Nota obciążeniowa – co to jest i jak ją wystawić?

Nota obciążeniowa jest dokumentem wystawianym w wyjątkowych sytuacjach. Każdy przedsiębiorca powinien znać jej zastosowanie z uwagi na to, jakie korzyści może z niej uzyskać. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest nota obciążeniowa oraz kto, komu i w jakich sytuacjach ją wystawia.

Co to jest nota obciążeniowa

Nota obciążeniowa, zwana również notą księgową, obciążeniowo-uznaniową lub po prostu uznaniową, jest nieskomplikowanym dokumentem, który wystawiany jest w szczególnych sytuacjach (art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości).

Notę księgową stosuje się przy dokumentowaniu kosztów bądź przychodów, które nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Co to oznacza?

Nie wszystkie operacje, które zachodzą między przedsiębiorcą a kontrahentem, muszą być poświadczone za pomocą faktury. Notę obciążeniową wystawia się właśnie w takich przypadkach.

Nota obciążeniowa określana jest także jak jeden z etapów windykacji należności.

Kiedy wystawia się noty obciążeniowe?

Nota obciążeniowa, choć wystawiana rzadko, ma szczególne znaczenie dla tych, dla których zachowanie płynności finansowej w firmie jest priorytetem.

Wiele powodów, dla których pojawia się konieczność sporządzenia noty obciążeniowej, jest związanych z odzyskiwaniem należności.

Notę obciążeniową wystawia się, gdy:

• chcemy nanieść na kontrahenta karę umowną, która związana jest z postępowaniem niezgodnym z warunkami umowy, np. brak spłaty w terminie;
• chcemy uznać naszego dłużnika kwotą umorzonego zadłużenia;
• chcemy udokumentować żądanie wypłaty odszkodowania od towarzystwa ubezpieczeniowego;
• chcemy przenieść koszty, które nie podlegają opodatkowaniu VAT na nabywcę, np. opłata skarbowa;
• chcemy skorygować wszelkie pomyłki, wynikające ze wcześniej wystawionych dowodów księgowych.

Ten artykuł może Cię zainteresować: Przedawnienie długu

Nota obciążeniowa a nota odsetkowa

Noty księgowej lub odsetkowej najczęściej używa się w przypadku niezapłaconych zobowiązań. Wyodrębniamy dwa główne motywy, którymi kieruje się wystawiający.

Nota odsetkowa – odsetki

W świetle art. 481 kc.wierzyciel ma prawo żądać od dłużnika odsetek za opóźnienie w płatnościach. Może je on egzekwować od każdej niezapłaconej w ustalonym wcześniej terminie faktury.

Gdy mowa jest o transakcjach handlowych, w przypadku których zadłużony nie spełnił swojego zobowiązania w określonym w umowie bądź wezwaniu do zapłaty terminie, wierzycielowi przysługują odsetki (bez konieczności osobnego wezwania) w wysokości odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych. Wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy strony wcześniej uzgodniły wyższą kwotę. Liczą się one od pierwszego dnia wymagalności roszczenia, aż do dnia zapłaty (Dz. U. z 2013 r. poz. 403).

Dokument obciążający dłużnika odsetkami to nota odsetkowa.

Zalety noty odsetkowej

Wystawienie noty odsetkowej bywa bardzo użytecznym rozwiązaniem dla wierzyciela, który:

• chce uświadomić niepłacących kontrahentów, że zwlekanie z uiszczeniem zapłaty za towar bądź usługę słono ich kosztuje – za każdy dzień zwłoki naliczane są odsetki,
• w dbałości o dobre prosperowanie firmy naliczy odsetki za zapłatę długu po terminie. Takie wyjście będzie pożyteczne, gdy ich wysokość opiewa na dużą kwotę.

Nota obciążeniowa – rekompensata

Notę obciążeniową księgowość wystawi wówczas wtedy, gdy będzie chciała nałożyć na dłużnika obowiązek zapłaty rekompensaty na rzecz wierzyciela, niezależnie od tego, czy poniósł on szkodę, czy też dłużnik nie wywiązał się z zobowiązania z powodów, za które nie ponosi odpowiedzialności.

Niespłacenie świadczenia przez dłużnika jest podstawą do tego, aby wierzyciel mógł ubiegać się o zapłatę należności. Oznacza to, że natychmiast zyskuje on prawo do zryczałtowanej rekompensaty w wysokości:

• 40 EUR,
• 70 EUR,
• 100 EUR.

Wysokość kwoty zależy od konkretnej wartości wierzytelności — wyjaśniamy to w dalszej części artykułu.

Kto może wystawić notę obciążeniową?

Nota księgowa jest skutecznym środkiem na obciążenie dłużnika rekompensatą, a także na wykazanie samego zobowiązania. W końcu na nieuczciwości traci głównie przedsiębiorca, ale wcale nie musi tak być.

Może ją wystawić właściciel firmy. Najczęściej jednak wystawienia noty obciążeniowej podejmuje się w jego imieniu dział księgowy.

Musimy również mieć na uwadze to, że brak zapłaty za fakturę w terminie to czerwona flaga, która może zwiastować to, że nie uda nam się odzyskać swoich pieniędzy. Najlepszym wyjściem będzie zlecić windykację profesjonalnej firmie windykacyjnej.

Korzyści związane z wynajęciem firmy windykacyjnej to przede wszystkim:

- odciążenie wierzyciela od kwestii formalnych,

- efektywne przeprowadzenie procesu odzyskania pieniędzy,

- sprawne zarządzanie wierzytelnościami.

Dobrym sposobem na uniknięcie takich problemów jest zaufanie doświadczonym windykatorom, których zatrudnia firma windykacyjna.

Odzyskaj pieniądze od dłużnika

Nota obciążeniowa – wzór

Polskie prawo nie przewiduje konkretnie tego, jak wyglądać ma nota obciążeniowa – druk czy wzór mogą zostać stworzone przez samego wierzyciela. Może ona prezentować się przykładowo w taki sposób:

Jeżeli mamy do czynienia z kilkoma operacjami, można sporządzić ją też w taki sposób:

Przepisowo wzór noty obciążeniowej nie jest narzucony, jednak zgodnie z Ustawą o rachunkowości [Dz.U.2019.351] musi zawierać następujące elementy:

• określenie rodzaju dowodu oraz numeru identyfikacyjnego,
• dane stron, które brały udział w transakcji gospodarczej,
• opis operacji gospodarczej, a także jej wartość,
• datę dokonania operacji. W sytuacji, kiedy dowód sporządzono z inną datą niż operację, należy podać obie daty,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów (podpisy można zastąpić znakami zapewniającymi ustalenie stron),
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ponadto prawo nakazuje, by druk noty obciążeniowej został sporządzony w dwóch egzemplarzach – oryginał dla dłużnika i kopia dla wierzyciela.

Przedsiębiorca posiadający swojego dłużnika, narażony jest na wiele negatywnych konsekwencji uderzających bezpośrednio w jego firmę. Nota obciążeniowa pełni rolę rekompensaty, która przynajmniej w części pokryje straty związane z niewywiązaniem się z umowy przez kontrahenta.

W momencie gdy nota obciążeniowa opiewa na wartość w obcej walucie, należy przeliczyć ją na złote zgodnie z kursem z dnia wystawienia dokumentu.

Nie ma również żadnych przeciwwskazań, aby nota księgowa została wystawiona i dostarczona online.

Sprawdź również: Windykacja polubowna, co to jest?

Ile wynosi rekompensata dla wierzyciela?

Na początek należy podkreślić, iż rekompensata nie jest formą wyrównania szkody. Przybiera ona postać kary umownej, co jednoznacznie oznacza, że nie podlega ona opodatkowaniu VAT.

Mało tego – wartość jej jest zryczałtowana, co zdejmuje z wierzyciela obowiązek dokumentacji kosztów dochodzenia zapłaty.

Należy podkreślić, że nota księgowa ma charakter niezbywalny.

1 stycznia 2020 r. postanowiono zaktualizować ówczesne zasady dotyczące wysokości rekompensat – z korzyścią dla wierzycieli, (Dz. U. 2020 poz. 935; Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).

Co to oznacza w praktyce?

Co więcej, fachowi windykatorzy są w stanie szybciej uzyskać rekompensatę od dłużnika, która może wyrównać koszty współpracy.

Powyższe zmiany dotyczą tylko takich wierzytelności, które powstały po 1 stycznia 2020 r.

Obliczanie kwot euro

Jeżeli wierzyciel chce obliczyć kwotę euro, powinien zrobić to zgodnie ze średnim kursem euro Narodowego Banku Polskiego, biorąc pod uwagę ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiła wymagalność roszczenia.

Nota obciążeniowa jako koszt uzyskania przychodu

Spora ilość osób prowadzących działalność gospodarczą dwoi się i troi, gdy w grę wchodzi uznanie noty obciążeniowej za koszt uzyskania przychodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Żeby postąpić prawidłowo i zgodnie z prawem, trzeba posłużyć się rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia KPiR [Dz.U.2019.2544]. Według § 11 ust.3 rozporządzenia podstawą zapisów w księdze jest dowód księgowy, do którego zaliczać będziemy także inne dowody księgowe.

Za inny dowód księgowy będziemy uznawać m.in. właśnie notę księgową, którą bez obaw można uznać za dokument poświadczający koszt.

Nota księgowa może wzbudzać postrach wśród przedsiębiorców, lecz zgłębiając się w temat, okazuje się, że wcale nie jest aż tak skomplikowana.

Skorzystaj z darmowej porównywarki firm windykacyjnych