Kompensata faktury – co to jest, jakie są jej rodzaje i kiedy jest możliwa?

Kompensata faktury to forma rozliczenia z kontrahentem. Polega ona na kompensowaniu należności wynikających z faktur wystawionych nawzajem między dwoma, lub więcej firmami. Dowiedz się, na czym dokładnie polega kompensata faktury, jakie ma rodzaje oraz czy w każdej sytuacji można z niej skorzystać. Warto poznać również prawne aspekty związane z kompensatą i zobaczyć wzór prawidłowej umowy kompensacyjnej.

Czym jest kompensata faktury i na czym polega?

Kompensata faktury to rodzaj bezgotówkowego rozliczenia pomiędzy kontrahentami. Polega ona na spisaniu umowy kompensaty pomiędzy dwoma, lub więcej przedsiębiorcami i niejako odliczenia wartości niższej spośród wierzytelności od drugiej.

Kompensata ma w teorii bardzo prosty mechanizm, a jej głównym zadaniem jest uproszczenie rozliczeń z kontrahentami na linii B2B. Zanim jednak podpiszesz umowę, dowiedz się, jakie są główne rodzaje kompensaty?

Jakie są rodzaje kompensaty faktury?

Kompensata faktury polega na wzajemnym potrąceniu zobowiązań z faktury i dzieli się na dwa główne rodzaje. Wyróżniamy kompensatę ustawową, czyli wynikającą z przepisów prawa, oraz kompensatę umowną, inaczej dobrowolną.

Kompensata ustawowa

Kompensata ustawowa wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu Cywilnego i jest formą jednostronną. Może być zatem zainicjowana przez jedną ze stron transakcji, poprzez złożenie specjalnego oświadczenia. Kompensata taka pozwala na wygaśnięcie roszczeń między stronami na określonych warunkach.

"Art. 498. § 1. Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. § 2. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.".

USTAWA z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny

Znacznie częściej w biznesie stosowana jest kompensata umowna.

Kompensata umowna

Umowna kompensata faktury polega na zawarciu specjalnej umowy między kontrahentami. W takiej formie kompensata jest dobrowolna i wynika z ustaleń między kontrahentami. W ramach umowy firmy decydują się na wygaszenie całości lub części roszczeń poprzez wzajemne rozliczanie. Szczegółowe zasady kompensacji umownej określone są przez dokument podpisany przez obie strony.

Kompensata faktury — wzór

Prawidłowo sporządzony dokument kompensaty faktury powinien zawierać wszystkie niezbędne dane. Opisz w nim obie wierzytelności i skutek, jaki będzie niosła za sobą kompensata.

Umowa kompensacyjna powinna być sporządzona w formie pisemnej i zawierać wszystkie informacje umożliwiające prawidłowe rozliczenie należności. W dokumencie należy uwzględnić pełne dane kontrahentów, takie jak nazwa firmy, adres, NIP oraz dane reprezentantów uprawnionych do podpisania umowy. Istotnym elementem jest szczegółowy opis wierzytelności, obejmujący numery faktur, daty ich wystawienia, kwoty oraz terminy płatności.

Kontrahenci powinni jasno określić kwoty podlegające kompensacji oraz wskazać sposób i zakres rozliczenia, czyli czy potrąceniu ulega całość, czy tylko część zobowiązań. Dodatkowo umowa musi zawierać oświadczenia stron potwierdzające ich zgodę na dokonanie kompensaty oraz skutki wynikające z jej zastosowania. Na zakończenie, dokument powinien być podpisany przez uprawnione osoby reprezentujące każdą ze stron, co potwierdzi jego ważność i obowiązywanie.

Taki dokument należy sporządzić zawsze w przypadku kompensaty umownej, która może być stosowana w wielu przypadkach.

Kiedy kompensata faktury jest stosowana?

Kompensata zobowiązań jest powszechnie stosowaną praktyką, która dotyczy niemal wszystkich branż. Stosuje się ją w sytuacji, gdy jedna z firm staje się wierzycielem wobec swojego wierzyciela. W takich wypadkach, jeśli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości, można zastosować kompensatę, która wygasi całość lub część zobowiązania.

Kiedy nie można skorzystać z kompensaty faktury?

Sytuacje, w których kompensata należności nie może mieć zastosowania, są określone w Kodeksie Cywilnym. Przepisy dotyczą regulowanej prawnie kompensaty wynikającej z ustawy. Według KC nie można dokonać kompensaty w momencie kiedy jedna z wierzytelności przeterminowała się przed powstaniem drugiej.

"Art. 502. Wierzytelność przedawniona może być potrącona, jeżeli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło.".

USTAWA z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny

Ważne jest też, by upewnić się co do oby terminów wierzytelności. Jeśli wierzytelność została zajęta na drodze prawnej, nie może być brana pod uwagę w kompensacji. Kwotę kompensaty należności i zobowiązań oblicza się na podstawie wartości finansowych obu faktur, wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, w jaki sposób strony transakcji powinny obliczyć zysk i zaksięgować kompensowane dokumenty.

Kompensata wzajemnych zobowiązań a księgowanie faktur

Kompensata faktury nie wpływa na jej wartość z punktu widzenia księgowości. Kompensata powinna zawsze zostać dokładnie uwzględniona w zapisach rachunkowych firmy. Mimo tego, że kwota do zapłaty się zmniejszy, nie zmniejszy się oficjalny przychód firmy. Co za tym idzie, kompensata faktury nie wpływa na zapłatę i zwrot podatku VAT. Korzystanie z kompensaty faktury jest szczególnie popularne w branżach opartych na współpracy B2B, ponieważ niesie ono za sobą wymierna korzyści.

Jakie korzyści mają przedsiębiorcy z zastosowania kompensaty faktury?

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na wzajemne rozliczenie należności i zobowiązań czerpią korzyści polegające na uproszczeniu rozliczeń, a czasami także na oszczędności. Kompensata należności wpływa na ilość wykonywanych przelewów, które w przypadku rachunków firmowych, bywają kosztowne. Kompensata umowna może też pozytywnie wpłynąć na płynność finansową, jest to również bezpieczna transakcja, która zmniejsza ryzyko niewypłacalności kontrahenta.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to jest kompensata faktury?

Kompensata faktury to forma bezgotówkowego rozliczenia między kontrahentami polegająca na wzajemnym potrąceniu zobowiązań wynikających z faktur.

Czy można zastosować kompensatę w każdej sytuacji?

Nie, istnieją sytuacje, w których kompensata jest niedozwolona, np. gdy jedna z wierzytelności jest przedawniona lub gdy została zajęta na drodze sądowej.

Jak sporządzić umowę kompensacyjną?

Umowa kompensacyjna powinna zawierać: dane kontrahentów, opis wierzytelności, kwoty podlegające kompensacji, oświadczenia stron o zgodzie na rozliczenie i podpisy obu stron.