi roszczeniami

W przypadku innych roszczeń istnieje także 6-letni termin przedawnienia. Dotyczy on jednak tylko i wyłącznie takich zobowiązań, które zostały stwierdzone przez prawomocny wyrok sądu lub innej instytucji posiadającej odpowiednie uprawnienia. Jeśli termin przedawnienia faktury nieubłaganie się zbliża, konieczne będzie podjęcie konkretnych działań.

Terminy przedawnienia zapłaty za fakturę – co robić?

Jeśli przypuszczasz, że w firmie są faktury, które przedawnią się z końcem 2025 roku, to należy jak najszybciej to sprawdzić. Jeśli rzeczywiście są takie faktury, to należy podjąć działania. Im szybciej, tym lepiej. Polubowna windykacja należności może być bardzo skuteczna, ale lepiej zostawić firmie windykacyjnej miejsce na ewentualny spór sądowy z dłużnikiem, jeśli zdecydujesz się na takie rozwiązanie.

Jak liczyć termin przedawnienia faktury?

Bieg terminu przedawnienia faktury rozpoczyna się z dniem, kiedy minął dzień jej płatności. Co więcej, w relacjach między przedsiębiorcami termin ten teoretycznie wynosi 3 lata, ale nie oznacza to wcale, że faktura przedawni się po 1095 dniach od czasu, kiedy stanie się wykonalna. Załóżmy, że wystawiłeś fakturę z datą płatności do 15 kwietnia 2022 roku. Taka faktura nie przedawni się 15 kwietnia 2025 roku, a dopiero 31 grudnia 2025 roku.

Niezwykle ważne jest też to, że faktury nie mogą stać się wymagalne w sobotę lub w żaden inny dzień, który jest ustawowo wolny od pracy. Oznacza to, że jeśli przykładowo wystawisz fakturę z terminem płatności do 31 grudnia, to faktura stanie się wymagalna najwcześniej 2 stycznia następnego roku, a tym samym jej termin przedawnienia będzie dłuższy o cały rok kalendarzowy.

Przedawnienie faktury VAT – zawieszenie i przerwanie biegu przedawnienia

Bieg przedawnienia może zostać przerwany. Oznacza to, że przez pewien czas nie tylko nie będzie biec dalej, ale także rozpocznie się na nowo, gdy tylko będzie to możliwe – “wyzeruje się”. Kiedy dokładnie bieg przedawnienia faktury VAT może zostać przerwany?

1. Jeśli podejmą Państwo jakąkolwiek czynność przed sądem lub innym organem (pozew, złożenie wniosku o wszczęcie egzekucji czy nawet próba zawarcia ugody).
2. Rozpoczną Państwo mediacje z dłużnikiem.
3. Dłużnik uzna Państwa roszczenie, np. prosząc o rozłożenie płatności na raty.

Bieg przedawnienia może też zostać zawieszony. Po zakończeniu zawieszenia zacznie on biec ponownie, kontynuując od miejsca, w którym się wcześniej zatrzymał. 

Jeśli koniec terminu przedawnienia przypadał na ostatni dzień roku kalendarzowego, który się już zakończył, możliwości skutecznego dochodzenia należności stają się ograniczone, jednak profesjonaliści wciąż mogą odzyskać należności.

Przedawnienie należności z faktury – czy można odzyskać pieniądze?

Tak, można odzyskać pieniądze z przedawnionej faktury, ale nie jest to możliwe na drodze sądowej. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń nie jest już możliwe złożenie pozwu. Oczywiście mogą Państwo zdecydować się na przekazanie niezapłaconych faktur do firmy windykacyjnej, która podejmie odpowiednie kroki, żeby polubownie odzyskać pieniądze od dłużnika. Uznanie roszczenia po upływie terminu nie skutkuje przerwaniem biegu przedawnienia, oznacza to, że nawet jeśli dłużnik zaproponuje spłatę, czy podpisze uznanie długu, nie będzie można skierować sprawy do sądu.

Niestety odzyskanie pieniędzy z przedawnionej faktury nie jest możliwe, jeśli dłużnikiem jest osoba prywatna. W takim wypadku można jedynie liczyć na niewiedzę dłużnika odnośnie przedawnienia, ale takie sytuacje zdarzają się bardzo rzadko.

Jak odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury?

Najlepszym rozwiązaniem będzie windykacja faktur. Przekazanie niezapłaconych faktur do firmy windykacyjnej to pierwszy krok, dzięki któremu mogą Państwo odzyskać należności bez chodzenia po sądach. Firmy windykacyjne dopuszczają oczywiście taką możliwość, że nie uda się odzyskać pieniędzy drogą polubowną, dlatego też mogą Państwa reprezentować przed sądem, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy przeterminowana faktura to dobry moment na rozpoczęcie windykacji?

Tak, to idealny moment, by odzyskać należne pieniądze od dłużnika. Im szybciej podejmiesz działania, tym większe szanse na skuteczną windykację.

Czy warto skorzystać z firmy windykacyjnej przed przedawnieniem faktury?

Zdecydowanie tak. Po upływie terminu przedawnienia odzyskanie należności jest znacznie trudniejsze, a w niektórych przypadkach niemożliwe.

Co jeśli termin zapłaty wypada w sobotę lub święto?

W takiej sytuacji termin płatności, a tym samym moment przeterminowania faktury, przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.