Faktura – co to i co daje w razie problemów z dłużnikiem?

Faktura jest w Polsce podstawowym dokumentem sprzedażowym zarówno dla osób świadczących usługi, jak i sprzedających towary. Jakie informacje musi zawierać faktura? Jak ją wystawić? Jakie ma znaczenie w kontekście odzyskiwania pieniędzy od dłużników? Odpowiedzi zawarliśmy w poniższym artykule.

Co to jest faktura?

Faktura to dokument sprzedażowy, który stanowi potwierdzenie transakcji. Może dotyczyć towarów lub usług. Faktura może być wystawiona w formie elektronicznej lub w tradycyjnej formie papierowej. 

Czym jest faktura w świetle prawa?

Faktura jest uregulowana prawnie w Ustawie Podatek od towarów i usług jako podstawowy i najważniejszy dokument dotyczący właśnie sprzedaży towarów i świadczenia usług. 

Poza podstawową sprzedażą towarów i świadczenia usług na terenie kraju, państw członkowskich lub państw trzecich, faktura dotyczy też dostaw towarów i świadczenia usług rozliczanych w procedurach szczególnych, o ile Rzeczpospolita Polska jest państwem członkowskim identyfikacji.

Co musi zawierać faktura?

Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce faktura musi zawierać:

• nazwę i adres sprzedawcy lub wykonawcy usługi, a także nazwę (imię i nazwisko), a także numery identyfikacyjne NIP (rzadziej PESEL) obu stron,
• datę wystawienia faktury i datę zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
• unikalny numer faktury,
• określenie przedmiotu transakcji, czyli nazwa towaru lub usługi,
• określenie rodzaju wykonanych usług lub ilości sprzedanego towaru,
• wartość brutto, wartość vat, cena netto, wartość netto i stawkę podatku (0%, 4%, 5%, 7%, 8%, 23%),
• cenę jednostkową towaru lub usługi z pominięciem podatku,
• końcową kwotę należności ogółem.

Kto ma obowiązek wystawienia faktury?

Kto ma obowiązek wystawić fakturę? Przede wszystkim musi to zrobić przedsiębiorca, który sprzedał towar drugiemu przedsiębiorcy lub wyświadczył mu jakąś usługę. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, ale nie jesteś płatnikiem VAT, to musisz wystawić fakturę, ale tylko na wyraźne żądanie kontrahenta. Masz na to 3 miesiące od ostatniego dnia miesiąca, w którym Twoja firma wykona usługę lub dostarczy towar.

Jeśli zaś chodzi o transakcje lub usługi świadczone na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, to fakturę trzeba wystawić tylko na życzenie takiej osoby. Jeśli osoba nie wyrazi potrzeby otrzymania faktury, to wówczas wystarczy wystawić paragon.

Kiedy należy udokumentować fakturę VAT? Fakturę trzeba wystawić w ciągu 15 dni od końca miesiąca, kiedy towar zostanie dostarczony lub usługa zostanie wykonana. Co ważne, faktury trzeba przechowywać przez 5 lat od ich wystawienia. Nie muszą to być druki – wystarczą pliki elektroniczne.

Po co faktura?

Jeśli wystawisz kontrahentowi fakturę, to będzie ona stanowić dowód tego, że zawarliście jakąś transakcję – niezależnie od tego, czy była to usługa, czy sprzedaż towaru. 

Kontrahent ma obowiązek zapłacić za usługę lub towar w ciągu konkretnej liczby dni od daty wystawienia faktury. Jeśli tego nie zrobi, to stanie się ona wymagalna – będzie to przeterminowana faktura. 

Gdy faktura jest wymagalna (przeterminowana), może być przeprowadzona windykacja faktur, dzięki której masz szansę, żeby odzyskać pieniądze od kontrahenta unikającego obowiązku zapłaty za towar lub usługę.

Jakie są rodzaje faktur?

Podstawowa faktura VAT – jest najczęściej stosowana w polskim biznesie. Można z niej korzystać, jeśli dana transakcja lub usługa są zawierane pomiędzy dwoma stronami, z których każda jest podatnikiem VAT. Może być elektroniczna lub papierowa i należy ją wystawić w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Faktura uproszczona – to po prostu paragon fiskalny, ale tylko do kwoty 100 euro lub 450 zł brutto. Musi zawierać NIP konsumenta i może być traktowana na równi ze zwykłą fakturą. Jakie są więc różnice? Faktura uproszczona zawiera po prostu mniej danych niż normalna faktura. Do faktury uproszczonej nie wystawia się zwykłej faktury.

Faktura zaliczkowa – jest to faktura, która służy do udokumentowania zaliczek, przedpłat i zadatków. Wystawia się ją, gdy nabywca towaru lub odbiorca usługic częściowo ureguluje należność względem firmy oferującej usługę lub towar. Fakturę końcową po fakturze zaliczkowej możesz wystawić nie wcześniej niż po 60 dniach i nie później niż 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Co ważne, faktury zaliczkowej nie możesz wystawić po otrzymaniu płatności z tytułu m.in. świadczenia usług polegających na stałej obsłudze prawnej lub biurowej, świadczenia usług ochrony mienia, świadczenia leasingu, najmu, dzierżawy lub innej podobnej usługi.

Faktura pro forma – jest to dokument, który pełni wyłącznie funkcję informacyjną, nie jest zatem prawdziwą fakturą. Termin ten nie występuje w żadnych przepisach. Co więcej, samo wystawienie faktury pro forma nie oznacza, że nie musisz później wystawić normalnej faktury, gdy usługa zostanie już wykonana lub towar zostanie dostarczony do kontrahenta. 

Faktura korygująca – to faktura, którą wystawia się tylko i wyłącznie wtedy, kiedy pierwotna faktura zawierała błędy. W przypadku faktury korygującej chodzi po prostu o to, żeby wszystkie dane i opisy w dokumentacji były prawidłowe.

Faktura eksportowa – taką fakturę należy wystawić, jeśli towar jest wysyłany poza granice kraju lub usługa jest świadczona poza granicami kraju. Dane w takiej fakturze muszą być zgodne z zasadami, jakie obowiązują w kraju, do którego eksportują Państwo towar lub świadczą usługę.

Co daje faktura w przypadku sporu z dłużnikiem?

Jeśli dłużnik nie chce uregulować płatności z wystawionej faktury, to z pewnością zastanawiacie się Państwo, co można zrobić. Na szczęście wystawienie faktury oznacza, że dłużnik nie ucieknie od odpowiedzialności. 

Jeśli Państwa firma ma wystawione faktury, które stały się wymagalne, a dłużnik nadal nie zapłacił, to należy się zastanowić, czy jest on skory do negocjacji. Jeśli stosuje wymówki i unika kontaktu, to szansa na pozytywne zakończenie sprawy bez udziału trzeciej strony jest bliska zeru. Dłużnik dokonał tylko części zapłaty i unika dalszej odpowiedzialności? W takie sytuacji również należy podjąć odpowiednie działania. Jakie?

Jak odzyskać pieniądze z niezapłaconych faktur?

Najlepszym rozwiązaniem będzie firma windykacyjna. Dlaczego? Wszystkie podmioty z naszej porównywarki oferują kompleksowe usługi. Mogą reprezentować Państwa przedsiębiorstwo na każdym etapie sprawy. Nieważne, czy ściąganie należności zakończy się na etapie polubownym, czy sprawa trafi na drogę sądową. 

Pamiętaj, że porównanie firm windykacyjnych nic nie kosztuje, a być może Twoja sprawa zakwalifikuje się do jednej z kancelarii, która z nami współpracuje. Niezależnie od tego, jakie firmy będą mogły udzielić Państwu pomocy, można liczyć na profesjonalną opiekę i skuteczną windykację należności.